адміністративний помічник в Alinea International

Посада:   адміністративний помічник
Назва проекту:  Фонд доброго врядування

Тип роботи:  консультант , повна зайнятість
Розташування посади:   Київ, Україна
Підпорядковується:  регіональному директору
Оплата праці:  Відповідно до ринкових ставок.
Орієнтовний LOE/термін:   Повний робочий день, червень 2024 – березень 2025.
Громадянство:   українська
мова Вимоги:   українська, англійська
Кінцевий термін подачі заявок:  Відкрито до заповнення
Інструкції щодо подачі заявок:

1. Супровідний лист є обов’язковим до розгляду. Супровідні листи мають ефективно узгоджувати ваші навички та досвід із конкретними посадовими обов’язками, викладеними в описі посади, демонструючи ваші здібності та ентузіазм щодо ролі, вашу щоденну гонорар і поточну доступність.
2. Клацніть посилання, щоб завантажити супровідний лист і резюме (Curriculum Vitae).
3. Ми зв'яжемося лише з успішними кандидатами. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

Alinea — це міжнародна консалтингова компанія з питань розвитку, яка надає технічний і управлінський досвід, який допомагає людям покращити своє життя. Ми працюємо з урядами, інвесторами, компаніями та спільнотами, щоб створити тривалі зміни. Маючи майже 40-річний досвід, Alinea успішно реалізувала понад 1000 проектів по всьому світу. alineainternational.com
Alinea International не стягує комісію на будь-якому етапі процесу набору та найму. Усі пропозиції про працевлаштування чи можливості працевлаштування в Alinea International, які включають будь-яку форму запиту на оплату гонорарів або збір інформації про банківські рахунки, є шахрайськими. Будь-які запити щодо такої оплати або інформації повинні бути відхилені та повідомлені місцевим правоохоронним органам для вжиття відповідних заходів, а також Alinea International.

Заява DEIAB Різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність: 
У Alinea International ми цінуємо різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність у всьому, що ми робимо. Ми є роботодавцем рівних можливостей, який протистоїть будь-яким формам дискримінації. Ми активно шукаємо та заохочуємо заявки від людей різного походження, усвідомлюючи, що інклюзивна робоча сила збагачує нашу організацію та досягає розумніших та інноваційніших результатів.

Захист:
Alinea прагне захищати дітей і вразливих дорослих. Зважаючи на характер нашої роботи, усі кандидати проходитимуть перевірку належної обачності та ретельні перевірки, якщо це необхідно.

Опис проекту:
Good Governance Fund – це проект технічної допомоги, який фінансується Урядом Великобританії. Відділ управління портфелем (PMU) — це керівна організація фонду, яка відповідає за оцінку потреб у підтримці та розробку проектів, які будуть фінансуватися через GGF. Наша робота охоплює широкий спектр реформ, починаючи від підтримки малого та середнього бізнесу та моделювання попиту/пропозиції електроенергії до створення нового та привабливого середовища для інвесторів в Україні. Ми пропонуємо справді «вертолітний погляд» на українські реформи та переорієнтували наші зусилля на ініціативи відновлення після початкуповномасштабної війни в Україні.

Про роботу:
Як адміністратор PMU ви отримаєте можливість допомогти з проектами, спрямованими на відновлення в багатьох секторах. Базуючись у нашому офісі в Києві, ви надаватимете адміністративну підтримку команді менеджерів, дизайнерів проектів і партнерів-виконавців, які працюють у дійсно глобальній команді (4 часові пояси) в Україні, Великобританії та Канаді. Ми серйозно ставимося до безпеки наших співробітників і тому адаптуємо наші методи роботи до поточної ситуації безпеки, яку ми постійно переглядаємо. Для молодшого спеціаліста це буде чудовою можливістю розпочати кар’єру в сфері міжнародного розвитку та пізніше перейти на програмні ролі. Ми також пропонуємо сучасні офісні приміщення в центрі міста, конкурентоспроможний компенсаційний пакет, безкоштовну каву, а також просторе місце для паркування.

Роль:
Ми шукаємо високовмотивованого та організованого професіонала, щоб приєднатися до нашої команди в якості адміністративного помічника. Ідеальний кандидат буде самостійним початківцем зі здатністю ефективно працювати в різних часових поясах і в міжкультурному середовищі. Ця особа, яка має надзвичайний досвід роботи в невизначених умовах, забезпечить ясність і ефективну повсякденну операційну підтримку. Досвід управління фінансами на рівні офісу є перевагою. Підпорядковуючись безпосередньо Директору країни, адміністративний помічник ГУП відповідатиме за забезпечення ефективної повсякденної адміністративної діяльності проекту. Основні обов’язки включатимуть:

• Експертне керування кореспонденцією, планування та матеріально-технічне забезпечення для віртуальних зустрічей і заходів у багатьох країнах.
• Виконання обов’язків головного помічника регіонального директора, ведення його календаря, підготовка порядку денного та складання вичерпних записок до наради.
• Розробка високоякісних презентацій та матеріалів для оновлення проекту відповідно до принципів брендингу (PPT, Canva тощо).
• Нагляд за адміністрацією місцевого офісу, включаючи закупівлю матеріалів, управління постачальниками та відстеження активів.
• Підтримка організованих систем керування файлами та робочих просторів для спільної роботи (SharePoint, MS Teams).
• Збір та узагальнення звітів про прогрес і ключових показників продуктивності з місцевих офісів (відстеження даних KPI).
• Координація матеріально-технічного забезпечення зустрічей, конференцій та інших заходів.
• Оформлення основної фінансової документації та ведення документації.
• Організація планів внутрішніх і міжнародних поїздок для персоналу.
• Оновлення та підтримка вмісту веб-сайту організації.

Необхідні кваліфікації:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, державного управління або суміжної галузі.
• Носій української мови з професійним володінням письмовою та розмовною англійською. Британська англійська буде вашою основною робочою мовою, а також робочою мовою клієнта.
• Мінімум 1+ рік досвіду адміністративного управління, бажано в міжнародному або багатокультурному середовищі, але енергійність і стійкість є ключовими.
• Проактивне мислення, орієнтоване на вирішення проблем із пильною увагою до деталей.
• Абілможливість працювати на місці в офісі в Києві.
• Перевірена здатність ефективно працювати з міжфункціональними командами в різних часових поясах і місцях.
• Виняткові організаційні та багатозадачні можливості.
• Сильні навички міжособистісного спілкування та професійна поведінка.
• Технічно підкований із досвідом роботи з пакетом MS Office, онлайн-інструментами для співпраці (Teams, Notion, Canva, PPT тощо) і платформами віртуальних зустрічей.
• Базові знання про фінанси, бюджетування та процедури укладення контрактів, а також бажання вчитися.