адміністративний помічник в HGA

HGA — це відома нагороди фірма з архітектури, проектування, дизайну інтер’єру та планування, яка має можливість працювати на повний робочий день у нашому офісі у Вашингтоні, округ Колумбія, для помічника з адміністратора. Ця роль підтримує директорів і персонал і вимагає пристрасті до надання виняткових послуг внутрішнім і зовнішнім клієнтам. Ідеальний кандидат матиме серйозну адміністративну освіту або відповідні навички для виконання обов’язків, чудово планує час, уважний до деталей, слідкує за результатами та віддає перевагу збереженню позитивного ставлення та передбаченню потреб інших. Ця роль також забезпечує гостинну присутність на прийомі. Відкривайте та закривайте офіс щодня та підтримуйте охайну та професійну офісну атмосферу. Підтримуйте щоденне спілкування з керівниками команд, щоб визначити завдання, пріоритети та отримати роз’яснення, якщо це необхідно. Регулярно проводите інвентаризацію та замовляйте канцелярське приладдя та кава/кухонні приналежності за потреби. Професійно відповідайте на вхідні багатоканальні телефонні дзвінки, визначте мету дзвінка та передавайте дзвінок відповідному персоналу чи відділу. Зустрічайте гостей професійно, дружньо, гостинно, визначте суть справи та оголошуйте відвідувачів відповідного персоналу; переконайтеся, що в зоні прийому завжди тепло та гостинно. Сортуйте всю вхідну пошту та доставки та направляйте їх належним одержувачам. Підготуйте всю вихідну пошту та інші матеріали через FedEx, пошту США чи кур’єра. Надайте адміністративну підтримку проекту професіоналам із дизайну (записки, протоколи зустрічей, PowerPoints, замовлення на друк та інші результати проекту). Створюйте, форматуйте та перевіряйте нотатки, листування, звіти, презентації та інші документи, якщо це необхідно. Зберігайте конфіденційність і поводьтеся професійно. Виконуйте інші канцелярські обов’язки, такі як картотека, фотокопіювання, введення даних, вичитка, підготовка звітів про витрати та різноманітні інші проекти за призначенням. Планує та координує обід & Ознайомтеся з презентаціями у зовнішніх постачальників. Бажано диплом спеціаліста (A. A.) або еквівалент дворічного коледжу чи технічної школи; або відповідний досвід та/або навчання від шести місяців до одного року; або еквівалентне поєднання освіти та досвіду. Бажано 3-5 років попереднього досвіду роботи на ресепшені/комутаторі. Необхідно мати практичні знання продуктів Microsoft Office, включаючи Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Outlook. Знання принципів і практик обслуговування клієнтів зі здатністю надавати відмінне обслуговування клієнтів. Тверде розуміння основних адміністративних процесів і практик. Здатність бути на роботі вчасно та за розкладом, у той же час гнучким графіком, коли це необхідно. Здатність працювати в динамічному командному середовищі з різними характерами та стилями роботи, ефективно спілкуватися та взаємодіяти з усіма рівнями персоналу та зовнішніми контактами. Можливість друкувати 50 с/хв. (бажано) Здатність вивчати спеціалізовані комп’ютерні програми. Бажано досвід роботи з Adobe Suite (Acrobat Pro, InDesign, Photoshop, Illustrator); Переваги Newforma та Deltek Vision. Здатність працювати під тиском, зберігаючи самовладання, ефективно вирішуючи численні завдання та часті перерви. Здатність точно та своєчасно виконувати інструкції, акуратно організовувати та обробляти деталі та виконувати завдання до кінця. Здатність читати, писати та розуміти/інтерпретувати прості інструкції, коротке листування, пам’ятки, планові звіти, правила безпеки, експлуатацію та інструкції з технічного обслуговування та посібники з процедур. Сильні навички письмового та усного спілкування, включаючи розуміння та використання точної граматики та пунктуації. Здатність зберігати конфіденційність. Зазначений діапазон оплати праці відповідає географії офісу, для якого розміщено цю посаду. Фактична компенсація базуватиметься на досвіді роботи, освіті, ліцензійних вимогах та/або рівні кваліфікації та буде остаточно визначена під час пропозиції. Особи на цій посаді, які регулярно працюють більше 24 годин на тиждень, мають право брати участь у потужних програмах пільг HGA, які включають річну премію та програму бонусів за успіхи, гарантований внесок 401(k), оплачувану відпустку по догляду за дитиною, медичну, стоматологічну та плани страхування життя, а також PTO та короткострокові та довгострокові програми втрати працездатності. Діапазон зарплат від 53 490 до 69 300 доларів HGA — це місце, де ви можете працювати якнайкраще. Ми віримо, що міцний, ефектний дизайн є результатом глибокого розуміння людей і пристрастей, які надихають кожне унікальне середовище. Ми цінуємо емпатію, нас живить цікавість і підтримуємо наполегливу роботу, яка веде до інновацій. Не менш важливим є наше прагнення створити культуру інклюзивності та різноманітності, де ми заохочуємо вашу оригінальність, поважаємо потребу в гнучкості та балансі між роботою та особистим життям і надаємо можливості вашому бажаному кар’єрному росту. HGA — міждисциплінарна дизайнерська фірма, що отримала національні нагороди і працює в галузі архітектури та інженерії. Дізнайтеся більше про нас тут. EquityEquity — це жива частина того, хто ми є і що ми робимо в HGA. Наша мета полягає в тому, щоб переконатися, що кожен працівник привносить себе в роботу по-справжньому, відчуває причетність і співпрацює, щоб підтримувати один одного. Екологічний розвиток Ми прагнемо досягти цілей сталого розвитку наших клієнтів, а також кинути виклик нашій галузі. Ми прагнемо розвивати досвід і дослідження, щоб перейти від чистої нульової енергії до чистої позитивної енергії; від нейтрального впливу на здоров'я, безпеку та ресурси до позитивного. У міру зростання потреби та бажання сталого середовища зростає зосередженість на високоефективних будівлях із надійними даними, якими ми можемо поділитися з клієнтами та нашими проектними командами. Вимоги до заявки та інструкції. Натисніть «ЗАСТОСУВАТИ» вище та надішліть своє резюме. Розташування Вашингтон, округ Колумбія. Показати більше Показати менше Должностной рівень Молодой спеціаліст Тип зайнятості Полный рабочий день Должностные обязанности Административная деятельность Отрасли Архітектура і планування