Specjalista ds. usług wsparcia/Specjalista ds. usług wsparcia w Save the Children

Save the Children International to wiodąca międzynarodowa organizacja humanitarna, która od ponad 100 lat chroni prawa dzieci na całym świecie. Działamy w ponad 100 krajach, reagując na sytuacje kryzysowe, wdrażając innowacyjne programy rozwojowe i broniąc interesów dzieci na poziomie globalnym.

Naszą działalność na Ukrainie rozpoczęliśmy w 2014 roku. Od tego czasu znacznie rozszerzyliśmy naszą obecność geograficzną, zapewniając wsparcie dzieciom i rodzinom dotkniętym wojną. Działamy w takich obszarach jak edukacja, ochrona dzieci, bezpieczeństwo żywnościowe i pomoc społeczna, a także prowadzimy działalność rzeczniczą mającą na celu zapewnienie trwałych zmian w życiu dzieci.

Cel stanowiska:

Koordynowanie administracji, zakupów, podstawowego wsparcia finansowego oraz koordynacja w wewnętrznych działach biura terenowego w Sumach.
Rola ta zapewnia płynną codzienną pracę. biura, skuteczne wsparcie administracyjne i przestrzeganie zasad i procedur Save the Children.
Ponadto osoba piastująca tę funkcję zapewni wsparcie operacyjne dla funkcji bezpieczeństwa i floty w Sumy w przypadku braku odpowiedzialnego personelu, zapewniając ciągłość świadczenia podstawowych usług wsparcia.

Podstawowe obowiązki

• Utrzymywanie zamówień na materiały i aktywa biurowe.
• Przedkładanie dokumentów płatności do Działu Finansowego w oparciu o prawidłowo zatwierdzone dokumenty
• Przetwarzaj i monitoruj płatności faktur w koordynacji z
• Kierownikiem ds. finansów i wsparcia.
• Upewnij się, że wszystkie płatności są poparte odpowiednią dokumentacją.
• Przygotuj i aktualizuj dokumentację administracyjną (umowy najmu itp.).
• Utrzymuj koordynację potrzeb w zakresie transportu gości i staży
• Pomoc w organizacji wydarzeń, szkoleń, seminariów i spotkań z zespołami programowymi, władzami, partnerami i darczyńców.
• Zapewnij właściwą dokumentację wszystkich towarów wprowadzanych i wychodzących z magazynu zgodnie z procedurami Save the Children.
• Zapewnij zgodność ze Standardowymi Procedurami Operacyjnymi Save the Children dotyczącymi zarządzania aktywami i zapasami.
• Prowadź dokładny, scentralizowany rejestr aktywów, który obejmuje wszystkie aktywa w biurze Sumy.
• Zapewniaj kwartalną inwentaryzację z natury i składanie odpowiednich raportów.
• Zapewnij rejestrację wszystkich aktywów wydanych pracownikom za pomocą Formularza przeniesienia majątku z podpisem i właściwymi składanie wniosków.
• Otrzymuj wnioski o zakup oprogramowania i przetwarzaj je wraz z całą dokumentacją uzupełniającą przed przesłaniem do ostatecznego zatwierdzenia, zapewniając zatwierdzenie przez upoważnionego sygnatariusza.
• Pomoc w procesie zaopatrzenia poprzez zbieranie ofert, przygotowywanie dokumentów, śledzenie zamówień i raportowanie oraz prowadzenie plików/rejestrów.
• Utrzymuj odpowiednią dokumentację wszystkich zamówień w całym łańcuchu dostaw (PR, CBA, PO, GRN, SRF, WB itp.).
• Doradzaj klientom w zakresie specyfikacji i doradzaj w zakresie procesy najlepszych praktyk.
• Kolekcja
• Przejrzyj wszystkie oferty i przygotuj analizę ofert konkurencyjnych do przeglądu przez Koordynatora ds. zakupów lub Menedżera logistyki przed złożeniem zamówienia.
• Upewnij się, że zamówienia zakupu są przygotowywane w oparciu o najlepsze warunki dostarczone przez dostawcę.
• Koordynuj dostawy między dostawcą, magazynem i programem.

Aby odnieść sukces, musisz mieć:

• Co najmniej trzy lata ogólnej pracy doświadczenie
• Preferowana wiedza lub doświadczenie w pracy w organizacjach pozarządowych
• Umiejętność obsługi komputera (w tym praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint) i baz danych)
• Doskonałe umiejętności interpersonalne
• Dobre umiejętności komunikacji w mowie i piśmie w języku angielskim
• Doskonała dbałość o szczegóły, zdolności organizacyjne i dyskrecja w pracy z informacjami poufnymi
• Możliwość samodzielnej i proaktywnej pracy
• Udokumentowana umiejętność radzenia sobie ze złożonymi obciążenie pracą
• Umiejętność pracy pod presją i pod napiętymi terminami
• Zaangażowanie i zrozumienie celów, wartości i zasad Save the Children.
• Uznanie potrzeby bycia niezależnym, neutralnym i bezstronnym, gdy tylko jest to możliwe.
• Odpowiednie kwalifikacje lub kursy szkoleniowe.

Oferujemy

• Urzędowe zatrudnienie zgodnie z ukraińskim ustawodawstwem
• Międzynarodowe warunki pracy
• Dzień pracy od 9 do 17 godzin
• Ubezpieczenie medyczne od pierwszego dnia roboczego
• Ubezpieczenie na życie i zdrowie
• Możliwości nauki i rozwoju zawodowego

Polityka ochrony dzieci:

Musimy zapewnić bezpieczeństwo dzieci, dlatego nasz proces selekcji obejmuje rygorystyczną weryfikację przeszłości i odzwierciedla nasze zaangażowanie w ochronę dzieci przed molestowaniem. 

Chcę zatrudnić pracownika niepełnosprawnego.

Jeśli jesteś zainteresowany stanowiskiem, prześlij swoje CV w języku angielskim do 12.05.2025. Informujemy, że stanowisko pozostanie otwarte na stronie do czasu znalezienia odpowiedniego kandydata.

W liście motywacyjnym prosimy o podanie oczekiwanego poziomu wynagrodzenia oraz poziomu znajomości języka angielskiego.