Starszy koordynator ds. łańcucha dostaw i operacji w International rescue committee

PRZEGLĄD STANOWISKA

Pod nadzorem zastępcy dyrektora ds. zarządzania terenowego (DDFM), starszy koordynator ds. łańcucha dostaw i operacji (koordynator starszego szczebla) będzie współpracował z zespołem ds. łańcucha dostaw, menedżerem administracyjnym, menedżerem IT i starszym specjalistą ds. zarządzania danymi w celu oceny istniejących struktur i procesów oraz poprawy sposobu, w jaki Dział Operacyjny działa wewnętrznie oraz, co ważne, w jaki sposób Dział Operacyjny współpracuje z innymi IRC Ukraina i je wspiera. działów, zwłaszcza Zespołu Programowego. Koordynator Sn będzie odpowiedzialny za realizację standardowych procesów IRC, w tym planowanie zakupów, planowanie dystrybucji, zarządzanie cyklem projektu (PCM), Integra i PowerBI. Ustabilizują zespoły operacyjne i administracyjne, aby poprawić jakość działania i satysfakcję interesariuszy poprzez wdrożenie praktyk zorientowanych na usługi. Dodatkowo Koordynator SN wzmocni wsparcie operacyjne zapewniane partnerom IRC poprzez aktywne uczestnictwo w ocenach potencjału partnerów, opracowywaniu i wdrażaniu planów wsparcia partnerów. 

Koordynator Sn jest częścią Rozszerzonego Zespołu Wyższej Kadry Kierowniczej. Stanowisko znajduje się w Kijowie, regularnie podróżuje do Dniepru, Charkowa i Mikołajowa. W zależności od działań programu mogą być wymagane podróże do różnych lokalizacji.

KLUCZOWE OBOWIĄZKI

1. Zarządzanie łańcuchem dostaw:

• Opracowywanie i wdrażanie kompleksowych strategii łańcucha dostaw, obejmujących zaopatrzenie, magazynowanie, transport, zarządzanie aktywami i dystrybucję, w celu wspierania działań operacyjnych i programu.
• Monitorowanie i ocena wydajności łańcucha dostaw, identyfikowanie możliwości ulepszeń i wdrażanie najlepszych praktyk w celu zwiększenia wydajności, opłacalności i odpowiedzialności.
• Koordynuj działania z interesariuszami wewnętrznymi, partnerami zewnętrznymi i odpowiednimi władzami, aby zapewnić zgodność z wymaganiami darczyńców, lokalnymi przepisami, zgodnie ze standardami i politykami IRC.

1. Wsparcie administracyjne:

• Nadzorowanie funkcji administracyjnych w wielu lokalizacjach, w tym zarządzanie biurem, utrzymanie obiektów, koordynacja podróży i wiz oraz zaopatrzenie w towary i usługi usług.
• Zapewnianie przywództwa i wskazówek pracownikom administracyjnym, wspieranie kultury profesjonalizmu, pracy zespołowej i ciągłego doskonalenia.
• Opracowywanie i wdrażanie polityk, procedur i systemów administracyjnych w celu usprawnienia operacji i wspierania skutecznej realizacji programów IRC Ukraina, w tym odpowiedniej rejestracji projektów IRC jako Międzynarodowej Pomocy Technicznej.

1. Zarządzanie IT:

• Kierowanie planowaniem, wdrażaniem i utrzymaniem infrastruktury IT i systemów wsparcia potrzeby operacyjne organizacji, w tym sprzęt, oprogramowanie, sieci i telekomunikacja.
• Zapewnij bezpieczeństwo, niezawodność i skalowalność systemów IT, wdrażając solidne środki cyberbezpieczeństwa i plany odtwarzania po awarii.
• Zapewnij personelowi wskazówki techniczne i wsparcie, zapewniając właściwe wykorzystaniezasobów IT i przestrzeganie zasad i procedur IT IRC Ukraine.

1. Zarządzanie danymi:

• Utwórz i utrzymuj solidne systemy i procesy zarządzania danymi w celu gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania informacji kluczowych dla podejmowania decyzji operacyjnych i wyników programowych.
• Nadzoruj działania związane z gromadzeniem, przechowywaniem i analizą danych, zapewniając jakość, dokładność i integralność danych zgodnie ze standardami organizacyjnymi i etyką wytyczne.
• Współpraca z zespołami programowymi i ekspertami technicznymi w celu opracowania narzędzi do gromadzenia danych, wskaźników i mechanizmów raportowania, które wspierają oparte na dowodach zarządzanie programem i monitorowanie.

1. Koordynacja łańcucha dostaw w ramach partnerstwa:

• Współpraca z organizacjami partnerskimi, dostawcami i darczyńcami w celu koordynowania wspólnych działań w łańcuchu dostaw, w tym planowania zamówień, dzielenia się zasobami i budowania potencjału.
• Ułatwianie wymiany informacji i współpracy między partnerami w celu wzmocnienia dostaw odporność łańcucha, ograniczanie powielania i optymalizacja wykorzystania zasobów.
• Służ jako punkt centralny dla inicjatyw związanych z łańcuchem dostaw związanych z partnerstwem, reprezentując organizację na odpowiednich forach, spotkaniach i grupach roboczych.

