Адміністративний співробітник SC-6 в United Nations World Food Programme

Всесвітня продовольча програма (ВПП ООН) - це гуманітарна організація ООН, яка надає продовольчу допомогу у вигляді грошової допомоги, сертифікатів або продуктів харчування громадам, що постраждали від війни. У своїй діяльності ВПП керується гуманітарними принципами нейтралітету, неупередженості, гуманності та незалежності. Спираючись на пристрасть, відданість та професіоналізм наших 24 000 співробітників по всьому світу, Всесвітня продовольча програма (ВПП) працює в понад 123 країнах і територіях, щоб доставляти життєво необхідну їжу людям, які залишилися переміщеними внаслідок конфлікту та знедоленими внаслідок катастроф. Крім того, ВПП допомагає окремим особам і громадам знайти кардинальні рішення для багатьох проблем, з якими вони стикаються, будуючи краще майбутнє. 

To be considered, you are invited to apply via WFP’s recruitment portal

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability. 

•  Vacancy Announcement n°: JR108736
•  Job Title: Administrative Associate
• Type of Contract: Service Contract, SC6
•  Unit / Division: Management Services/ WFP Ukraine
•  Duty Station: Odesa
•  Duration: 12 months (renewable)
•  Closing date: 16 January 2024, midnight (Central European Time)

ПРО WFP

Всесвітня продовольча програма — це найбільша в світі гуманітарна організація, яка рятує життя в надзвичайних ситуаціях і використовує продовольчу допомогу, щоб побудувати шлях до миру, стабільності та процвітання для людей, які оговтуються від конфліктів, катастроф і наслідків зміни клімату.

У ВПП люди є центром усього, що ми робимо, і бачення майбутньої робочої сили ВПП полягає у різноманітних, відданих, кваліфікованих і високоефективних командах, відібраних за заслугами, які працюють у здоровому та інклюзивне робоче середовище, дотримання цінностей ВПП (чесність, співпраця, відданість, людяність та інклюзивність) і робота з партнерами, щоб врятувати та змінити життя цих ВПП подає.

Чому працювати з нами?

Війна в Україні мала драматичні наслідки як для людей всередині країни, так і для тих, хто в усьому світі залежить від її величезних поставок зерна. Вона завдає невимовних страждань цивільному населенню, витісняє сім’ї та порушує ланцюжки постачання Це спричинило одне з найшвидших вимушених переміщень населення з часів Другої світової війни Багато з них втратили свої будинки та засоби до існування, тому що через бойові дії перервано виробництво продуктів харчування, багато сімей на сході та півдні не мають надійного доступу до поживної їжі. -вага: 400; font-style: normal">WFP використовує гнучке поєднання продовольчої та грошової допомоги для підтримки громад, які постраждали від війни, де б вони не були. Це включає роботу з місцевими партнерами для розподілу продовольчих пайків у районах поблизу лінії фронту та надання грошових переказів, де б люди не мали З березня 2022 року Всесвітня продовольча програма розповсюдила продовольчу та грошову допомогу, еквівалентну 2,4 мільярдам обідів, для переміщених та постраждалих сімей. війною, співпрацюючи безпосередньо з місцевими силами реагування.

• ВПП є лауреатом Нобелівської премії миру 2020 року.
•  WFP пропонує інклюзивне, різноманітне та мультикультурне робоче середовище.
•  ВПП інвестує в особистий і професійний розвиток своїх співробітників за допомогою ряду тренінгів, акредитації, тренінгів, наставництва та інших програм, а також за допомогою можливостей внутрішньої мобільності.
•  Кар’єрний шлях у WFP надає захоплюючу можливість працювати в різних країнах, регіональних і глобальних офісах по всьому світу, а також з пристрасними колегами, які невпинно працюють над тим, щоб ефективна гуманітарна допомога досягала мільйонів людей по всьому світу .

Хоw чи можете ви змінити ситуацію?

