Koordynatorka projektu schroniska w ACTED

OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI

1. Planowanie projektu

a) Opracuj i/lub zaktualizuj ogólną strategię realizacji projektu, systemy, podejścia, narzędzia i materiały.

b) Organizuj spotkania rozpoczynające i kończące projekt.

c) Zaplanuj różne etapy realizacji projektu i ustal kierunek, ustalając priorytety i organizując działania i zasoby, aby osiągnąć cele projektu. 

d) Wkład techniczny w rozwój strategii schroniska, propozycje projektów oraz dostarczanie informacji na temat potrzeb i luk. 

e) Promuj i dziel się pomysłami na ulepszenia i niezbędne zmiany w działaniach. 

2. Monitorowanie realizacji projektu

 a) Zarządzaj realizacją projektów, zapewniając, że jakość techniczna i standardy są brane pod uwagę i przestrzegane podczas realizacji projektów zgodnie z wytycznymi i standardami technicznymi ACTED. 

b) Organizuj regularne spotkania koordynacyjne projektu z zespołem projektowym. 

c) Zapewnienie przeglądu wykorzystania budżetu i osiągnięcia celów fizycznych co najmniej raz w miesiącu zgodnie z planem pracy. 

d) Zapewnienie terminowej realizacji projektu, celów i budżetu, przy użyciu skutecznych systemów M&E w celu osiągnięcia pożądanych efektów. 

e) Przewiduj i minimalizuj ryzyko oraz rozwiązuj wszelkie nieprzewidziane wyzwania podczas realizacji projektu. 

f) Regularna aktualizacja planu pracy, modułu śledzenia wyników, PMF i innych dokumentów istotnych dla skutecznego zarządzania projektami

g) Przygotowywanie specyfikacji, tworzenie BoQ, projektów i pomoc w przygotowaniu dokumentacji przetargowej. 

h) Koordynacja, zarządzanie zasobami i wdrażanie technicznych działań schroniska, w tym budowa i renowacja domów prywatnych i instytucji społecznych. 

i) Zapewnij udział szerokiego grona zainteresowanych stron (organizacji pozarządowych, CBO, społeczności lokalnej itp.) w procesie wdrażania podejście systemowe ukierunkowane na redukcję ryzyka katastrof. 

j) Proaktywne planowanie i koordynacja z zespołami ds. logistyki i terenowymi

k) Zapewnienie, że projekty schroniska są skierowane do osób najbardziej bezbronnych i że beneficjenci są wybierani zgodnie z kryteriami ukierunkowania programów schroniska, kryteriami ACTED i wytycznymi dla darczyńców. 

l) Weź udział w Shelter szybka ocena potrzeb w terenie. 

m) W wyniku ocen pomożemy w identyfikacji konkretnych lokalizacji projektu, zaprojektowaniu i wdrożeniu odpowiednich interwencji Schroniska. 

n) Koordynacja i nadzór nad pracami wdrożeniowymi, w tym zarządzanie kontraktami budowlanymi. 

o) Monitoruj i kontroluj prace wykonawców w kluczowych kluczowych momentach budowy zgodnie z harmonogramem projektu. 

3. Administracja i zarządzanie operacyjne realizacją projektu

3.1. Finanse 

a) Sprawdź BFU i podaj dokładne prognozy. 

b) Prognozuj miesięczne potrzeby finansowe projektu i przedstaw je działowi finansowemu. 

3.2. Logistyka 

a) Udział w opracowywaniu planów zaopatrzenia. 

b) Projektuj dokładne i precyzyjne formularze zamówień w odpowiednim czasie

c) Zapewnienie właściwego zarządzania i wykorzystania aktywów i zapasów projektu. 

3.3. Administracja/HR 

a) Zarządzaj personelem schroniska w zakresie działań związanych ze schroniskiem. 

b) Uczestnictwo w rekrutacji personelu Schroniska (opracowywanie schematów organizacyjnych, ToR, opracowywanie testów i ich przeglądanie, rozmowy kwalifikacyjne itp.)

c) Upewnij się, że personel projektu rozumie i jest w stanie wykonywać swoje role i obowiązki. 

d) Monitorowanie planów pracy i codziennych czynności personelu technicznego projektu. 

e) Zapewnienie budowania potencjału personelu projektu i transfer kluczowych umiejętności. 

f) Zapewnij pozytywne środowisko pracy i dobrą dynamikę zespołu. 

g) Przeprowadzaj regularne oceny personelu i monitoruj zarządzanie karierą. 

h) Zarządzaj konfliktami międzyludzkimi.

a) Upewnij się, że zapisy i dokumenty projektu (pliki FLAT, umowy o darowizny, listy obecności itp.) są odpowiednio przygotowane, zestawione i złożone zgodnie z procedurami ACTED. 

b) Zapewnij pracownikom świadomość i przestrzeganie kodeksu postępowania ACTED oraz procedur FLATS. 

