Підзвітність Старший офіцер в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

The Accountability Officer contributes to improving the quality of ACTED programming through the accurate registration and timely follow up of any feedback/complaints formulated as part of ACTED’s Complaints and Response Mechanism (AFM). He/she also contributes to the development and dissemination of appropriate CRM messaging and communication strategies. The Accountability Officer will need to be neutral and establish mechanisms that are based on ACTED procedures and reflect the highest integrity standards, which (non)-beneficiaries can trust. 

Objectives

Establish and ensure the effective functioning of the Beneficiary Complaints and Response Mechanism (AFM) in line with ACTED standard procedures, to enhance the trust and confidence of beneficiaries, identify areas of our work which need to be improved and ensure that ACTED learns from the feedback provided through this process. Built the capacity of Accountability staff and program staff on Accountability to Affected Populations best practices and guides the implementation of country AFM strategy across all project areas.

1. Identification and deployment of a range of available, accessible, relevant and appropriate communication means

1.1. Develop SOP’s for assessments of communities’ preferred means to submit complaints / feedback with ACTED;

1.2. Ensure the AFM offers as many communication means as possible, while taking into account the specificities of the local context and culture, as well as the type and resources of the project, beneficiaries’ specificities, vulnerabilities and preferences, etc.;

1.3. Ensure all communication means guarantee total confidentiality of the information shared, in order to protect the privacy and safety of the complainant, the subject of complaint and other witnesses;

2. Promotion of the CRM

2.1. Participate in kick-off and close-out meetings to promote the AFM and present the project AFM implementation strategy; 

2.2. Develop project-specific strategies to provide beneficiaries, communities and stakeholders with readily available information on the AFM throughout the project cycle, notably including a clear repartition of tasks between MEAL and Project implementation teams.

2.3. Build capacity and understanding among ACTED staff, partners and contractors on beneficiary підзвітність, а точніше про цілі та функціонування AFM, а також про те, що робити / чого не робити, коли MEAL і групи впровадження проекту для того ж, щоб поширити інформацію / обізнаність про AFM серед бенефіціарів і не- бенефіціарів, а також місцевих органів влади та зацікавлених сторін у сферах впровадження ACTED.

2.4. Розробити та розповсюдити чітку інформацію про AFM для конкретної країни / матеріали для підвищення обізнаності мовою та візуальним форматом, які можуть бути зрозумілі широкому загалу (включно з людьми з низьким рівнем грамотності);

2.5. Регулярно оцінюйте ефективність усіх зусиль з обміну інформацією (зокрема, через оцінку рівня обізнаності громад щодо AFM з відповідною періодичністю та під керівництвом підрозділу MEAL у країні) та включайте висновки до переглянутих підходів.

3. Розгляд скарг 

3.1. Отримувати та підтверджувати отримання скарг, сформульованих через AFM (включно зі скаргами, отриманими безпосередньо іншим персоналом ACTED, через гарячу лінію (якщо така є) та активним пошуком зворотного зв’язку з громадою);

3.2. Переконайтеся, що зміст скарг/відгуків належним чином фіксується, класифікується та аналізується в COMPFU (COMplaints Follow-Up) відповідно до процедур ACTED, приділяючи особливу увагу якості даних;

3.3. Добре розуміти програми ACTED, у тому числі через часті зустрічі з командами реалізації Проекту, щоб мати можливість безпосередньо відповідати, коли це можливо, на запити інформації (тобто скарги рівня 1 відповідно до таблиці чутливості ACTED);

3.4. Направляйте скарги особам, відповідальним за подальші дії, відповідно до стандартних процедур AFM для бенефіціарів ACTED.