Під безпосереднім керівництвом служби управління (адміністрування) та фінансового спеціаліста на призначеному місце чергування та технічне керівництво командою управлінських послуг у Києві. Співробітник управлінських послуг відповідатиме за:

1. Відстежуйте потреби в ресурсах у зоні відповідальності (створення мікрозамовлень на купівлю невеликої вартості (MPO) до 5000 доларів США, подорожі, управління подіями тощо) і допомагайте у визначенні нових вимог для сприяння ефективності та рентабельності операцій і послуг.

2. Відповідає за надання таких послуг, як подорожі, управління подіями та MPO, ініціювання запитів цінових пропозицій для мікрозамовлень на закупівлю невеликої вартості тощо, виступає в якості альтернативи для діяльності, пов’язаної з управлінням автопарком, активами та об’єктами, і повідомляє керівнику про будь-які розбіжності. для послідовного та своєчасного надання послуг, щоб забезпечити безпечне та комфортне робоче середовище для персоналу ВПП.

3. Підтримуйте створення різноманітних даних і готуйте звіти, щоб сприяти наданню точної інформації для прийняття обґрунтованих рішень, а також підтримувати ефективне та своєчасне управління ресурсами WFP.

4. Сприяти плануванню, моніторингу та обробці адміністративних дій, пов’язаних із закупівлями, фінансами, людськими ресурсами тощо, включаючи контракти із зовнішніми постачальниками для забезпечення всіх даних точно та вчасно реєструється, обробляється в корпоративних системах WFP і вирішуються будь-які операційні проблеми.

5. Перегляньте та рекомендуйте вдосконалення процесів служб управління, підтримуючи впровадження та дотримання стандартних операційних процедур для постійного вдосконалення послуг у зоні відповідальності.

6. Відповідайте на низку запитів, пов’язаних із наданням послуг керування для підтримки вирішення щоденних проблем.

7. Координуйте діяльність команди та підрозділу, включно з тими, які підпорядковуються безпосередньо вам, щоб забезпечити досягнення індивідуальних і командних цілей згідно з усіма відповідними правилами, політиками та процедурами, а також планом ефективності.

8. Забезпечте навчання та настанови для персоналу щодо тлумачення адміністративних процедур, політик, процесів і використання корпоративних систем, щоб забезпечити узгодженість та ефективність послуг, що надаються всім клієнтам.

9. Сприяти річним організаційним планам, підготовці бюджету та планам закупівель відповідно до фінансових процедур і політики ВПП.

10. Сприяти підготовці міжвідомчих ініціативтакі заходи, як загальні приміщення та трансферні послуги в рамках реформи ООН для підтримки досягнення економії коштів і підвищення якості послуг.

11. Спілкуйтеся з іншими функціями та сторонніми підрядниками, проконсультувавшись із керівником, щоб забезпечити ефективне надання послуг.

12. Дійте в якості координатора подорожей в офісі, ініціюйте та завершуйте організацію транспорту та розміщення, включаючи підготовку дозволів на поїздки та бронювання готелів.

13. Надавати адміністративну підтримку конференціям, семінарам, ретритам.

14. Використовуйте цифрові інструменти та технологічні додатки для покращення робочих методів і обслуговування клієнтів, а також ефективного впровадження нових технологій, які впроваджуються на робочому місці.

15. Обслуговуйте канцелярські товари, керуйте ними та розподіляйте канцелярські товари відповідно до запитів персоналу за допомогою інструмента Global Management Service.

16. Ведення записів щодо управління активами , підготовка звітів та проведення щорічного фізичного підрахунку та звітування про активи.

17. Ведення та зберігати дані, файли, систему передачі, конфіденційні матеріали та записи про діяльність, пов’язану зі сферами відповідальності.

18. Виконувати інші пов’язані обов’язки за призначенням безпосереднього керівника.

 Щоб приєднатися до нас у порятунку життів, зміні їх, ви мати: 

Освіту: Завершення середньої освіти. Сертифікат про вищу освіту в адміністративній або суміжній сфері. 