1. Zarządzanie zespołem i przywództwo:

• Promuj wspierającą, zorientowaną na rozwiązania, pełną szacunku i włączającą kulturę zarządzania w zespole operacyjnym i ogólnie w programie krajowym. 
• Wdrażaj politykę kadrową, w tym regularne spotkania indywidualne, ciągły coaching, ocenę wyników, rozwój personelu i ścieżki kariery oraz środki dyscyplinarne.
• Zapewnij nowemu członkowi OPS dobrze zorganizowane szkolenie i wdrożenie.
• Zapewniaj regularne i niezawodne spotkania zespołu oraz utrzymuj otwarte i profesjonalne relacje z członkami zespołu, promując silnego ducha zespołu oraz zapewniając nadzór i wskazówki, aby umożliwić pracownikom i wzmocnić ich pozycję w zakresie skutecznego wykonywania swoich obowiązków.
• Zapewniaj obowiązek staranności. W zespole regularnie prowadzone są działania mające na celu promowanie dobrego samopoczucia personelu i utrzymywanie wysokiego morale.
• Bądź mobilny w ramach Programu krajowego, regularnie odwiedzając biura terenowe.
• Zapewnij aktywną i konstruktywną współpracę z innymi działami. 
• Zapewnij, że nowy personel zostanie poinformowany o systemach i procesach operacyjnych. 
• Utrzymuj proaktywną komunikację wewnętrzną na temat postępów i przeszkód napotykanych w operacjach.

Kluczowe relacje robocze:

Stanowi raportowanie do: DDFM 

Stanowisko bezpośrednio nadzoruje: Menedżera ds. zakupów, Specjalisty ds. łańcucha dostaw, Menedżera floty, Menedżera administratora, Menedżera IT i Starszego Specjalista ds. przetwarzania danych.

Inne kontakty wewnętrzne i/lub zewnętrzne:

Wewnętrzne: Regularne relacje z centralą i regionalnym łańcuchem dostaw; Dyrektor Krajowy; SMT i ESMT; Zespół ds. grantów; i stanowi linię techniczną dla zespołów operacyjnych w biurach terenowych. 

Zewnętrzny: Może pełnić funkcję przedstawiciela łańcucha dostaw IRC poza mnątings, inne organizacje pozarządowe, grupy i fundacje międzyagencyjne, klaster logistyczny.

Wymagania:

• Licencjat w dziedzinie administracji biznesowej/logistyki, co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego w zakresie progresywnego łańcucha dostaw lub równoważne wykształcenie i doświadczenie.
• Udokumentowany sukces w postaci 4–5 lat doświadczenia w kontekście reagowania humanitarnego lub reagowania kryzysowego z progresywnym odpowiedzialność.
• Praktyczne doświadczenie terenowe w sytuacjach kryzysowych lub pokryzysowych w obszarach o dużej wartości, w tym doświadczenie w logistyce, zaopatrzeniu, finansach i zasobach ludzkich w kontekście humanitarnym.
• Doświadczenie w zarządzaniu zespołami i koordynowaniu projektów lub operacji, często w trudnych lub niestabilnych środowiskach.
• biegłość w planowaniu, wykonywaniu i ocenie projektów, często w napiętych terminach i w ramach ograniczeń budżetowych.
• duże umiejętności organizowania zasobów, takich jak personel, zaopatrzenie i sprzęt, często w lokalizacjach o ograniczonej infrastrukturze.
• Efektywna komunikacja pisemna i ustna, zdolna do negocjacji i pracy z różnymi zainteresowanymi stronami, w tym społecznościami lokalnymi, rządami i darczyńcami międzynarodowymi.
• Wygodna praca w niestabilnych sytuacjach i możliwość dostosowywania strategii w miarę zmiany sytuacji.
• Umiejętność analizowania złożonych danych i szybkiego podejmowania świadomych decyzji.
• Zrozumienie i wrażliwość na różnorodne konteksty kulturowe i praktyk.
• Potrafi efektywnie pracować w wysoce matrycowej strukturze.
• Doskonałe umiejętności szkoleniowe i coachingowe.
• Wymagana biegła znajomość języka angielskiego, ukraińskiego lub rosyjskiego.
• Możliwość podróżowania do odległych biur terenowych.

Środowisko pracy

W niektórych częściach kraju toczy się aktywny konflikt i istnieje możliwość dalszej ekspansji konfliktu i przemocy na inne obszary. Personel musi przestrzegać wszystkich zasad i procedur bezpieczeństwa IRC mających zastosowanie do personelu międzynarodowego. Bezpieczeństwo zostanie szczegółowo omówione podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Standardy postępowania zawodowego:

IRC i pracownicy IRC muszą przestrzegać wartości i zasad określonych w IRC Way – Kodeks postępowania.  Są to uczciwość, obsługa i odpowiedzialność.  Zgodnie z tymi wartościami IRC prowadzi i egzekwuje zasady dotyczące ochrony beneficjentów przed wyzyskiem i molestowaniem, ochrony dzieci, miejsca pracy wolnego od molestowania, uczciwości podatkowej, przeciwdziałania odwetowi, zwalczania handlu ludźmi i kilka innych.

IRC jest pracodawcą zapewniającym równe szanse IRC rozpatruje wszystkich kandydatów na podstawie zasług, bez względu na rasę, płeć, kolor skóry, narodowość pochodzenie, religia, orientacja seksualna, wiek, stan cywilny, status weterana lub niepełnosprawność.