Адміністративний асистент (повна зайнятість, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого спеціаліста для Country Office у Києві на посаду:

Асистент з питань адміністрування (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Administrative Assistant)

Як постачальник послуг у сфері міжнародного співробітництва для сталого розвитку та міжнародної освітньої роботи, ми прагнемо формувати майбутнє, в якому варто жити в усьому світі. GIZ має понад 50 років досвіду в різноманітних сферах, включаючи економічний розвиток і сприяння зайнятості, енергетику та навколишнє середовище, мир і безпеку. Різноманітний досвід нашого федерального підприємства користується попитом у всьому світі – з боку уряду Німеччини, установ Європейського Союзу, ООН, приватного сектора та урядів інших країн. Ми працюємо з бізнесом, представниками громадянського суспільства та дослідницькими установами, сприяючи успішній взаємодії між політикою розвитку та іншими сферами політики та сферами діяльності. Наш основний замовник – Федеральне міністерство економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ). Замовники та партнери по співпраці довіряють GIZ, і ми працюємо з ними, щоб генерувати ідеї щодо політичних, соціальних та економічних змін, розвивати їх у конкретні плани та реалізовувати їх. Оскільки ми є суспільно-корисним федеральним підприємством, німецькі та європейські цінності є центральними для нашої роботи. Разом із нашими партнерами в національних урядах у всьому світі та партнерами по співпраці зі світу бізнесу, досліджень і громадянського суспільства ми гнучко працюємо, щоб надавати ефективні рішення, які пропонують людям кращі перспективи та стабільно покращують умови їхнього життя.

Обов’язки:

Асистент з адміністрацій відповідає за:

• Обробку вхідних і вихідних повідомлень документація
• Адміністративне забезпечення підрозділів
• Заміна офіс-менеджера на період відсутності
• Виконання завдань від імені керівництва

Завдання:

1. Обробка вхідної та вихідної документації

• Вчасно та точно реєструйте та обробляйте вхідні рахунки-фактури, акти приймання та накладні
• Виконуйте первинні перевірки та сортування документів для забезпечення повноти, правильності та відповідності внутрішнім процедурам
• Розповсюджуйте відскановані документи до відповідних підрозділів
• Керуйте реєстрацією та відправкою оригінальних підписаних актів приймання-передачі та накладні на доставку діловим партнерам поштою

2. Адміністративна підтримка підрозділів

• Участь у процедурі розкриття тендерів
• Організація та підготовка документів для архівування 
• Ведення та регулярне оновлення бази даних ділових партнерів
• Організація, забезпечення підписання та затвердження документів уповноваженими особами
• Спілкування з внутрішніми відділами та зовнішніми діловими партнерами щодо питань документації
• Надання підтримки підрозділам у завершенні та звітність про організацію поїздок
• Моніторі повідомляти про проблеми, пов’язані з безпекою національного персоналу
• Надавати загальну адміністративну підтримку

3. Заміна офіс-менеджера на час відсутності 

4. Виконання завдань за призначенням керівництва

• Виконує інші завдання та обов’язки за вимогами керівництва
• За потреби надає підтримку іншим командам офісу в країні
• Допомагає або безпосередньо виконує іншу офісну роботу/завдання

Необхідна кваліфікація, професійний досвід та особисті навички:

• Університетська освіта з мов або порівнянно.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи на подібній посаді.
• Гарне знання технологій ITC (пов’язане програмне забезпечення, телефон,  електронна пошта, Інтернет) і комп’ютерних програм (наприклад, MS Office, Teams)
• Принаймні рівень англійської мови вище середнього 
• Обізнаність у тому, як належним чином поводитися з конфіденційною інформацією (конфіденційність, дані) захист)
• Дуже добрі комунікативні навички та орієнтація на клієнта
• Сильна орієнтація на роботу в команді
• Підхід до вирішення проблем у різних справах
• Стресостійкість та добре планування часу 

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, тренінги жорстких і м’яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище.

Працевлаштування умови:

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Почати якнайшвидше. Тривалість контракту становитиме 12 місяців з можливістю продовження.

GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Заявка:

Ми з нетерпінням чекаємо на вашу заявку англійською мовою, яка містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу до COB 19 лютого 2026, четвер. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.

Кандидатам пропонується подати документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів найму виключно відповідно до конфіденційності даних GIZ нормативні акти. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