Асистент відділу кадрів та адміністрування в International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies - IFRC

Організаційний контекст Міжнародна федерація товариств Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (IFRC) є найбільшою гуманітарною організацією в світі, яка об’єднує 191 національних товариств (NS). Загальна мета IFRC полягає в тому, щоб «надихати, заохочувати, сприяти та підтримувати в усі часи всі форми гуманітарної діяльності НС з метою запобігання та полегшення людських страждань і, таким чином, сприяти підтримці та просуванню людської гідності та миру в світ». IFRC працює, щоб задовольнити потреби та покращити життя вразливих людей до, під час і після катастроф, надзвичайних ситуацій у сфері охорони здоров’я та інших криз. IFRC є частиною Міжнародного руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця (Рух) разом із національними товариствами-членами та Міжнародний Комітет Червоного Хреста (МКЧХ). У своїй роботі IFRC керується такими основоположними принципами: гуманність, неупередженість, нейтралітет, незалежність, добровільність, єдність та універсальність. У лютому 2022 року розпочався новий етап збройного конфлікту в Україні. Інтенсифікація та поширення бойових дій вплинули на всю Україну, спричинивши величезні гуманітарні потреби в усіх секторах та зруйнувавши основну цивільну інфраструктуру. В Україні перебувають мільйони переселенців, понад 7 мільйонів людей втекли в інші країни. IFRC і DRC виступили з великим закликом щодо надання надзвичайних ситуацій для України та постраждалих країн, який координується на європейському регіональному рівні – на рівні багатьох країн тривають операції. МКЧХ, МФЧХ, Демократична Республіка Конго та численні національні товариства-партнери об’єднують свої можливості для забезпечення скоординованого реагування на кризу в Україні та постраждалих країнах. Операційна структура буде повністю інтегрована в існуючі структури на рівні країни/національного кластеру та регіонального офісу, щоб забезпечити повну взаємодію із загальною регіональною роботою. Офіс Червоного Хреста Данії в Україні підтримує Товариство Червоного Хреста України в країні з 2014 року та має значно збільшив свою підтримку після активізації бойових дій після 24 лютого 2022 року. DRC в Україні зосереджує свою підтримку URCS у сфері боротьби зі стихійними лихами, гуманітарної допомоги, зменшення ризиків стихійних лих та управління ними, охорони здоров’я (включаючи НІЗ), психічного здоров’я та психосоціальної підтримки, Розвиток національного суспільства (включаючи розвиток філії та управління волонтерами) та матеріально-технічне забезпечення. Відділ служби підтримки Датського Червоного Хреста в країні, до складу якого входить відділ кадрів, відіграє вирішальну роль у забезпеченні того, щоб програми, PMEAL (планування, моніторинг, оцінка, підзвітність, Команди з питань партнерства та навчання можуть ефективно підтримувати Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) у реалізації їх діяльності. Підрозділ надає важливу адміністративну, матеріально-технічну та технічну підтримку для забезпечення безперебійної роботи всієї командної діяльності. Таким чином підрозділ служби підтримки гарантує, що наші гуманітарні зусилля є ефективними, добре скоординованими та відповідають потребам URCS. Команда прагне підвищити загальну спроможність наших команд, забезпечити відповідність організаційним політикам і постійно вдосконалювати наші системи підтримки, щобкраще обслуговувати наші команди, які підтримують URCS. Мета роботи. Помічник з персоналу та адміністративний апарат відповідає за надання комплексної адміністративної та кадрової підтримки. Роль включає допомогу в наймі персоналу, ведення облікових записів співробітників, сприяння адаптації та впровадження кадрової політики. Помічник з персоналу та адміністратора підтримує організацію та сприяння візитам у країни та розгортанню, організовує поїздки та розміщення, а також координує роботу з матеріально-технічним забезпеченням для транспортних потреб. Роль також включає підтримку точності та забезпечення належного обслуговування приміщень. Тісна співпраця з кадровими та адміністративними