Адміністративний помічник (активи), визначений термін, G5, Київ, №96320, відкритий лише для громадян України в Unicef

Administrative Assistant (Assets), Fixed Term, G5, Kyiv, #96320, Open to Ukraine Onlys OnlyВакансія №: 571536Тип контракту: Fixed Term ApointmentМісце чергування: КиївРівень: G-5Місцезнаходження: УкраїнаКатегорії: Адміністрація, Facilities ManagementЮНІСЕФ працює в одних із найскладніших у світі місцях, щоб охопити найбільш знедолених дітей у світі. Щоб врятувати їм життя. Відстоювати свої права. Щоб допомогти їм реалізувати свій потенціал. У 190 країнах і територіях ми працюємо для кожної дитини, скрізь, щодня, щоб побудувати кращий світ для всіх. І ми ніколи не здаємось. Для кожної дитини – надія. Як ви можете змінити ситуацію? Ключ функції, підзвітність і пов’язані обов’язки/завдання. Управління офісом• Як координатор активів для Київського офісу координує управління адміністративними матеріалами, офісним обладнанням та оновленням обліку предметів.• Готує звіти про активи (матеріальні та нематеріальні), забезпечує належні записи в системі. • Консультує керівника та обробляє випадки вибуття в mAsset і VISION, а також забезпечує своєчасне та точне виконання рішень PSB. • Огляд потреб у укладанні контрактів на логістичні послуги третьої сторони (наприклад, митне очищення, складування, транспортування, дистрибуція) і передача всієї супровідної інформації для укладання контрактів із такими постачальниками послуг, включаючи встановлення KPI та механізмів моніторингу ефективності. Управління активами / Постачання/Обладнання• Підтримка управління адміністративного приладдя, офісного обладнання та оновлення інвентарю речей.• Контролює та контролює адекватне та належне використання витратних матеріалів. Забезпечує, щоб послуги та технічне обслуговування приміщень відповідали організаційним стандартам.• Організовує закупівлю та своєчасний розподіл канцелярського приладдя. Закупівлі• Обробляє закупівлі малої вартості для потреб офісу, створює Заявки на закупівлю. • Сприяє оформленню контрактів для консультантів і зовнішніх партнерів, які надають послуги розділу. Це включає в себе підготовку та подання документів, заповнення необхідних форм і шаблонів, завантаження ТЗ у VISION і вжиття необхідних матеріально-технічних заходів.• Підтримує актуальні списки постачальників, партнерів і списки консультантів.• Перегляд потреб у контрактах на адміністративні послуги третьої сторони (наприклад, послуги з прибирання, безпеки, складських приміщень і притулку) і передавати всю допоміжну інформацію для укладання контрактів з такими постачальниками послуг, включаючи встановлення ключових показників ефективності та механізмів моніторингу ефективності.• Ведення та обробка документації для виконання логістичних операцій (наприклад, митне оформлення, перевірка рахунків-фактур) , і вживати відповідних заходів для вирішення операційних проблем, передаючи складні проблеми супервайзеру. Обробка рахунків-фактур• Відповідає за збір рахунків-фактур і подання документів на затвердження, а потім обробку у VISION, включаючи створення GR/SES.• Завантажує електронні файли та перевіряє результати в систему призначення .• Відповідає на статус транзакцій клієнта та інші запити.• Спілкується з постачальниками та постачальниками послуг щодо своєчасного збору рахунків• Координатор GSSC для подання платежів Комунікації та робочий процес• Сприяє комунікації та робочому процесу організаційного підрозділу для підвищення ефективностіність і своєчасність операцій і результатів. • Керує вхідною та вихідною кореспонденцією, електронною поштою та телефонними дзвінками. • Передає рутинну та деяку нестандартну інформацію, що стосується роботи команди. • Створює та підтримує офісні картотеки та довідкові системи, як традиційні, так і цифрові; і забезпечує актуальність і точність веб-сайтів внутрішньої та внутрішньої мережі. Події та зустрічі• Веде офісний календар і організовує бронювання конференц-залів для ЮНІСЕФ. • Підтримує заходи з розвитку потенціалу та конференції, організовуючи матеріально-технічне забезпечення, залучаючи фасилітаторів, кейтерингів і господарів. • Організовує час шляхом зв’язку з учасниками щодо доступності.• Зв’язується з координаторами бюджету та відділом щодо витрат і потреб.• Готує довідкові матеріали для учасників і завантажує очищені матеріали в інтранет.