Асистент/-ка з адміністрування та кадрів (Admin/HR Assistant) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

The Area HR/Admin Assistant is responsible for managing all administrative and human resource matters for the ACTED Area Southeast team, based in the Dnipro office.

Responsibilities 

1. Onboard new staff and promote and implement ACTED’s code of conduct

• Ensure all HR procedures are implemented according to:
  1. ACTED guidelines and standards;
  2. Minimum standards established by Ukrainian labour law and other relevant legislation.
• Act as a focal point in the induction of new staff in the Area Southeast team, including:
  1. Ensuring all new staff understand ACTED’s code of conduct and core policies, including providing relevant training to staff on these topics;
  2. Ensuring all administrative documents have been properly completed and received by ACTED HR and that all personnel folders are complete;
  3. Ensuring all new staffs have:
     • correctly completed the ID request forms and received an ACTED ID card as soon as possible after arrival; 
     • received an ACTED email address and have access to Teams and Sharepoint;
     • received ACTED issued IT equipment, including a monthly data allowance and understand that these should be used only in connection with ACTED activities and for proper purposes,
• Provider regular refresher training to existing staff on ACTED’s code of conduct and core policies, ensuring these inform and guide all aspects of the Area Southeast team’s daily works.

2. Staff follow up

• Збирайте табелі відвідуваності, залишайте форми запитів та інші необхідні форми команді Area North щомісяця та вчасно (і звертайтеся безпосередньо, якщо такої документації не надано) – це включає всю необхідну документацію, необхідну для своєчасної оплати послуг тимчасового/позаштатного персоналу за послуги, надані в попередньому місяці.
• Забезпечити що табелі відвідуваності, форми заявок на відпустку та інша необхідна документація правильно заповнена та надійно зберігається в регіональному офісі в друкованому та цифровому форматі, тобто всі облікові записи персоналу оновлюються щомісяця.
• Переконайтеся, що всі цифрові файли точні та актуальні перед тим, як надати Capital HR та / Capital Finance для обробки, і відповідайте за своєчасне подальше вирішення відсутньої інформації. забезпечте, щоб виплата заробітної плати та відшкодування витрат здійснювалися вчасно щомісяця.
• Ведьте таблицю відпусток і лікарняних для всіх регіональних співробітників, а також записуйте робочі місця всього персоналу Південно-Східного району, щоб підтримувати їх у разі інциденту з безпекою.
• Сприяти точному та своєчасному оновленню центральної інформації Кадровий довідник, включаючи регулярне підтвердження точності інформації, наданої в довіднику, з усім персоналом південно-східного району.
• Вести облік дат закінчення контрактів і завчасно повідомляти регіональну координацію про закінчення існуючих контрактів, щоб наступні кроки можна було спланувати у відповідний час і підготувати поправки до контракту на запит регіону Координація.
• Створити та підтримувати базу даних (за південно-східною територією) тимчасового персоналу, найнятого ACTED, та їхніх відповідних навичок, підтримуючи швидке призначення такого персоналу за потреби для майбутніх проектів.

 3. Захист особистих, конфіденційних і конфіденційних даних

• Переконайтеся, що лише уповноважені особи мають доступ до кадрових папок та постійно зберігайте вміст цих папок у конфіденційній формі;
• дотримуйтеся Політики захисту даних ACTED у всіх аспектах повсякденної роботи спеціаліста з кадрів і вимагайте, щоб інші члени команди також керували всіма особистими дані (внутрішні чи зовнішні) відповідно до політики ACTED (включно із застосуванням захисту паролем до файлів, що містять особисті дані).

4. Розвиток потенціалу та сприяння добробуту персоналу

• Переконайтеся, що оцінювання персоналу проводиться вчасно та змістовно відповідно до політики ACTED.
• Ведьте файл термінів оцінювання та завчасно сповіщайте регіональну координацію (і відповідного технічного менеджера, якщо це можливо) про дату by які оцінки необхідно пройти для всього персоналу.
• Вести записи про навчання для всього персоналу південно-східного регіону, включаючи всю ключову інформацію про надане навчання та коли, якщо це можливо, слід завершити будь-яке підвищення кваліфікації.
• З координацією регіону визначте прогалини в навчанні для відповідного персоналу південно-східного регіону та підтримку щодо джерел відповідного навчання матеріали (включаючи безкоштовні онлайн-ресурси, загальнодоступні для спільноти НУО).

5. Звітування та підтримка щодо іншої діяльності відділу кадрів

• Готуйте щомісячні звіти відділу кадрів, використовуючи стандартні шаблони ACTED і згідно з правилами ACTED.
• На запит територіального координатора підготуйте проект технічного завдання для нових посад у південно-східному регіоні команди, щоб підтримувати плавний прийом на роботу та укладення контрактів з новим персоналом. 
• На прохання територіального координатора та/або старшого спеціаліста з кадрів та адміністратора, підтримка в управлінні питаннями скарг або інших скарг персоналу, завжди діючи з повагою та конфіденційністю.
• На прохання територіального координатора, підготувати адміністративні документи для підтримки персоналу в польових місіях до місця за межами Дніпра.
• Надавати іншу адміністративну та кадрову підтримку за обґрунтованим запитом територіального координатора та/або старшого спеціаліста з кадрів та адміністратора.

 Досвід і навички 

• Відповідна освіта та 2+ роки професійного досвіду роботи в кадровій сфері в Україні (включаючи добре розуміння українського трудового законодавства).
• Вища освіта з управління персоналом буде вважатися перевагою.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи в гуманітарній та/або сектор розвитку (бажано).
• Доведена здатність працювати автономно та проявляти ініціативу в розробці та виконанні завдань, орієнтованих на добробут та розвиток персоналу;
• Доведена здатність працювати в Microsoft Excel, Word та Outlook.
• Вільне володіння українською та розмовне і письмова англійська є обов’язковою (і буде оцінюватися під час співбесіди).
• Мотивація працювати як частина командної роботи в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати в стислі терміни;
• Бажання подорожувати до інших місцевих офісів ACTED/IMPACT.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

"ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”