 Досвід: шість (06) або більше років прогресивно відповідального досвіду роботи на посаді адміністрації або в іншій суміжній сфері. Післясередня освіта може компенсувати кілька років досвіду. Наприклад, ви вважатиметеся відповідним, якщо у вас є: 

• три (3) роки досвіду роботи в поєднання з ступенем магістра; 

• Чотири (4) роки досвіду роботи в поєднанні зі ступенем бакалавра. 

 Знання та Навички: 

Ідеальний кандидат має володіти:

• підтримкою бізнесу Послуги та звітність: застосовує потужну здатність визначати вимоги на рівні країни та розробляти орієнтовані на клієнта рішення та плани дій. Повідомляє результати, отримані на основі даних, у дуже ефектний спосіб, адаптований до аудиторії.
• Internal Контроль і управління ризиками: використовує розуміння підходів до управління ризиками та внутрішнього контролю для моніторингу проектів і програм для підтвердження відповідності нормативним вимогам, забезпечення цілісності даних і задоволеності клієнтів.
• Управління ресурсами: відстежує тенденції у кадровому забезпеченні та використанні ресурсів щоб передбачити й передати потенційні проблеми керівникам програм і ключовим клієнтам.
• Спеціалізовані знання з адміністрування Послуги: демонструє широкі або спеціальні знання найкращих практик адміністрування, методів і процесів, а також добре володіє стандартами, процесами та інфраструктурою ВПП у зоні відповідальності; застосовує це, щоб забезпечити надання ефективних і результативних адміністративних послуг.
• Орієнтованість на клієнта: відстежує та контролює адміністративну роботу відповідно до встановлених стандартів і протоколів для бездоганного обслуговування. Забезпечує виявлення та вирішення проблем клієнтів.

Бажано, щоб ідеальний кандидат міг:

Мова: Вільне володіння (рівень C) англійською та українською мовами. 

 Перш ніж подати заявку ...

WFP шукає кандидатів із високою чесністю та професіоналізмом, які поділяють наші гуманітарні принципи. Усі рішення щодо працевлаштування приймаються на основі організаційних потреб, вимог до роботи, заслуг та індивідуальних кваліфікацій. ВПП прагне забезпечити інклюзивне робоче середовище, вільне від сексуальної експлуатації та насильства, усіх форм дискримінації, будь-якого виду переслідувань, сексуальних домагань і зловживання владою. Таким чином, усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій та репутації.

Ми прагнемо досягти паритету та включення до наших команд в Україні. WFP заохочує жінок-кандидатів та людей з обмеженими можливостями подавати заявки.

WFP прагне до доступного, інклюзивного процесу найму. Зв’яжіться з нами за номером [email protected], щоб порадити нам про будь-які ваші запити щодо розумного пристосування або доступності, пов’язані з інвалідністю. Член команди розумного пристосування зв’яжеться з вами, щоб конфіденційно обговорити ваші потреби.

Членам Консультативного комітету ООН з адміністративних і бюджетних питань (ACABQ), Inte не буде запропоновано жодних призначеньНаціональна комісія з питань державної служби (ICSC), Фінансовий комітет ФАО, Зовнішній аудитор ВПП, Комітет з аудиту ВПП, Об’єднана інспекційна група (JIU) та інші подібні органи в системі Організації Об’єднаних Націй, які мають наглядові обов’язки за ВПП, як під час їх служби, так і протягом трьох років після припинення цієї служби.

Як подати заявку

Щоб взяти участь у розгляді, вам пропонується подати заявку через портал найму WFP.

Резюме та супровідний лист повинні бути подані англійською мовою.

Лише ті, хто входить до короткого списку з вами зв’яжуться для подальших кроків нашого процесу найму.

Ми також заохочуємо вас створити свій профіль кандидата та налаштувати роботу в WFP сповіщення, щоб дізнатися більше про всі доступні можливості приєднатися до нас і змінити життя людей, яких ми обслуговуємо.