Specjalista ds. usług wsparcia / Ekspert ds. wsparcia serwisowego (IMPACT) w Team4ua

1. Tło?

Od eskalacji wojny na Ukrainie społeczności położone wzdłuż linii frontu i na obszarach niedawno dotkniętych w dalszym ciągu borykają się z pilnymi potrzebami humanitarnymi z powodu trwających działań wojennych, przesiedleń i zniszczeń do infrastruktury krytycznej. Ludność zamieszkująca strefę frontu w promieniu 0–50 km, nowo przesiedlone gospodarstwa domowe oraz osoby dotknięte uderzeniami kinetycznymi pozostają szczególnie bezbronne, z ograniczonym dostępem do podstawowych usług, opieki zdrowotnej i podstawowych towarów. W odpowiedzi na to inicjatywa IMPACT: Natychmiastowa wielosektorowa pomoc priorytetowa dla terytoriów dotkniętych konfliktem przyjmuje zintegrowane, wieloklastrowe podejście w celu zapewnienia szybkiej, ratującej życie pomocy w najbardziej dotkliwych (4–5) regionach pierwszej linii Ukrainy, w tym w obwodach czernihowskim, sumskim, charkowskim, donieckim, zaporożskim, dniepropietrowskim, chersońskim i mikołajowskim. Dzięki możliwościom i zasięgowi operacyjnemu partnerów konsorcjum TERA i wyspecjalizowanych podpartnerów w projekcie priorytetem jest dostarczanie pomocy pieniężnej na ostatnim etapie, pomocy rzeczowej oraz podstawowych usług w zakresie zdrowia i ochrony, jednocześnie wspierając instytucje pierwszej linii i utrzymując najważniejsze usługi ratujące życie w wysoce niepewnym środowisku.?

2. Cel zadania

Specjalista ds. zapewnienia ryzyka i jakości wspiera Jednostkę ds. zarządzania projektami i konsorcjum, kierując codziennym monitorowaniem ryzyka, zapewnieniem zgodności, kontrolą jakości i nadzorem uczciwości podczas wdrażania konsorcjum.

Osoba na tym stanowisku jest odpowiedzialna za prowadzenie Rejestru Ryzyka PCMU, śledzenie działań łagodzących, opracowywanie systemu śledzenia sygnałów ostrzegawczych i zarządzanie nim, monitorowanie ryzyka oszustw/odwrócenia uwagi i zgodności, przeprowadzanie przeglądów i audytów zgodności, wspieranie lub prowadzenie dochodzeń wewnętrznych, jeśli jest to wymagane, oraz zapewnienie, że realizacja konsorcjum jest zgodna z wymogami darczyńców, zasadami humanitarnymi, standardami ochrony i polityką wewnętrzną.

Rola pomaga chronić integralność, jakość, odpowiedzialność i zasadniczy charakter realizacji projektu, jednocześnie umożliwiając terminową eskalację i działania naprawcze w ramach złożonej reakcji kryzysowej obejmującej wielu partnerów.

3. Pozycjonowanie roli

Specjalista ds. zapewnienia ryzyka i jakości jest osadzony w Jednostka zarządzania projektami i konsorcjumKierownik jednostki projektu i konsorcjum.

• Pozycja służy jako centralny punkt operacyjny dla:

• 
  
  

• wewnętrzna zgodność i jakość pewność,
  
  

• incydenty i nieregularności kontynuacja,
  
  

• zapewnienie i kontrola partnerów systemy,
  
  

• zarządzanie alertami i korektami działania.
  
  

Rola działa horyzontalnie we wszystkich zespołach projektowych i członkach konsorcjum i pełni funkcję kontroli i zapewnienia, a nie bezpośredniego wdrożenia rola.?

4. Zakres odpowiedzialności

• Obsługujący stanowisko wspiera nadzór nad jakością i ryzykiem w:

• dotacja o wysokiej wartości w wysokości około 20 milionów dolarów;
  
  

• an 11-partnerskie krajowe konsorcjum organizacji pozarządowych;
  
  

• wdrożenie w bardzo niestabilnych kontekstach linii frontu i nowo przesiedlonych;
  
  

• interwencje wielosektorowe obejmujące gotówkę, zdrowie, żywność, WASH, ochronę, ochronę dzieci, wsparcie w ewakuacji i pomoc instytucjonalną.

5. Kluczowe obowiązki

?

?A. Zarządzanie ryzykiemUtrzymuj i aktualizuj rejestr ryzyka obejmujący ryzyko programowe, operacyjne, finansowe, zabezpieczające i związane z partnerami. Śledź plany łagodzenia i eskaluj poważne incydenty w wymaganych ramach czasowych. Dostarczaj regularne podsumowania ryzyka i wspieraj spotkania poświęcone przeglądowi ryzyka.

?

?B. Śledzenie sygnałów ostrzegawczych i wczesne ostrzeganie Opracuj system ostrzegania o sygnałach ostrzegawczych i zarządzaj nim w celu wykrywania ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów, oszustwami, przekierowaniem i dokumentacją. Konsoliduj alerty z monitorowania, audytów i raportów partnerów. Polecaj działania naprawcze i zamykaj ścieżki.

?

?C. Audyty zgodnościPlanuj i przeprowadzaj audyty, kontrole wyrywkowe i przeglądy pewności partnerów konsorcjum. Sprawdź przestrzeganie zasad darczyńców, SOP, standardów dokumentacji i kontroli zamówień/dystrybucji. Przygotowuj raporty z audytów i monitoruj działania naprawcze.

?

