Фахівець/-чиня з адміністрування та кадрів (Admin/HR/Training Officer) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

The HR/Admin/Training Officer is responsible for managing all administrative and human resource matters for the ACTED as well as organizing and conducting trainings, workshops for ACTED staff all over Ukraine. 

Responsibilities

Trainings management

• Organize and conduct trainings and workshops according to the Year Training Plan and by request of the stakeholders; 
• Facilitate the development of staff orientation materials, trainings systems etc.;
• Ensuring all staff understand Acted’s Code of Conduct and Organizational Policies, including providing relevant trainings to staff on these topics
• Maintain a training record for all staff, including all key information about the training provided and when – if applicable – any refresher training should be concluded.
• Participate in identifying training gaps for the relevant staff and support on the sourcing of relevant training materials.

Staff follow up

• Collect required forms/documents on a monthly basis and in a timely manner (and follow up directly where such forms/documents are not provided) – this includes all requisite documentation required for the timely payment of temporary / casual staff.
• Ensure that all required forms/documents are correctly filed and maintained securely in the area office in hard copy and in a digital format, meaning all staff records are kept up to date monthly.
• Ensure that all digital files are accurate and up to date and ready for processing; to ensure the payment of salaries and the reimbursement of expenses can be actioned on time each month.
• Maintain vacation and sick leave follow-up table and other required HR databases.
• Contribute to the accurate and timely updates of the central HR Directory.
• Contracts records keeping and accurate tracking.

 Capacity Development & promoting staff welfare 

• Ensure that staff appraisals are conducted on time and in a meaningful manner, in accordance with ACTED policies.
• Maintain a file of appraisal due dates and provide advance notice to Area Coordination (and the relevant technical manager, where applicable) of the date by which appraisals are due for all staff.

 Reporting and support on other HR activities 

• Prepare monthly HR reports using ACTED standard templates and according to ACTED policies.
• Prepare draft terms of рекомендації щодо нових посад у територіальній команді, щоб підтримувати плавний прийом на роботу та укладення контрактів з новим персоналом. 
• За запитом підтримка в управлінні скаргами чи іншими скаргами персоналу, завжди діючи з повагою та конфіденційністю.
• За запитом підготуйте адміністративні документи для підтримки персоналу в польових місіях за межами Києва.
• Надайте іншу адміністративну та кадрову підтримку за обґрунтованим запитом старшого менеджера з персоналу та адміністратора.

 Досвід і навички 

• Відповідний ступінь і 2+ роки професійного досвіду роботи в кадровій сфері в Україні (включаючи значний досвід у тренінгах).
• Університетська освіта з управління людськими ресурсами буде вважатися перевагою.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи в гуманітарній сфері та/або секторі розвитку (бажано).
• Доведена здатність працювати автономно та проявляти ініціативу в розвитку та виконання завдань, орієнтованих на добробут персоналу та розвиток потенціалу персоналу;
• Доведене вміння працювати в Microsoft Excel, Word і Outlook.
• Вільне володіння українською та робоче знання розмовної та письмової англійської мови є обов’язковим (і буде оцінено за допомогою співбесіди).
• Мотивація працювати як частина командної роботи в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати до дедлайни;
• Бажання подорожувати до інших польових офісів ACTED/IMPACT.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

– Офіційне працевлаштування;

– Регулярний перегляд заробітної плати;

– 28 календарних днів річної відпустки;

– 3 додаткові відпустки на рік відповідно до внутрішніх політик; normal">– Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) відповідно до внутрішніх політик;

– Віддалено 2 дні на тиждень відповідно до внутрішніх політик;

– Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;

– Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступний чай та кава;

– Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;

– Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;

– Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;

– Перспективи кар’єрного зростання.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”