Адміністратор в Голоси дітей, БФ

Благодійний фонд «Голоси дітей» — це український фонд, який виріс з волонтерської ініціативи у 2015 році на Сході України. Наша місія — надихати й підтримувати дітей, створювати умови, щоб голос дітей був почутий, підтримувати їхню стійкість в умовах війни. Фонд реалізує свою місію і має на меті стати ефективною, стійкою й впізнаваною інституцією у сфері підтримки дітей. Людина на цій позиції відповідатиме за організаційний та документальний супровід усіх активностей напрямку: онлайн-курсів, офлайн-виїздів і одноденних подій. Роль поєднує операційну роботу, комунікацію з учасниками та командою, координацію закупівель і логістики, а також участь у виїздах під час реалізації програм.

Основні обов?язки1. Операційна та документальна підтримка проєкту

• Ведення й оформлення документації, пов’язаної з проведенням активностей (онлайн-курси, офлайн-виїзди, події).

• Підготовка та систематизація звітних матеріалів, списків учасників, реєстраційних форм, технічних завдань.

• Формування запитів на договори, акти та оплату послуг у взаємодії з фінансовим відділом.

2. Закупівлі та взаємодія з підрядниками

• Організація закупівель послуг і ресурсів, необхідних для реалізації активностей.

• Пошук підрядників, збір комерційних пропозицій, координація виконання домовленостей.

• Контроль відповідності витрат затвердженому бюджету проєкту.

3. Комунікація з учасниками та батьками

• Інформаційна підтримка підлітків-учасників і їхніх батьків.

• Координація участі у заходах, відповіді на організаційні запитання.

• Забезпечення коректної, своєчасної та безперебійної комунікації на всіх етапах програми.

4. Логістична підтримка подій

• Участь у виїздах на локації проведення активностей у складі менеджерської команди.

• Підготовка локацій, забезпечення матеріалами, координація логістики.

• Взаємодія з фасилітаторами, викладачами та партнерами безпосередньо на місці.

5. Взаємодія з командою проєкту

• Тісна співпраця з проджект-менеджером і фінансовим відділом фонду.

• Підтримка процесів планування, моніторингу та реалізації активностей.

• Участь у внутрішніх зустрічах, плануваннях та оцінці результатів програм.

Професійні компетенції

• Досвід роботи в адмініструванні, операційному менеджменті або проєктній діяльності

  (досвід у громадському секторі буде перевагою).

• Базове розуміння фінансових і юридичних процесів (договори, акти, рахунки).

• Навички ведення документації, організації процесів, роботи з таблицями.

• Досвід комунікації з різними цільовими аудиторіями, зокрема підлітками та батьками.

Особисті якості

• Відповідальність, організованість, уважність до деталей.

• Вміння комунікувати чітко, ввічливо й доступно.

• Проактивність і здатність працювати з кількома задачами одночасно.

• Готовність до періодичних офлайн-виїздів тривалістю від 1 до 7 днів (залежно від програми).

Буде плюсом, якщо ви:

• Маєте досвід роботи в благодійних, культурних або освітніх проєктах.

• Працювали з молоддю або брали участь у програмах підтримки підлітків.

• Розумієте базові принципи закупівель і бюджетування у проєктній діяльності.

• Маєте досвід організації подій або логістики заходів.

• Брали участь у виїзних програмах (табори, тренінги, програми неформальної освіти).