Асистент/-ка з адміністрування та кадрів (Admin/HR Assistant North) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

The Area North HR/Admin Assistant is responsible for managing all administrative and human resource matters for the ACTED Area North team, based in the Kyiv office.

Responsibilities 

1. Onboard new staff and promote and implement ACTED’s code of conduct

• Ensure all HR procedures are implemented according to:
  1. ACTED guidelines and standards;
  2. Minimum standards established by Ukrainian labour law and other relevant legislation.
• Act as a focal point in the induction of new staffin the Area North team, including:
  1. Ensuring all new staff understand ACTED’s code of conduct and core policies, including providing relevant training to staff on these topics;
  2. Ensuring all administrative documents have been properly completed and received by ACTED HR and that all personnel folders are complete;
  3. Ensuring all new staffs have:
     • correctly completed the ID request forms and received an ACTED ID card as soon as possible after arrival; 
     • received an ACTED email address and have access to Teams and Sharepoint;
     • received ACTED issued IT equipment, including a monthly data allowance and understand that these should be used only in connection with ACTED activities and for proper purposes,
• Provider regular refresher training to existing staff on ACTED’s code of conduct and core policies, ensuring these inform and guide all aspects of the Area North team’s daily works.
• Upon request of the Area Coordinator, prepare guidance documents, memorandums or training materials for Area North staff to ensure compliance with ACTED’s policies and all relevant local Ukrainian law considerations.

2. Staff follow up

• Collect attendance sheets, leave request forms and other required forms from the Area North team on a monthly basis and in a timely manner (and follow up directly where such documentation is not provided) – this includes all requisite documentation required for the timely payment of temporary / casual staff for services provided in the previous month.
• Ensure that attendance sheets, leave request forms and other required documentation are correctly filed and maintained securely in the area office in hard copy and in a digital format, meaning all staff records are kept up to date monthly.
• Ensure that all digital files are accurate and up to dateзавчасно передавати Capital HR і / Capital Finance для обробки, а також нести відповідальність за своєчасну перевірку відсутньої інформації, щоб забезпечити виплату зарплат і відшкодування витрат вчасно щомісяця.
• Підтримуйте таблицю відпусток і лікарняних для всіх регіональних співробітників, а також записуйте робочі місця всіх співробітників Area North для підтримки в разі інциденту безпеки.
• Сприяти точному і своєчасне оновлення центрального довідника кадрів, включаючи регулярне підтвердження точності інформації, наданої в довіднику, з усіма співробітниками регіону Північ.
• Вести облік дат закінчення контракту та надавати завчасне повідомлення регіональному координаційному відділу закінчення терміну дії існуючих контрактів, щоб наступні кроки можна було спланувати у відповідний час і підготувати зміни до контракту на запит територіальної координації.
• Створити та підтримувати базу даних (за регіоном Північна область) тимчасового персоналу, найнятого ACTED та їхні відповідні набори навичок, підтримуючи швидке призначення такого персоналу, якщо це буде потрібно для майбутніх проектів.

 3. Захист особистих, конфіденційних і конфіденційних даних

• Переконайтеся, що лише уповноважені особи мають доступ до папок персоналу відділу кадрів, і постійно зберігайте вміст цих папок у конфіденційній формі;
• дотримуйтеся Політики захисту даних ACTED у всіх аспектах робочого дня співробітника відділу кадрів виконувати повсякденну роботу та вимагати, щоб інші члени команди також керували всіма особистими даними – внутрішніми чи зовнішніми – відповідно до політики ACTED (включно із застосуванням захисту паролем до файлів, що містять особисті дані).

4. Розвиток потенціалу та сприяння добробуту персоналу

• Переконайтеся, що оцінювання персоналу проводиться вчасно та змістовно відповідно до політики ACTED.
• Підтримуйте файл термінів оцінювання і завчасно сповістити регіональну координацію (і відповідного технічного менеджера, якщо це можливо) про дату, до якої має бути проведено оцінювання для всього персоналу.
• Вести записи про навчання для всього персоналу зони North, включаючи всю ключову інформацію про проведене навчання та коли – якщо це застосовно – слід завершити будь-який курс підвищення кваліфікації.
• За допомогою регіональної координації визначте прогалини в навчанні для відповідного персоналу регіону Північ і підтримку щодо пошуку відповідних навчальних матеріалів (включаючи безкоштовні онлайн-ресурси). які загальнодоступні для спільноти НУО).

5. Звітування та підтримка щодо іншої діяльності з управління персоналом

• Готуйте щомісячні звіти з питань управління персоналом за допомогою стандартних шаблонів ACTED і відповідно до політики ACTED.
• На запит територіального координатора підготуйте проект технічного завдання для нові посади в команді Area North, щоб підтримувати безперебійний прийом на роботу та укладення контрактів з новим персоналом. 
• За запитом територіального координатора та/або старшого менеджера з персоналу та адміністратора, підтримка в управлінні питаннями скарг або інших скарг персоналу, завжди діючи з повагою та конфіденційністю.
• li>На запит територіального координатора підготувати адміністративні документи для підтримки персоналу в польових місіях за межами Києва.
• Пров.будь-яка інша адміністративна та кадрова підтримка за обґрунтованим запитом територіального координатора та/або старшого менеджера з персоналу та адміністратора.

 Досвід і навички 

• Відповідний ступінь та 2+ роки професійного досвіду роботи в кадровій сфері в Україні (включаючи хороше розуміння українського трудового законодавства).
• Університетська освіта з управління персоналом буде вважатися перевагою.
• На принаймні 1 рік досвіду роботи в гуманітарному секторі та/або секторі розвитку (бажано).
• Доведена здатність працювати автономно та проявляти ініціативу в розробці та виконанні завдань, орієнтованих на добробут персоналу та розвиток потенціалу персоналу;< /li>
• Доведене вміння працювати в Microsoft Excel, Word і Outlook.
• Потрібне вільне володіння українською мовою та робоче знання розмовної та письмової англійської мови (оцінюватиметься під час співбесіди).
• Мотивація працювати як частина командної роботи в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати в стислі терміни;
• Бажання їздити до інших польових офісів ACTED/IMPACT.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які проходять військову службу, повинні надати оновлені військово-облікові документи під час працевлаштування

Умови:

• Офіційні працевлаштування відповідно до законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 місяців роботи з ACTED.

_____________________________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс правил поведінки та пов’язаної з ними політики, як частини їхнього трудового контракту, може призвести до звільнення.»