адміністративний помічник в Alinea International

Помічник з адміністративних питань

Київ

Посада: Помічник з адміністративних питань
Назва проекту: Фонд належного управління
Тип роботи: Консультант, повний робочий день
Місцезнаходження посади: Київ, Україна
Звітність кому: Директор країни
Оплата: Відповідно до ринкових ставок.
Орієнтовний LOE/термін: повна зайнятість, червень 2024 — березень 2025.
Громадянство: українська
мова Вимоги: українська, англійська
Кінцевий термін подачі заявок: Відкрито до заповнення
Інструкції щодо подачі заявок:

1. Супровідний лист є обов’язковим до розгляду. Супровідні листи мають ефективно узгоджувати ваші навички та досвід із конкретними посадовими обов’язками, викладеними в описі посади, демонструючи ваші здібності та ентузіазм щодо ролі, вашу щоденну гонорар і поточну доступність.
2. Натисніть посилання «Подати заявку зараз», щоб завантажити супровідний лист і CV (Curriculum Vitae).
3. Ми зв’яжемося лише з успішними кандидатами. Будь ласка, жодних телефонних дзвінків.

Alinea — це міжнародна консалтингова компанія з питань розвитку, яка надає технічний і управлінський досвід, який допомагає людям покращити своє життя. Ми працюємо з урядами, інвесторами, компаніями та спільнотами, щоб створити тривалі зміни. Маючи майже 40 річний досвід, Alinea успішно реалізувала понад 1000 проектів по всьому світу. alineainternational.com
Alinea International не стягує комісію на будь-якому етапі процесу набору та найму. Усі пропозиції працевлаштування чи можливості працевлаштування в Alinea International, які включають будь-яку форму запиту на оплату зборів або збирання інформації про банківські рахунки, є шахрайськими. Будь-які запити на такий платіж або інформацію слід відмовляти та повідомляти вашим місцевим правоохоронним органам для прийняття відповідних заходів, а також Alinea International.

Заява DEIAB Різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність:
У Alinea International ми цінуємо різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність у всьому, що ми робимо. Ми є роботодавцем із рівними можливостями, який виступає проти будь-яких форм дискримінації. Ми активно шукаємо та заохочуємо заявки від людей із різним походженням, усвідомлюючи, що інклюзивна робоча сила збагачує нашу організацію та досягає розумніших та інноваційніших результатів.

Захист:
Alinea захищає дітей і вразливих дорослих. У зв’язку з характером нашої роботи всі кандидати підлягатимуть належній перевірці та ретельній перевірці, якщо це необхідно.

Опис проекту:
Good Governance Fund – це проект технічної допомоги, який фінансується британським урядом. Підрозділ управління портфелем (PMU) — це керівна організація фонду, яка відповідає за оцінку потреб у підтримці та розробку проектів, які будуть фінансуватися через GGF. Наша робота охоплює широкий спектр реформ, починаючи від підтримки МСП і моделювання попиту/пропозиції електроенергії до побудови нового та привабливого середовища для інвесторів в Україні. Ми пропонуємо справді «погляд з вертольота» на українські реформи та перефокусуємоd наші зусилля щодо ініціатив відновлення після початку повномасштабної війни в Україні.

Про роботу:
Як адміністратор PMU, ви отримаєте шанс допомагати з проектами, спрямованими на відновлення в широкому діапазоні секторів. Перебуваючи в нашому офісі в Києві, ви надаватимете адміністративну підтримку команді менеджерів, дизайнерів проектів і партнерів-виконавців, які працюють у справді глобальній команді (4 часові пояси) в Україні, Великобританії та Канаді. Ми серйозно ставимося до безпеки нашого персоналу, тому адаптуємо нашу роботу до поточної ситуації з безпекою, яку ми постійно переглядаємо. Для молодшого професіонала це буде чудова можливість розпочати кар’єру в міжнародному розвитку та пізніше перейти на програмні ролі. Ми також пропонуємо сучасні офісні приміщення в центрі, конкурентоспроможний пакет компенсації, безкоштовну каву, а також велике місце для паркування.

Роль:
Ми шукаємо високомотивованого та організованого професіонала, щоб приєднатися до нашої команди на помічника з адміністрування. Ідеальний кандидат буде самостійним початківцем зі здатністю ефективно працювати в різних часових поясах і в міжкультурному середовищі. Надзвичайно вміючи працювати в невизначених умовах, ця людина забезпечить ясність та ефективну повсякденну операційну підтримку управління. Досвід управління фінансами на рівні офісу є перевагою. Підпорядковуючись безпосередньо директору країни, адміністративний помічник ГУП відповідатиме за забезпечення ефективної повсякденної адміністративної роботи проекту. Основні обов’язки включатимуть:

• Експертне керування кореспонденцією, планування та матеріально-технічне забезпечення для віртуальних зустрічей і заходів у багатьох країнах.
• Виконання обов’язків головного помічника директора країни, ведення його календаря, підготовка порядку денного та складання вичерпних записок до наради.
• Розробка високоякісних презентацій і матеріалів для оновлення проекту відповідно до правил брендингу (PPT, Canva тощо).
• Нагляд за адміністрацією місцевого офісу, включаючи закупівлю матеріалів, керування постачальниками та відстеження активів.
• Підтримка організованих систем керування файлами та робочих просторів для спільної роботи (SharePoint, MS Teams).
• Збір та узагальнення звітів про прогрес і ключових показників продуктивності з місцевих офісів (відстеження даних KPI).
• Координація матеріально-технічного забезпечення зустрічей, конференцій та інших заходів.
• Оформлення основної фінансової документації та ведення документації.
• Організація планів внутрішніх і міжнародних поїздок для персоналу.
• Оновлення та підтримка вмісту веб-сайту організації.

Необхідні кваліфікації:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, державного управління або спорідненої галузі.
• Носій української мови з професійним володінням письмовою та розмовною англійською мовою. Британська англійська буде вашою основною робочою мовою, а також робочою мовою клієнта.
• Мінімум 1+ рік досвіду адміністративного управління, бажано в міжнародній або мультикультурній обстановці, але ключовими є енергійність і стійкість.
• Проактивна проблема-вирішальне мислення з пильною увагою до деталей.
• Можливість роботи на місці в офісі в Києві.
• Перевірена здатність ефективно працювати з міжфункціональними командами в різних часових поясах і місцях.
• Виняткові організаційні та багатозадачні можливості.
• Сильні навички міжособистісного спілкування та професійна поведінка.
• Технічно підкований із досвідом роботи з пакетом MS Office, онлайн-інструментами для співпраці (Teams, Notion, Canva, PPT тощо) і платформами для віртуальних зустрічей.
• Базові знання про фінанси, бюджетування та процедури укладення контрактів, а також бажання навчатися.