Адміністративний помічник / HR&Finance в Medicos del Mundo

[ENG]КОНТЕКСТТри відділення MdM (Лікарів світу) безпосередньо здійснюють діяльність в Україні: MdM Іспанія займає провідне місце у глобальній відповіді на MdM у країні та охоплює Київ та околиці, Донбас, Харків, Запоріжжя. MdM Німеччина охоплює Дніпро та ВінницюMdM Франція охоплює Південна частина, Одеса, Миколаїв, Херсон. У Південному регіоні MdM-F підтримує та шукає нові перспективи співпраці між іншими громадськими організаціями, а також між гуманітарними організаціями, громадянським суспільством, медичними та місцевими органами влади. Основна увага приділяється підтримці у відновленні доступу до медичних послуг і служб психічного здоров’я та психосоціальних послуг (MHPSS) для населення, яке постраждало від конфлікту. Компонент сексуального та репродуктивного здоров’я, а також гендерно зумовлене насильство є частиною цього проекту. MdM-F також співпрацює з місцевою організацією, яка займається визнанням населення ЛГБТКІ+, сексуальною обізнаністю. ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ Забезпечувати адміністративне фінансове управління місією MDM FR в Україні, дотримуючись процедур MdM, місцевого законодавства та правил донорів. Надавати технічну підтримку для оперативного персоналу з управління фінансами та бухгалтерським обліком (MdM і партнери). Підтримуйте очікувані стандарти щодо процедур і термінів. Керуйте наскрізним і міждисциплінарним зв’язком у контексті діяльності з MdM і командами партнерів. За необхідності: надайте технічні супервізія, підтримка партнерів. Збирайте, контролюйте та перевіряйте надані елементи та забезпечуйте відповідність структурі MdM. РОБОЧІ ВІДНОСИНИ: Ієрархічна ланка: Фінансовий менеджер. Функціональна ланка: Офіцер з персоналу, кожен член організації в Україні. Інші: Партнери, координаційний центр банку та податкова служба. РОЛІ:1. Фінанси Управління грошовими коштами (участь в інвентаризації, якщо необхідно, управління іноземною валютою, банками, поставками тощо), встановлення платежів, керування авансами та моніторинг умов контракту, виконання процедур бухгалтерського обліку (записи, кодифікація, звірка, закриття, передача, архівування тощо), перевіряти рахунки-фактури (перевірка відповідності), файлувати, копіювати, архівувати, опублікувати витрати, пов’язані з місією та партнерами, у програмному забезпеченні, сприяти моніторингу бюджету місії (фактичного та прогнозованого), підтримувати та брати участь у підготовці бюджету (будівництво, ревізії), Сприяти підготовці донорських пропозицій і звітів, спілкуватися з партнерами, Надавати підтримку під час аудитів.2. Людські ресурси Скласти контракт, Сприяти виплаті заробітної плати, підготувати платіжні відомості, Управління післяоплатою (соціальні витрати та витрати роботодавця), Керувати даними про персонал, фізичними файлами та базами даних, Керувати та контролювати відсутність (відпустка, лікарняний тощо), Надавати підтримку з веденням дисциплінарних справ (написання листів, юридичні консультації, архівування тощо), надання підтримки при підборі персоналу (публікація оголошень, сортування резюме, запрошення на співбесіди, організація письмових тестів, зіставлення рекомендацій тощо), участь у проведенні навчання планування (подальша робота з навчальними організаціями, моніторинг окремих навчальних файлів тощо).3. Загальна адміністрація. Складання адміністративних листів, форм запитів, звітів, архівних угод про партнерство, Меморандумів про взаєморозуміння тощо. Моніторинг законодавчої бази (податкове законодавство та іншіunting), Моніторинг та участь у визначенні підрядника для аутсорсингу банківських послуг, бухгалтерського обліку та управління персоналом, послуг перекладу та ін., Сприяння оновленню фінансових процедур, пропозиції щодо коригування внутрішньої структури управління.4. Інше, за потреби, проекти звітів про діяльність, представництво перед компетентними місцевими органами влади. Перелік завдань не є вичерпним, інші завдання можуть вимагатися лінійним керівником. Крім того, від співробітника очікується певний ступінь гнучкості та адаптивності відповідно до потенційної еволюції обмежень місії. УМОВИ РОБОТИ: Посада в Миколаєві з можливістю поїздок до Одеської області, Миколаєва та Херсонської області, якщо потрібно. НЕОБХІДНІ НАВИЧКИ : Навчання та досвід. Подібний досвід або мінімум 2 роки в національній або міжнародній неурядовій організації чи приватному секторі. Два роки вищої освіти, пов’язаної з адміністративними та людськими ресурсами, у сфері управління бухгалтерським обліком. Навички. Знати та застосовувати бухгалтерські, фінансові правила та процедури, ідентифікувати та шукати бухгалтерські помилки та їх причини, а також їх регуляризація, вміння використовувати Excel і Microsoft Office Pack, знати, як користуватися частиною бухгалтерського програмного забезпечення (наприклад, SAGA), організовувати пріоритети відповідної діяльності, адаптувати планування відповідно до пріоритетів та небезпеки,Читати, аналізувати та контролювати бюджет,Підтримувати партнера (визначення потреб, технічний нагляд, перевірки),Адаптувати комунікацію до аудиторії,Робота в міждисциплінарній команді та з партнерськими командами,Розробка професійних документів,Визначення, аналіз та узагальнювати важливу інформацію, яку потрібно повідомити, та інформацію у відповідній сфері. Мови Вільне володіння усною/письмовою мовою українською/російською, англійською. Навички вільного спілкування Автономність, Хороші навички командної роботи, хороші навички міжособистісного спілкування, Почуття ініціативи та конфіденційності, Суворість та організаційні здібності, Навички ведення переговорів (дипломатія ), Здатність аналізувати, концептуалізувати та планувати, Хороші навички письма та спілкування, Управління стресом. УМОВИ ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ: Тип контракту: Строковий контракт, Тривалість: 9 місяців (можливість продовження на основі фінансування), Дата початку: червень 2024 р., Розклад роботи : Повний робочий день, Місцезнаходження: Миколаїв, Зайнятість: Помічник з питань адміністрування – категорія 3 Заробітна плата за класифікацією MdM (без обговорення): базова зарплата брутто від 42 250 грн + харчування та проїзд. Часткова компенсація за медичне забезпечення.