Адміністративний помічник, NPSA-7, DS - Київ (національна посада) в UNDP Careers

Опис роботи Передумови. Сьогодні Україна стикається з найсерйознішими викликами з моменту здобуття незалежності в 1991 році. Триваюча війна вже призвела до значних втрат людей, безпрецедентного переміщення всередині країни та до сусідніх країн, а також нищівного руйнування інфраструктури. Екстрений заклик ООН до України показує, що щонайменше 15,7 мільйонів людей потребують негайної допомоги та захисту. Ранні прогнози показують, що якщо війна триватиме в середньостроковій та довгостроковій перспективі, до 90% населення України може зіткнутися з бідністю та надзвичайною економічною вразливістю, а соціально-економічний прогрес країни може бути відкладений майже на 20 років. У короткостроковій перспективі 62% населення знаходяться під високим ризиком бідності. Очікується, що економіка України скоротиться на 45% цього року через війну, і навіть за умови помірного відновлення в наступні кілька років до 2025 року ВВП становитиме лише дві третини від довоєнного ВВП у 2021 році. Крім того, країна стикається з втратами багатьох людей і руйнівним руйнуванням інфраструктури та економічної бази. Наразі понад 50% енергетичної інфраструктури пошкоджено, що спричинило масштабні порушення енергопостачання по всій країні, мільйони людей відчувають перебої в електропостачанні та проблеми з опаленням. Значні масштаби руйнування інфраструктури, відновлення або будівництво інфраструктури та встановлення обладнання з необхідним постачанням матеріалів терміново необхідні для відновлення або підтримки життєзабезпечення та основних базових послуг з подальшим видаленням мін і вибухівки, а також уламків. Під керівництвом і під прямим керівництвом адміністративного аналітика, адміністративний помічник контролює виконання різноманітних оперативних та адміністративних заходів, забезпечуючи високу якість і точність роботи. Адміністративний помічник просуває клієнта, якість і орієнтований на результат підхід. Адміністративний асоційований тісно співпрацює з іншими операційними підрозділами, персоналом програм і проектів ПРООН в Україні та інших агенцій ООН для успішного надання адміністративних послуг. ПРООН в Україні запрошує висококваліфікованих та досвідчених українських професіоналів на посаду адміністративного асоційованого. прискорити гендерну рівність і розширення прав і можливостей жінок за допомогою всіх реалізацій і просувати мандат ПРООН як гендерно-чутливої ​​організації з нульовою толерантністю до будь-яких видів дискримінаційної та образливої ​​поведінки, включаючи сексуальні домагання, сексуальну експлуатацію та насильство. Обов'язки та відповідальністьI. Підтримує координацію адміністративної діяльності у визначеній сфері шляхом: повної відповідності адміністративної діяльності правилам, положенням, політикам і стратегіям ООН/ПРООН; Координувати оперативні запити, отримані від агентств ООН, включаючи моніторинг і розподіл завдань через портали агентств ООН; Діючи в якості альтернативного координатора з обробки рахунків, включаючи створення заявок і створення рахунків-фактур у Quantum. Надання адміністративної підтримки конференціям, семінарам, зустрічам; Надання вхідних даних щодо картографування адміністративних бізнес-процесів та впровадження внутрішнього стандартуg процедури (SOP); Дослідження та пошук адміністративних статистичних даних із внутрішніх і зовнішніх джерел; підготовка статистичних діаграм, таблиць і звітів, якщо це необхідно. II. Забезпечує ефективну адміністративну та матеріально-технічну підтримку CO ПРООН, якщо це необхідно, шляхом: виконання ролі Замовника подорожей у Quantum та підготовки електронних заявок на закупівлю товарів і послуг; Перегляд дозволів на поїздки, документації, платежів; Надання матеріально-технічної підтримки, включаючи організацію поїздок, проживання, візи, квитки, для ПРООН та інших агентств ООН; Сприяння процесу незначних закупівель і доставки товарів і послуг відповідно до СОП офісу в країні; Підготовка та контроль підтверджуючих документів до платежів та діяльності, пов'язаної з операціями; Надання інформації для аудиту.III. Підтримує нарощування та обмін знаннями через участь у відповідних тренінгах ПРООН; Брифінг/дебрифінг персоналу ПРООН з питань, що стосуються сфери роботи; Вагомий внесок у мережі знань і спільноти практики між агентствами ООН. IV. Забезпечує врахування питань гендерної рівності, сприяє створенню безпечного та сприятливого середовища, вільного від будь-якої дискримінації та образливої ​​поведінки. Компетенції Основні Досягнення результатів: РІВЕНЬ 1: Планує та контролює власну роботу, звертає