Адміністративний помічник (активи), визначений термін, G5, Київ, №96320, відкритий лише для громадян України в Unicef

ЮНІСЕФ працює в деяких із найважчих місць у світі, щоб охопити найбільш знедолених дітей світу. Щоб врятувати їм життя. Відстоювати свої права. Щоб допомогти їм реалізувати свій потенціал. У 190 країнах і територіях ми працюємо для кожної дитини, скрізь, щодня, щоб побудувати кращий світ для всіх. І ми ніколи не здаємось. Для кожної дитини, надіяЮНІСЕФ Україна. Як ви можете змінити ситуацію? Ключові функції, підзвітність та пов’язані обов’язки/завдання. Керівництво офісом як координаційний центр активів київського офісу координує управління адміністративним постачанням, офісним обладнанням та оновлення записів. Готує звіти про активи (матеріальні та нематеріальні), забезпечує відповідність записів у системі. Консультує супервайзера та обробляє справи про вибуття в mAsset і VISION, а також забезпечує своєчасне та точне виконання рішень PSB. Ознайомтеся з потребами щодо укладання контрактів на логістичні послуги третьої сторони (наприклад, митне очищення, складування, транспортування, розподіл) і передайте всю допоміжну інформацію для укладання контрактів із такими постачальниками послуг, включаючи встановлення ключових показників ефективності та механізмів моніторингу ефективності. Управління активами/постачання/обладнання Підтримує управління витратних матеріалів, оргтехніки та оновлення інвентарю предметів. Контролює та контролює адекватне та належне використання витратних матеріалів. Забезпечує відповідність послуг та обслуговування приміщень організаційним стандартам. Організовує закупівлю та своєчасний розподіл канцелярського приладдя. Закупівлі. Процес закупівлі малої вартості для потреб офісу, підвищення заявок на закупівлю. Сприяє оформленню контрактів для консультантів і зовнішніх партнерів, які надають послуги розділу. Це включає в себе підготовку та подання документів, заповнення необхідних форм і шаблонів, завантаження ТЗ у VISION і здійснення необхідних матеріально-технічних заходів. Підтримує актуальні списки постачальників, списки партнерів і консультантів. Ознайомтеся з потребами щодо укладання контрактів на адміністративні послуги третьої сторони (наприклад, послуги з прибирання, безпеки, складських приміщень і притулку) і передайте всю допоміжну інформацію для укладання контрактів із такими постачальниками послуг, включаючи встановлення ключових показників ефективності та механізмів моніторингу ефективності. Ведення та обробка документації для виконання логістичних операцій (наприклад, митне оформлення, перевірка рахунків-фактур) і вжиття відповідних дій для вирішення операційних питань, передача складних питань супервайзеру. Обробка рахунків-фактур, відповідальна за збір рахунків-фактур і подання документів для затвердження та подальшу обробку у VISION, включаючи створення GR/SES. Завантажує електронні файли та перевіряє результати в систему призначення. Відповідає на статус транзакції клієнта та інші запити. Спілкуйтеся з постачальниками та постачальниками послуг щодо своєчасного збору рахунків. Координатор GSSC для подання платежів. Комунікації та робочий процес. Сприяє комунікації та робочому процесу організаційного підрозділу для підвищення ефективності та своєчасності операцій і результатів. Керує вхідною та вихідною кореспонденцією, електронною поштою та телефонними дзвінками. Повідомляє рутинну та деяку нестандартну інформацію, що стосується роботи команди. Створює та веде офіс філі довідкові системи, як традиційні, так і цифрові; і забезпечує актуальність і точність веб-сайтів внутрішньої та внутрішньої мережі. Події та зустрічі Веде офісний календар і організовує бронювання конференц-залів для ЮНІСЕФ. Підтримує заходи з розвитку потенціалу та конференції, організовуючи матеріально-технічне забезпечення, залучаючи фасилітаторів, кейтерингів і господарів. Організовує час шляхом зв’язку з учасниками щодо наявності. Зв’язується з координаторами бюджету та відділом щодо витрат і потреб. Готує довідкові матеріали для учасників і завантажує очищені матеріали в інтранет. Готує та веде порядок денний зустрічей і подій, пов’язаних із зобов’язаннями робочої групи. Вплив результатів Сфера ключових результатів виходить за рамки невеликих окремих команд і впливає на служби підтримки більших, складніших організаційних структур. Він/вона підтримує керівника у складанні та координації робочих продуктів, забезпечуючи дотримання термінів і дотримання встановлених правил і процедур. Робота стандартизована; однак особа, яка займає цю посаду, повинна добре знати керівні принципи для оперативної підтримки Відділу/Офісу. Ключові показники ефективності виходять за рамки своєчасності та точності роботи та включають планування та організацію роботи команди. Адміністративні помічники на цьому рівні представляють керівника в комунікаціях, що включають обмін нестандартною інформацією, координацію та контроль за дотриманням термінів, а також встановлення та підтримка зв'язку з