3,5. Bezpieczeństwo 

a) Upewnij się, że każdy członek zespołu projektowego jest świadomy kwestii bezpieczeństwa, zasad i SOP i odpowiednio się do nich stosuje.

b) We współpracy z odpowiednim inspektorem bezpieczeństwa monitoruj lokalną sytuację bezpieczeństwa.

4. Relacje zewnętrzne

a) Weź udział w opracowaniu strategii informacyjnej Schroniska mającej na celu zaangażowanie lokalnych społeczności.

b) Ułatwianie komunikacji i działań łącznikowych w celu aktywnego konsultowania się i angażowania beneficjentów, kluczowych informatorów, aktorów, partnerów i interesariuszy na wszystkich etapach projektowania i wdrażania projektu.

c) Pielęgnować dobre relacje z kluczowymi podmiotami humanitarnymi – lokalnymi i międzynarodowymi, w tym władzami rządowymi i podmiotami niepaństwowymi, poprzez regularne uczestnictwo w spotkaniach technicznych i spotkaniach dwustronnych.

d) W stosownych przypadkach współpracuje z darczyńcami i blisko współpracuje z partnerami w zakresie aktualizacji projektu.

e) Współpraca z władzami lokalnymi i rządami w celu renowacji domów prywatnych i instytucji społecznych.

5. Kontrola jakości

a) Oceń podjęte działania techniczne i zapewnij efektywne wykorzystanie zasobów.

b) Zapewnij udokumentowanie, udostępnienie i odzwierciedlenie wyciągniętych wniosków w planowaniu projektu i podejmowaniu decyzji.

c) Wspólnie doradzamy i pomagamy przy przeglądach projektów prowadzonych przez AMEU.

d) Zapewnienie kontroli jakości, analiza wartości dodanej i wpływu, identyfikacja i wykorzystanie najlepszych praktyk i wyciągniętych wniosków oraz przekazywanie odpowiednich informacji zwrotnych na potrzeby opracowywania nowych projektów.

e) Identyfikacja i analiza luk, wartości dodanej ACTED, synergii i możliwości w obszarach, w których projekt(y) jest/są wdrażane, oraz przekazywanie odpowiednich informacji zastępcy CD – ds. operacyjnych.

6. Raportowanie

a) Przygotowywanie raportów technicznych projektu, współtworzenie propozycji projektów i raportów okresowych.

b) Sporządzanie (wewnętrznych) raportów opisowych i przyczynianie się do opracowywania raportów finansowych poprzez regularne kontrole budżetowe.

c) Regularnie i terminowo dostarczaj przełożonym i innym członkom zespołu regularne aktualizacje dotyczące postępów i wyzwań.

d) Udział w sporządzaniu (wewnętrznych i zewnętrznych) raportów z postępu projektu, zapewniając jakość i dokładność przekazywanych informacji technicznych.

KEY WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI

a) Projekt ukończony terminowo bez konieczności NCE.

b) Projekt ukończony w ramach elastyczności budżetu (niewymagającej korekty budżetu dla

linie projektu)

c) % osiągniętych wskaźników wykonania kontraktu

d) Dokumentacja projektu i dokumenty (certyfikaty darowizn, listy obecności, płatności

arkusze) dostępne dla wszystkich działań w ramach projektu

e) Pozytywne raporty z monitoringu i oceny (wewnętrzne i zewnętrzne)

f) Liczba otrzymanych skarg związanych z projektem.

g) % niekwalifikowalnych wydatki w liniach budżetowych projektu

h) % wskaźnik retencji personelu projektu przez cały czas trwania projektu

Wymagane doświadczenie i umiejętności

a) 5 lat doświadczenia w Shelter, znajomość struktury władz lokalnych i rządowych

b) Co najmniej 3 lata doświadczenia w sektorze humanitarnym i/lub rozwojowym.

c) Dobra znajomość samorządu lokalnego systemów.

d) Doświadczenie w opracowywaniu strategii/planów, zaangażowaniu społeczności, kontaktach z władzami lokalnymi.

e) Poziom znajomości języka angielskiego, biegła znajomość języka rosyjskiego i ukraińskiego.

f) Umiejętność obsługi komputera, umiejętność obsługi oprogramowania Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint itp.)

g) Umiejętność pracy samodzielnej i w zespole, aktywnego zgłaszania własnych pomysłów.< /p>

h) Odporność na stres i umiejętność wielozadaniowości

____________________________________________________________________________________________________________________

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH) . Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.