?D. Monitorowanie ryzyka oszustwMonitoruj oszustwa, przekierowanie, korupcję i niewłaściwe wykorzystanie zasobów.Przejrzyj procesy wysokiego ryzyka (gotówka, zaopatrzenie, raportowanie, dystrybucje).Współpracuj z zespołami w celu wzmocnienia kontroli wewnętrznej i zgłaszania podejrzeń oszustwa.

?

?E. DochodzeniaWspieranie lub prowadzenie dochodzeń wewnętrznych w sprawie nieprawidłowości, oszustw, niewłaściwego postępowania lub problemów związanych z bezpieczeństwem. Zbieranie i analizowanie dowodów przy jednoczesnym zapewnieniu poufności i uczciwości. Przygotowywanie wniosków i zaleceń dla kierownictwa.

?

?F. Zapewnienie jakościPrzeglądaj dokumentację partnerów i raporty pod kątem dokładności i zgodności.Przeprowadzaj kontrole jakości dokumentacji beneficjentów, list dystrybucyjnych i raportów monitorujących.Wspieraj ulepszenia standardów dokumentacji i raportowania.

?

?G. Zasady i etyka humanitarnaZapewnij przestrzeganie zasad humanitarnych i standardów etycznych.Promuj odpowiedzialność, włączenie społeczne, poufność i podejście skoncentrowane na ocalałych.Monitoruj zgodność z zabezpieczeniami, PSEA i Kodeksem postępowania.

?

?H. Monitorowanie i jakość danych Przeglądanie danych z monitorowania i informacji zwrotnych pod kątem zagrożeń lub luk. Upewnij się, że wczesne ostrzeżenia przekładają się na działania naprawcze.

?

?I. Wsparcie dla partnerówZapewnij partnerom wskazówki dotyczące zgodności, gotowości do audytu i zapobiegania ryzyku.Wspieraj szkolenia i budowanie potencjału w zakresie zarządzania ryzykiem, zabezpieczeń i standardów jakości.

?

?J. RaportowanieTworzenie regularnych aktualizacji, dashboardów i modułów śledzących dotyczących ryzyka i zapewnienia jakości.Wkład w tworzenie raportów dawców oraz przygotowanie do audytów i wizyt monitorujących.

6. Oczekiwane rezultaty

Oczekuje się, że specjalista ds. zapewnienia ryzyka i jakości wyprodukuje i utrzyma co najmniej:

• na żywo Rejestr ryzyka PCMU;
  
  

• funkcjonalny system śledzenia czerwonej flagi;
  
  

• regularne podsumowania przeglądu ryzyka i notatki dotyczące eskalacji;
  
  

• plany audytu zgodności i raporty z audytu;
  
  

• raporty z kontroli wyrywkowej i weryfikacji;
  
  

• notatki dotyczące monitorowania ryzyka oszustw i zalecenia zapobiegające przekierowaniu;
  
  

• dzienniki incydentów i nieprawidłowości;
  
  

• akta dochodzenia i streszczenia przypadków, jeśli jest to wymagane;
  
  

• śledzenie działań naprawczych ze statusem dalszych działań;
  
  

• okresowe pulpity nawigacyjne dotyczące zgodności i jakości do zarządzania PCMU;
  
  

• materiały orientacyjne lub zawierające wytyczne dla partnerów dotyczące ryzyka, zgodności i zasad humanitarnych.

7. Kluczowe wskaźniki wydajności

• Jakość i regularna aktualizacja Rejestru Ryzyk

• Szybka identyfikacja i eskalacja krytycznych zagrożeń.

• Zakończenie zaplanowanych audytów i kontroli wyrywkowych.

• Zamknięcie działań naprawczych w ustalonych terminach.

• Efektywna analiza ostrzegawcza wspierająca decyzje zarządcze.

• Redukcja powtarzających się luk w dokumentacji i zgodności.

• Terminowe zgłaszanie nieprawidłowości.

• Dowody monitorowania i ograniczania ryzyka oszustw/przekierowania.

• Jakość obsługi spraw i obsługi dochodzeń.

• Promowanie zasad humanitarnych i przestrzegania zasad etycznych.

8. Wymagane kwalifikacje

Wykształcenie:

• Ukończone studia prawnicze, audyt, compliance, zarządzanie ryzykiem, finanse, sprawy humanitarne lub pokrewne.

• Doświadczenie:

  • 4–6 lat doświadczenia zawodowego w zakresie zarządzania ryzykiem, zgodności, audytu lub odpowiedzialności humanitarnej.

  • Doświadczenie w działaniach humanitarnych lub reagowaniu w sytuacjach kryzysowych, najlepiej w organizacjach pozarządowych/INGO lub projekty finansowane przez darczyńców.

  • Preferowane doświadczenie w monitorowaniu partnerów, nadzorze poddotacji lub przeglądzie zgodności.

  • Pożądane doświadczenie w zakresie ryzyka oszustwa, zarządzania incydentami lub dochodzeń.

  • Praca w środowiskach wysokiego ryzyka lub konfliktów jest zaletą.

  Wiedza techniczna:

  • Zrozumienie zasad humanitarnych, ram odpowiedzialności, zabezpieczeń i PSEA.

  • Znajomość wymagań dotyczących zgodności z przepisami dawców (np. OCHA/UHF/CBPF).

  • Dobra wiedza na temat kontroli wewnętrznej, metodologii zgodności i śledzenia działań naprawczych.

  • Umiejętności analityczne, dokumentacyjne i raportowe.

  Języki:

  • Wymagana biegła znajomość języka angielskiego.

  • Zdecydowanie preferowana biegła znajomość języka ukraińskiego.