3.5. Розглядайте термінові та/або делікатні скарги, приділяючи їм негайну увагу;

3.6. Подальший особистий розгляд скарг, отриманих відповідно до процедур ACTED;

3.7. Конструктивно та проактивно розглядати скарги, що знаходяться на розгляді, разом із відповідними особами, відповідальними за розгляд скарг, і перевіряти, чи всі скарги розглядаються належним чином і всебічно;

3.8. Відповідати на скарги шанобливо, об’єктивно, точно та своєчасно (15 днів), відповідно до питань для обговорення, визначених лінійним керівником, відповідно до питань для обговорення, узгоджених з відповідними особами, відповідальними за розгляд скарги;

3.9. Закрити скарги в COMPFU після належного розгляду та надання вичерпної відповіді скаржнику, належним чином відстежуючи всі кроки та зусилля з вирішення скарги в COMPFU;

3.10.Під керівництвом підрозділу MEAL у країні та з відповідною періодичністю оцінювати відгуки та задоволеність громад щодо AFM, а також включати висновки в переглянуті підходи;

4. Звітування та капіталізація

4.1. Ведення записів щодо інформування AFM/підвищення обізнаності/пропагандистських заходів (включаючи приблизну кількість учасників) для кожного проекту та обмінюйтеся ними з командою реалізації проекту таNe менеджер за потреби;

4.2. Вести послідовні, конфіденційні та детальні записи всіх скарг у COMPFU (та в інших електронних і паперових системах подання документів, якщо це доцільно), а також звіти про розслідування (за потреби);

4.3. Переконайтеся, що COMPFU постійно та в усіх місцях захищено паролем, конфіденційність даних про скарги дотримується, а ця інформація надається лише уповноваженим особам відповідно до процедур ACTED;

4.4. Аналізуйте закономірності та тенденції у скаргах і регулярно діліться висновками з лінійним керівником, щоб визначити та обговорити уроки, а також допомогти ACTED покращити свої програми;

4.5. У разі потреби та у співпраці з лінійним керівником організовуйте зустрічі з відповідними колегами (ПМ, регіональними координаторами тощо), щоб представити статус/результати AFM та обговорити включення отриманих уроків у переглянуте програмування.

4.6. Готуйте щомісячний аналітичний звіт AFM і надсилайте лінійному керівнику, регіональному директору та менеджеру HQ MEAL відповідно до стандартного шаблону ACTED.

4.7. Надавати лінійному керівнику регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і виклики;

4.8. Підтримуйте стосунки з колегами з інших агентств, щоб забезпечити ефективне використання рекомендацій як до ACTED, так і з неї;

4.9. Інтегруйте будь-які отримані уроки та/або рекомендації, пов’язані з підзвітністю, до керованої бази даних навчання MEAL та сприяйте їх поширенню за допомогою координації / MEAL / персоналу проекту.

5. Управління

5.1. Безпосередньо керувати всіма відповідальними спеціалістами та помічниками та підтримувати їх постійний професійний розвиток.

5.2. Управління всіма робочими компонентами онлайн-бази даних AFM та панелі візуалізації даних;

5.3. Надавати регулярні звіти про випадки AFM за проектом, областю та технічними секторами;

5.4. Представляйте Accountability Unity під час навчальних вправ, процесів звітування та зустрічей із впровадження проекту.

Ключові кваліфікації

• Ступінь бакалавра .
• Професійний досвід у відносинах з клієнтами, управлінні проектами чи відповідній галузі;
• Потрібно вільне володіння українською та російською мовами, англійська є перевагою;
• Обов’язковий мінімальний технічний рівень кваліфікація:
• Досвід управління персоналом.
• Досвід роботи з Microsoft Excel і керування базами даних;
• Досвід візуалізації даних за допомогою Power BI;
• Гнучкість і здатність адаптуватися до потреб і обов’язків, що постійно змінюються;
• Здатність працювати самостійно, бажання вчитися;
• Хороші організаційні, комунікативні та міжособистісні навички;
• Фамільярність із підзвітністю перед постраждалим населенням.

Умови:

• Офіційні працевлаштування відповідно до законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінкаа роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ACTED.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”