відділами IFRC в Україні є важливою для належної координації в рамках інтеграційної угоди. Посадові обов’язки та обов’язки Обов’язки відділу людських ресурсів: Допомога координатору служб підтримки в процесі набору персоналу, включаючи зв’язок з IFRC для реклами, відбору, підтримки контракту та інструктажу нових співробітників на початку їх працевлаштування. Зв’язуйтеся з керівниками команд/менеджерами, щоб переконатися, що посадові інструкції відповідні та актуальні з технічної точки зору. Підтримуйте процес складання довгого списку для всіх важливих вакансій, якщо це необхідно та вимагається. Візьміть участь у процесі співбесіди , включно з розкладом, участю в експертній групі та сприянням інтерв’ю. Сприяти справедливості, прозорості та узгодженості процесу відбору за допомогою встановлених інструкцій. Ведення та оновлення записів про співробітників, включаючи особисту інформацію, назви посад, винагороди та пільги. Сприяти процесу адаптації для національного персоналу , включно з детальними кроками адаптації, а також координувати процес приєднання та адаптації делегатів із відповідними зацікавленими сторонами. Впроваджувати політику та процедури кадрової роботи відповідно до вимог інтеграції. Надавати підтримку в процесах управління продуктивністю та ініціативах щодо розвитку співробітників. Розглядати запити співробітників і забезпечувати своєчасне та ефективне кадрове забезпечення. відповідна підтримка. Послуги вітання: Допомога адміністратору в організації та сприянні візитів у країни та розгортання. Співпраця з логістикою в організації транспорту для відвідувачів і персоналу. Зв’язок із відвідувачами та персоналом для уточнення деталей в’їзних/виїзних поїздок Сприяння запитів на поїздки належні домовленості, калькуляція та погодження. Забезпечте бронювання готельних номерів для відвідувачів і персоналу. Зв’яжіться з персоналом ДРК, щоб підготувати всі документи для отримання візових/акредитаційних карток. Розробіть та керуйте професійною службою привітання, інструктажами та дебрифінгами, які відбуваються на Офіс. Адміністрація: Допомога адміністратору в управлінні розміщенням у Києві для делегатів і відвідувачів DRC відповідно до житлової політики DRC. Надання адміністративної підтримки в організації зустрічей, перекладу, тренінгів, семінарів, документації, сканування, фотокопіювання тощо. Нагляд та керування всіма адміністративними ведення документів і записів, а також архівування. Дотримуйтеся стандартних операційних процедур відповідно до IFRC/DRC. Управління об’єктами. Допомагайте адміністратору в забезпеченні належного обслуговування, чистоти та відповідності за призначенням приміщень у Києві (офіс, квартири). Забезпечте наявність канцелярського та іншого офісного приладдя. заготовляються в тиМені та доступні для співробітників. Підтримуйте дошку оголошень в офісі. Потрібна освіта: диплом бакалавра або еквівалент. Бажано: професійна кваліфікація в адмініструванні, відділі кадрів або еквівалент. Необхідний досвід: щонайменше 2 роки досвіду роботи у відповідній галузі. Необхідні знання, навички та мови: мінімум 2 роки досвіду роботи в суміжній сфері Хороші комунікативні навички Відмінні навички управління часом, багатозадачності та визначення пріоритетів Здатність працювати в мультикультурному середовищі Хороші навички управління стресом Самопідтримка комп’ютерів [Windows, Microsoft Office, база даних, електронна пошта (Outlook) тощо. Спільне використання RC Принципи та цінності /RC Вільне розмовне та письмове володіння англійською та українською мовами Бажано: дійсні водійські права (легкі транспортні засоби) Компетенції, цінності та коментарі Цінності: повага до різноманітності; цілісність; Професіоналізм; Підзвітність Основні компетенції: Комунікація; Співпраця та командна робота; Судження та прийняття рішень; Національне суспільство та відносини з клієнтами; Креативність та інноваційність; Зміцнення довіри. Чесність і особиста поведінка, гнучкість і здатність до адаптації, ініціативність і спрямованість, здатність дотримуватись термінів Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Інше Посадові обов’язки Управління персоналом Галузі Некомерційні організації