• Готує та підтримує порядок денний зустрічей і заходів, пов’язаних з роботою групові зобов'язання. Вплив результатів Сфера ключових результатів виходить за межі невеликих окремих команд і впливає на служби підтримки більших, складніших організаційних структур. Він/вона підтримує керівника у складанні та координації робочих продуктів, забезпечуючи дотримання термінів і дотримання встановлених правил і процедур. Робота стандартизована; однак особа, яка займає цю посаду, повинна добре знати керівні принципи для оперативної підтримки Відділу/Офісу. Ключові показники ефективності виходять за рамки своєчасності та точності роботи та включають планування та організацію роботи команди. Адміністративні помічники на цьому рівні представляють керівника в комунікаціях, що включають обмін нестандартною інформацією, координацію та контроль за дотриманням термінів, а також встановлення та підтримка зв'язку з персоналом різних підрозділів. Спілкування вимагає такту й розсудливості. Вони також можуть надавати вказівки та вказівки тимчасовому персоналу або персоналу нижчого рівня. Щоб отримати кваліфікацію адвоката кожної дитини, яку ви матимете… Освіта: Потрібна повна середня освіта, бажано доповнена технічними або університетськими курсами, пов’язаними зі сферою роботи. Досвід: Потрібний мінімум 5 років відповідного досвіду адміністративної або канцелярської роботи (із середньою освітою). Для цієї посади потрібен ступінь бакалавра визнаного навчального закладу в галузі соціальних наук, управління бізнесом, адміністрування, фінансів або будь-якої іншої відповідної галузі дисципліна може замінити три роки відповідного досвіду роботи. Ступінь магістра може замінити додаткові два роки. Вимоги до мови: необхідне вільне володіння англійською та українською мовами. Знання іншої офіційної мови ООН r місцева мова є перевагою. Навички: Навчання та досвід використання MS Word, Excel, PowerPoint та іншого програмного забезпечення ЮНІСЕФ, наприклад як SharePoint; необхідні знання інтегрованих інформаційних систем управління. Досконале знання адміністративної політики та процедур ЮНІСЕФ. Організаційні, планувальні та пріоритетні навички та здібності. Здатність терпляче та тактовно поводитися з відвідувачами. Високе почуття конфіденційності, ініціативи та розсудливості. Здатність ефективно працювати з людей різного національного та культурного походженняund.Здатність працювати в командному середовищі для досягнення спільних цілей і надавати вказівки молодшому допоміжному персоналуДля кожної дитини ви демонструєте…Основні цінності ЮНІСЕФ: турбота, повага, чесність, довіра, підзвітність і стійкість (CRITAS) лежать в основі всього, що ми робимо. і як ми це робимо. Ознайомтеся з нашою Хартією цінностей: Цінності ЮНІСЕФ Компетенції ЮНІСЕФ, необхідні для цієї посади, це... Демонструє самосвідомість та етичне усвідомлення (1) Працює разом з іншими (1) Будує та підтримує партнерство (1) Впроваджує інновації та приймає зміни (1) Думає та Діє стратегічно (1)Прагнення досягти вражаючих результатів (1)Керує неоднозначністю та складністю (1)Під час процесу найму ми перевіряємо кандидатів відповідно до системи компетенцій. Ознайомтеся з нашою системою компетенцій та її різними рівнями: рамки компетенцій тут. ЮНІСЕФ тут, щоб служити найбільш знедоленим дітям у світі, і наша глобальна робоча сила має відображати різноманіття цих дітей. Сім’я ЮНІСЕФ прагне включати всіх, незалежно від їх расової/етнічної приналежності, віку, інвалідності, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, релігії, національності, соціально-економічного походження чи будь-яких інших особистих характеристик. Ми пропонуємо широкий спектр переваг для наших персоналу, включаючи оплачувану відпустку по догляду за дитиною, перерви на годування груддю та розумне пристосування для осіб з обмеженими можливостями. ЮНІСЕФ настійно заохочує використання гнучких робочих домовленостей. ЮНІСЕФ дотримується політики нульової терпимості до поведінки, яка несумісна з цілями та завданнями Організації Об’єднаних Націй та ЮНІСЕФ, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, сексуальні домагання, зловживання владою та дискримінацію. ЮНІСЕФ прагне сприяти захисту та захисту всіх дітей. Примітки: активна прихильність ЮНІСЕФ до різноманітності та інклюзії має вирішальне значення для досягнення найкращих результатів для дітей. Призначення ЮНІСЕФ залежить від медичного огляду. Видача візи приймаючою країною місця служби, що сприятиме ЮНІСЕФ, необхідна для посад ІВ. На прийом також поширюються вимоги щеплення (вакцинації), у тому числі проти SARS-CoV-2 (Covid). Якщо вас виберуть на посаду в ЮНІСЕФ, ви повинні пройти відповідне щеплення або отримати медичний висновок у відповідному департаменті ООН. В іншому випадку відбір буде скасовано. Усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій і репутації та повинні будуть дотримуватися цих стандартів і принципів. Перевірка репутації включатиме підтвердження академічних свідоцтв та трудової історії. Від обраних кандидатів може знадобитися надати додаткову інформацію для проведення перевірки. Державні службовці, які розглядаються для працевлаштування в ЮНІСЕФ, зазвичай повинні подати у відставку зі свого уряду, перш ніж приступити до роботи в ЮНІСЕФ. ЮНІСЕФ залишає за собою право відкликати пропозицію про призначення без компенсації, якщо віза чи медичний довідок не отримано, або необхідні вимоги щодо щеплення не виконані протягом розумного періоду з будь-якої причини. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, зв’яжуться та перейдуть до наступний етап відборуПроцес. Ця посада розташована в Києві, і очікується, що посадова особа працюватиме на місці. Однак, залежно від умов безпеки та рекомендацій, йому/вона буде потрібно переїхати в межах України. Оголошено: 26 квітня 2024 року за літнім часом FLE Кінцевий термін: 12 травня 2024 року за літнім часом FLE