персоналом різних підрозділів. Спілкування вимагає такту й розсудливості. Вони також можуть надавати рекомендації та вказівки для тимчасового або нижчого персоналу. Щоб отримати кваліфікацію адвоката кожної дитини, яку ви матимете… Освіта Потрібна повна середня освіта, бажано доповнена технічними або університетськими курсами, пов’язаними зі сферою роботи. ДосвідМінімум Потрібен 5 років відповідного досвіду адміністративної або канцелярської роботи (із середньою освітою). Для цієї посади ступінь бакалавра визнаного навчального закладу в галузі соціальних наук, управління бізнесом, адміністрування, фінансів або будь-якої іншої відповідної галузі дисципліни може замінити три роки відповідний досвід роботи. Ступінь магістра може замінити додаткові два роки. Вимоги до мови Вільне володіння англійською та українською мовами є обов’язковим. Знання іншої офіційної мови ООН r місцевої мови є перевагою. Навчання та досвід роботи з MS Word, Excel, PowerPoint та іншим програмним забезпеченням ЮНІСЕФ, таким як SharePoint; необхідні знання інтегрованих інформаційних систем управління. Досконале знання адміністративної політики та процедур ЮНІСЕФ. Організаційні, планувальні та пріоритетні навички та здібності. Здатність терпляче та тактовно поводитися з відвідувачами. Високе почуття конфіденційності, ініціативи та розсудливості. Здатність ефективно працювати з люди різного національного та культурного походження. Здатність працювати в командному середовищі для досягнення спільних цілей і надавати вказівки більш молодшому допоміжному персоналу. Для кожної дитини ви демонструєте…Основні цінності ЮНІСЕФ: турбота, повага, чесність, довіра, відповідальність і стійкість ( CRITAS) лежить в основі всьогоg ми робимо і як ми це робимо. Ознайомтеся з нашою Хартією цінностей: Цінності ЮНІСЕФ Компетенції ЮНІСЕФ, необхідні для цієї посади, це... Демонструє самосвідомість та етичну обізнаність (1) Працює разом з іншими (1) Будує та підтримує партнерство (1) Впроваджує інновації та приймає зміни (1) Думає та Діє стратегічно (1)Прагнення досягти вражаючих результатів (1)Керує неоднозначністю та складністю (1)Під час процесу найму ми перевіряємо кандидатів відповідно до системи компетенцій. Ознайомтеся з нашою системою компетенцій та її різними рівнями: рамки компетенцій тут. ЮНІСЕФ тут, щоб служити найбільш знедоленим дітям у світі, і наша глобальна робоча сила має відображати різноманіття цих дітей. Сім’я ЮНІСЕФ прагне включати всіх, незалежно від їх расової/етнічної приналежності, віку, інвалідності, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, релігії, національності, соціально-економічного походження чи будь-яких інших особистих характеристик. Ми пропонуємо широкий спектр переваг для наших персоналу, включаючи оплачувану відпустку по догляду за дитиною, перерви на годування груддю та розумне пристосування для осіб з обмеженими можливостями. ЮНІСЕФ настійно заохочує використання гнучких робочих домовленостей. ЮНІСЕФ дотримується політики нульової терпимості до поведінки, яка несумісна з цілями та завданнями Організації Об’єднаних Націй та ЮНІСЕФ, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, сексуальні домагання, зловживання владою та дискримінацію. ЮНІСЕФ прагне сприяти захисту та захисту всіх дітей. Зауваження Активна прихильність ЮНІСЕФ до різноманітності та інклюзії має вирішальне значення для досягнення найкращих результатів для дітей. Призначення ЮНІСЕФ залежить від медичного огляду. Видача візи приймаючою країною місця служби, що сприятиме ЮНІСЕФ, необхідна для посад ІВ. На прийом також поширюються вимоги щеплення (вакцинації), у тому числі проти SARS-CoV-2 (Covid). Якщо вас виберуть на посаду в ЮНІСЕФ, ви повинні пройти відповідне щеплення або отримати медичний висновок у відповідному департаменті ООН. В іншому випадку відбір буде скасовано. Усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій і репутації та повинні будуть дотримуватися цих стандартів і принципів. Перевірка репутації включатиме підтвердження академічних свідоцтв та трудової історії. Від обраних кандидатів може знадобитися надати додаткову інформацію для проведення перевірки. Державні службовці, які розглядаються для працевлаштування в ЮНІСЕФ, зазвичай повинні подати у відставку зі свого уряду, перш ніж приступити до роботи в ЮНІСЕФ. ЮНІСЕФ залишає за собою право відкликати пропозицію про призначення без компенсації, якщо віза чи медичний довідок не отримано, або необхідні вимоги щодо щеплення не виконані протягом розумного періоду з будь-якої причини. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, зв’яжуться та перейдуть до наступний етап процесу відбору. Ця посада розташована в Києві, і очікується, що відповідальний працівник працюватиме на місці. Однак, залежно від умов безпеки та порад, йому/їй доведеться переїхати в межах України. Показати більшеShow less Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Розвиток бізнесу, Загальний бізнес і Бухгалтерський облік/Аудит Галузі Споживчі послуги і Некомерційні організації