адміністративний помічник в Alinea International

Посада: адміністративний помічник
Назва проекту: Фонд належного управління
Тип роботи: консультант, повний час
Місцезнаходження: Київ, Україна
Підпорядковується: Директор країни
Винагорода: Порядок з ринковими ставками.
Орієнтовний LOE/час: повний робочий день, червень 2024 — березень 2025.
Громадянство: українське
Мовні вимоги: українська, англійська
Кінцевий термін подачі заявок: Відкрито до заповнення
Інструкції щодо подання заявок:

1. Супровідний лист є обов’язковим для розгляду. Супровідні листи мають ефективно узгоджувати ваші навички та досвід із конкретними посадовими обов’язками, викладеними в описі посади, демонструючи ваші здібності та ентузіазм щодо ролі, вашу щоденну гонорар і поточну доступність.
2. Натисніть «Подати заявку», щоб завантажити супровідний лист і резюме (біографію).
3. Зв’яжеться з успішними кандидатами . Без телефонних дзвінків, будь ласка.

Alinea – це міжнародна консалтингова компанія з питань розвитку, яка надає технічний і управлінський досвід, який допомагає людям покращити своє життя. Ми працюємо з урядами, інвесторами, компаніями та спільнотами, щоб створити тривалі зміни. Маючи майже 40 річний досвід, Alinea успішно реалізувала понад 1000 проектів по всьому світу. alineainternational.com
Alinea International не стягує комісію на будь-якому етапі процесу набору та найму. Усі пропозиції працевлаштування чи можливості працевлаштування в Alinea International, які включають будь-яку форму запиту на оплату зборів або збирання інформації про банківські рахунки, є шахрайськими. Будь-які запити на такий платіж або інформацію слід відмовляти та повідомляти вашим місцевим правоохоронним органам для вжиття відповідних заходів, а також Alinea International.

Заява DEIAB щодо різноманітності, справедливості, включеності, доступності та приналежності:
У Alinea International ми цінуємо різноманітність, справедливість, інклюзивність, доступність і приналежність у всьому, що ми робимо. Ми є роботодавцем із рівними можливостями, який виступає проти будь-яких форм дискримінації. Ми активно шукаємо та заохочуємо заявки від людей із різним походженням, усвідомлюючи, що інклюзивна робоча сила збагачує нашу організацію та досягає розумніших та інноваційніших результатів.

Захист:
Alinea віддана для захисту дітей і вразливих дорослих. У зв’язку з характером нашої роботи, усі кандидати підлягатимуть перевіркам належної обачності та детальній перевірці довідки, де це доцільно.

Опис проекту:
Фонд належного врядування – проект технічної допомоги, що фінансується Урядом Великобританії. Підрозділ управління портфелем (PMU) — це керівна організація фонду, яка відповідає за оцінку потреб у підтримці та розробку проектів, які будуть фінансуватися через GGF. Наша робота охоплює широкий спектр реформ, починаючи від підтримки МСП і моделювання попиту/пропозиції електроенергії до побудови нового та привабливого середовища для інвесторів в Україні. Ми пропонуємо справді «спіраль».opter view» українських реформ і переорієнтували наші зусилля на ініціативи щодо відновлення після початку повномасштабної війни в Україні.

Про роботу:
Як адміністратор PMU, ви отримаєте шанс допомагати з проектами, спрямованими на відновлення в широкому діапазоні секторів. Перебуваючи в нашому офісі в Києві, ви надаватимете адміністративну підтримку команді менеджерів, дизайнерів проектів і партнерів-виконавців, які працюють у справді глобальній команді (4 часові пояси) в Україні, Великобританії та Канаді. Ми серйозно ставимося до безпеки нашого персоналу, тому адаптуємо нашу роботу до поточної ситуації з безпекою, яку ми постійно переглядаємо. Для молодшого професіонала це буде чудова можливість розпочати кар’єру в міжнародному розвитку та пізніше перейти на програмні ролі. Ми також пропонуємо сучасні офісні приміщення в центрі міста, конкурентоспроможний компенсаційний пакет, безкоштовну каву, а також велике місце для паркування.

Роль:
Ми шукаємо високо мотивованих і організованого професіонала, який приєднається до нашої команди в якості помічника з адміністратора. Ідеальний кандидат буде самостійним початківцем зі здатністю ефективно працювати в різних часових поясах і в міжкультурному середовищі. Надзвичайно вміючи працювати в невизначених умовах, ця людина забезпечить ясність та ефективну повсякденну операційну підтримку управління. Досвід управління фінансами на рівні офісу є перевагою. Підпорядковуючись безпосередньо директору країни, адміністративний помічник ГУП відповідатиме за забезпечення ефективної повсякденної адміністративної роботи проекту. Основні обов’язки включатимуть:

• кваліфіковане керування листуванням, планування та матеріально-технічне забезпечення віртуальних зустрічей і подій у багатьох країнах.
• виконання як головного помічника директора країни, підтримання його календар, підготовка порядку денного та складання вичерпних нотаток до наради.
• Розробка високоякісних презентацій та оновлених матеріалів про проект, дотримуючись правил брендингу (PPT, Canva тощо).
• Контроль за місцевими адміністрування офісу, включаючи закупівлю матеріалів, керування постачальниками та відстеження активів.
• Підтримка організованих систем керування файлами та спільних робочих просторів (SharePoint, MS Teams).
• Збір і узагальнення звітів про хід і ключові показники ефективності від місцевих офісів (відстеження даних KPI).
• Координація матеріально-технічних заходів для зустрічей, конференцій та інших заходів.
• Обробка основної фінансової документації та ведення записів.
• Складання планів внутрішніх і міжнародних поїздок для персоналу.
• Оновлення та підтримка вмісту веб-сайту організації.

Необхідна кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, державного управління або спорідненої галузі.
• Носій української мови з професійним володінням письмовою та усною англійською. Британська англійська буде вашою основною робочою мовою, а також робочою мовою клієнта.
• Мінімум 1+ рік досвіду адміністративного управління, бажано в міжнародній або мультикультурній обстановці, але енергійність і стійкість — це ключ.
• Proактивне мислення щодо вирішення проблем із пильною увагою до деталей.
• Можливість працювати на місці в розташуванні київського офісу.
• Доведена здатність ефективно працювати з міжфункціональними командами протягом кількох часів зони та розташування.
• Виняткові організаційні та багатозадачні можливості.
• Сильні навички міжособистісного спілкування та професійна поведінка.
• Технічно підкований із досвідом роботи з пакетом MS Office, онлайн-співпраця інструменти (Teams, Notion, Canva, PPT тощо) і платформи для віртуальних зустрічей.
• Базові знання про фінанси, бюджетування та процедури укладення контрактів і бажання вчитися.