Офіцер з розміщення (24.231 UKR) в Department for Business and Trade

Посольство Великобританії в Києві є частиною всесвітньої мережі, яка представляє політичні, економічні та консульські інтереси Великобританії за кордоном. Ми набираємо досвідченого офіцера з розміщення, який буде частиною команди Посольства Великої Британії в Києві та сприятиме зміцненню дипломатичних відносин Великобританії та України. Зокрема, відповідальний за розміщення буде підтримувати менеджера нерухомості у відповідному виборі та управлінні житловою нерухомістю, забезпечуючи якісне обслуговування клієнтів у темпі та з ефективністю, забезпечуючи співвідношення ціни та якості відповідно до вказівок ESND та вимог аудиту. Очікується, що офіцер з питань розміщення досягне результатів як індивідуально, так і через керівництво. Ролі та основні обов’язки Тісно співпрацюйте з менеджером нерухомості, щоб підтримувати діяльність після розміщення, як того вимагає ESND. У разі відсутності Менеджера нерухомості покриває мінімальні обов’язки для забезпечення безперервного надання послуг розміщення. (наприклад, допомога з пошуком нерухомості та надання рекомендацій щодо нової оренди). Відстежуйте зміни в плані переміщення та дійте відповідно: плануйте прибирання, організовуйте доставку плавучих засобів, готуйте ключі та вітального керівництва, звітуйте про виконання завдань, повідомляйте про будь-які труднощі заздалегідь. Допомагайте адмініструвати документообіг, пов’язаний із поштовими маєтками: угода про оренду, форма введення/виходу, листи про зайнятість, форми, що відповідають вимогам H&S, фінансові форми, ласкаво просимо до вашого посібника з власності. Готуйте проекти відповідно до вимог FCDO та допомагайте в управлінні інформацією про поштові маєтки: компіляція файлів майна (як друкованих, так і електронних) відповідно до вимог аудиту, гарантуючи, що вся інформація є точною та доступною для несподіваних перевірок і аудиту. Надання підтримки в оновленні бази даних Post Estates, включаючи публікацію офлайн-електронних книг (доступ до власності, персонал на пошті, постачальники) Список контактів, профіль переглянутих властивостей) і централізовано керовані платформи (Planon). Дійте завчасно, коли необхідно заповнити прогалини в інформації. Сприяйте підтримці клієнтів, регулярно перевіряючи електронну пошту та відповідаючи за потреби. Це передбачає підвищення обізнаності щодо Політики щодо розміщення FCDO, вказівок ESND і Поштової політики щодо житла, щоб зрозуміти, як працювати із запитами персоналу, записувати та обробляти квитки на запити, підтримувати зв’язок із персоналом, щоб допомогти команді покращити та підтримувати продуктивність після корпоративної угоди про надання послуг до стандарт. Запити різні: координація харчування для невеликих зустрічей, перестановка меблів, допомога в організації сезонних і регулярних прибирань, вирішення проблем з Інтернетом під час найму на посаду. Розглядайте запити на купівлю та беріть участь у схемі закупівель, коли це потрібно, переконавшись, що закупівлі FCDO Вимоги керівництва виконано в повному обсязі. Це включатиме, але не обмежуватиметься закупівлею домашнього обладнання, м’яких і твердих меблів, збором цінових пропозицій і консультуванням нового постачальника, оплатою рахунків і бухгалтерськими витратами, записом нових предметів у реєстри після інвентаризації. Виконання інших обов’язків, якщо є операційна необхідність і підтримка ініціатив і заходів Посольства (наприклад, участь у комітетах, клубах і робочих групах Посольства)Show more Show less Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Інше Галузі Державне управління