увагу на деталі, виконує якісну роботу до встановленого терміну Мислити інноваційно: РІВЕНЬ 1: Відкритий до креативних ідей/відомих ризиків, прагматично вирішує проблеми, вдосконалює Постійно вчиться: РІВЕНЬ 1: відкритий і цікавий, ділиться знаннями, вчиться на помилках, просить відгуків Адаптація зі спритністю: РІВЕНЬ 1: пристосовується до змін, конструктивно справляється з двозначністю/невизначеністю, є гнучко Дійте з рішучістю: РІВЕНЬ 1: Виявляє драйв і мотивацію, здатний спокійно діяти перед обличчям труднощів, впевненийЗалучення та партнерство: РІВЕНЬ 1: Демонструє співчуття/розуміння по відношенню до інших, формує позитивні стосунки Забезпечує різноманітність та залучення: РІВЕНЬ 1: Цінуйте/поважайте відмінності, усвідомлювати несвідомі упередження, протистояти дискримінації Міжфункціональні та технічні компетенції Управління бізнесом - Комунікація - Здатність спілкуватися в чіткій, стислій та недвозначній формі як за допомогою письмового, так і усного спілкування; адаптувати повідомлення та обирати методи спілкування залежно від аудиторії. Здатність керувати внутрішніми та зовнішніми комунікаціями через медіа, соціальні медіа та інші відповідні канали. Закупівлі — Управління закупівлями — здатність купувати товари, послуги чи роботи із зовнішнього зовнішнього джерела Закупівлі — Управління контрактами — Знання концепцій, принципів та принципів управління контрактами методи та здатність застосувати це до стратегічних та/або практичних ситуацій Адміністрація та операції – Управління запасами – кожен офіс має забезпечити достатню кількість інвентарних одиниць, доступних для використання, а також звітування щодо елементів, які перевищують корпоративний поріг у 5 тисяч доларів США та вище Адміністрація та операції - Управління подіями (включаючи відступи, тренінги та зустрічі) - Підтримуйте офіси з управління подіями, включаючи визначення місця проведення, розміщення, логістику, кейтеринг, транспортування та готівкуsbursements тощо. Освіта. Необхідні навички та досвід. Потрібна середня освіта або ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, менеджменту, економіки, людських ресурсів, фінансів, бухгалтерського обліку, соціальних наук або інших суміжних галузей, але це не є вимогою. Досвід Мінімум 7 років (із середньою освітою) або 4 роки (зі ступенем бакалавра) відповідного досвіду, досвіду в сфері адміністрування, фінансів, підтримки програм/проектів або в інших відповідних сферах. Необхідні навички Досвід використання комп’ютерів та пакетів офісного програмного забезпечення (MS Word, Excel) і попереднє знання пакетів електронних таблиць і баз даних, досвід роботи з веб-системами управління. Бажані навички на додаток до компетенцій, описаних у розділі «Компетенції». Досвід надання адміністративної та матеріально-технічної підтримки є перевагою. Досвід роботи з та знання ERP систем буде перевагою. Досвід роботи з міжнародними організаціями/проектами буде вважатися перевагою. Досвід роботи з ООН/ПРООН або організаціями розвитку буде вважатися важливою перевагою. Відмова від відповідальності Інформація про кандидата Про реєстри ПРООН Примітка: ПРООН залишає за собою право вибрати одного або кількох кандидатів із цього оголошення про вакансію. Ми також можемо зберігати заявки та розглядати кандидатів, які претендують на цю посаду на інші подібні посади в ПРООН на тому самому рівні та з подібними посадовими характеристиками, досвідом і вимогами до освіти. НедискримінаціяПРООН дотримується політики абсолютної нетерпимості до сексуальної експлуатації та неправомірної поведінки, сексуальних переслідування та зловживання владою. Таким чином, усі відібрані кандидати проходитимуть сувору перевірку рекомендацій та репутації, і від них очікується дотримання цих стандартів і принципів. ПРООН — це роботодавець із рівними можливостями та інклюзивний роботодавець, який не дискримінує за ознаками раси, статі, гендерної приналежності, релігії, національності , етнічне походження, сексуальна орієнтація, інвалідність, вагітність, вік, мова, соціальне походження чи інший статус. Попередження про шахрайство Організація Об’єднаних Націй не стягує жодної плати за подачу заявки, обробку, навчання, співбесіду, тестування чи іншу плату у зв’язку з поданням заявки чи процесом найму. Якщо ви отримаєте прохання про сплату комісії, будь ласка, не зважайте на це. Крім того, зверніть увагу, що емблеми, логотипи, назви та адреси легко копіювати та відтворювати. Тому радимо бути особливо уважними, надаючи особисту інформацію в Інтернеті. Показати більше Показати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Галузі Міжнародні справи