Starszy specjalista ds. projektu (projekt dotyczący odpornych populacji) w Chemonics Group UK Ltd./ PFRU 2

Informacje ogólne

Program „Partnerstwo dla silnej Ukrainy” Faza 2 (PFRU-2) to wieloletni program darczyńców realizowany pod kierownictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (MSZ) Wielkiej Brytanii we współpracy z rządem ukraińskim. Celem PFRU-2 jest zapewnienie państwu ukraińskiemu lepszych warunków do zarządzania inkluzywną odbudową i odrodzeniem Ukrainy we współpracy ze społeczeństwem obywatelskim i sektorem prywatnym w obliczu rosyjskiej agresji.

Główne zadania i obowiązki (kluczowe funkcje):

Senior specjalista ds. projektów zapewnia wsparcie kierownika projektu w administrowaniu projektem. Starszy specjalista ds. projektów realizuje zadania zarządzania projektami związane ze wsparciem procesu opracowywania i wdrażania działań projektowych w ramach zdefiniowanych projektów PFRU-2. Wykazuje się pełną znajomością podstawowych zadań administrowania projektem wykonywanych przez specjalistów projektowych oraz mentoruje/kieruje pracą pozostałych specjalistów i asystentów projektu. Pracuje uczciwie, zachowuje poufność, dąży do doskonałości, przestrzega wszystkich zasad i przepisów Ministerstwa Spraw Zagranicznych Wielkiej Brytanii, wymogów umownych, a także zasad, systemów i wartości Kimonix.

Zarządzanie projektami i wdrażanie

• Zapewnianie zachowania cała istotna dokumentacja dotycząca projektów/wydarzeń w odpowiednich folderach projektu. Przechowywanie wszystkich istotnych plików projektu i zatwierdzeń w archiwum projektu.
• Proponowanie i opracowywanie koncepcji działań/obszarów pracy podprojektu dla dyrektora projektu, z uwzględnieniem propozycji doradców technicznych i odpowiednich interesariuszy (jednostka LAP i partnerzy zewnętrzni) zgodnie z teorią zmiany, wskaźnikami, celem strategicznym projektu; proponowanie planów realizacji.
• Przygotowywanie i uzgadnianie protokołów ustaleń (Memorandum) z partnerami/odbiorcami (w koordynacji z jednostką realizującą projekt), zapewnienie wpisania odbiorców do karty rejestracyjnej PFRU oraz spełnienie przez beneficjentów i odbiorców wymagań określonych w memorandum.
• Współpraca z jednostką administracyjną w zakresie zarządzania wydarzeniami, w tym przygotowanie programu i organizacja logistyki dla uczestników.
• Wsparcie w organizacji logistyki spotkań, obejmującej planowanie, przygotowanie programu, wysyłanie zaproszeń do umieszczenia w kalendarzu, prowadzenie i dystrybucję protokołów, a także realizację zadań postawionych na spotkaniach.
• Tworzenie raportów z zakończenia działań projektowych zgodnie z cyklem działań projektowych do przeglądu przez kierownika projektu i akceptacji dyrektora projektu.
• Wykonywanie innych powierzonych zadań, związanych z administracją projektem.

Zakup

• Komunikacja z partnerami w celu opracowania specyfikacji i wymagań dla wniosków o udzielenie zamówienia (PAR) oraz sporządzenia/przekazania PAR do wglądu kierownikowi projektu.
• Proponowanie kryteriów oceny zamówień, które wiążą się z utworzeniem komisji oceniającej i udziałem w pracach komisji oceniającej (w razie potrzeby).
• Informowanie partnerów/odbiorców o środkach dotyczących terminów realizacji projektów.
• Zapewnienie podpisania kontroli przez odbiorców. formularz i umowy o odbiorze-przeniesieniu po otrzymaniu sprzętu.

Zarządzanie dotacjami

• Udzielanie bezpośredniego wsparcia w procesie przyznawania grantów w imieniu kierownika projektu, w tym ustalanie zakresu prac projektu grantowego, terminów realizacji działań projektowych, wniosków i budżetu. Zapewnienie zgodności grantów z celami projektu.
• Komunikacja z działem funduszu w celu zapewnienia otrzymania ostatecznych wyników zgodnie z ustalonym harmonogramem oraz zarządzanie plikami organizacji stypendystek na SharePoint.

HR i rekrutacja

• Opracowanie zakresów prac według standardowych szablonów. Przedłożenie zakresów prac do przeglądu przez kierownika projektu i zatwierdzenie przez dyrektora projektu.
• Wspomaganie procesu zarządzania konsultantami i doradcami technicznymi, w szczególności przeprowadzanie wstępnej analizy wyników końcowych i kart czasu pracy, uzyskiwanie zgód i aktualizacja dokumentacji.
• Możliwe jest sprawowanie bezpośredniej kontroli nad efektywnością i wynikami pracy specjalistów i/lub asystentów projektu. Mentoring i kierowanie pracą specjalistów i asystentów projektowych.

Kluczowe kompetencje:

Starszy Specjalista ds. Projektów będzie aktywnie wykorzystywał każdą z poniższych kluczowych kompetencji, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Aby skutecznie wspierać swój zespół, on/ona:

• poświęca czas i wysiłek, aby zrozumieć cele PFRU-2 i ich rolę w ich osiąganiu poprzez budowanie relacji wzmacniających dynamikę grupy;
• z entuzjazmem podejmie się dodatkowych nowych zadań niezbędnych do zdobycia umiejętności zawodowych i przyczynienia się do osiągnięcia celów programu;
• wykorzysta dostępne zasoby (podręczniki, strona główna itp.) w celu określenia odpowiednich kolejnych kroków;
• ustala priorytety zadań według pilności, potrzeby kontynuacji przez innych itp. dla efektywnego wykonywania pracy oraz dokonuje korekt, dostosowuje się i wykazuje elastyczność w przypadku zmiany priorytetów;
• identyfikuje problemy i informuje o nich swojego przełożonego, a także proponuje rozwiązania oparte na zrozumieniu problemu;
• nwykorzystuje błędy, niepowodzenia, sukcesy i informacje zwrotne, aby zrozumieć własne mocne strony, potrzeby rozwojowe i rozwój zawodowy.

Kwalifikacje:

• Preferowane wykształcenie wyższe lub równoważne doświadczenie w pracy biurowej środowisku.
• Umiejętność jasnej i zwięzłej komunikacji (w mowie i piśmie), silne umiejętności i wrażliwość w zakresie komunikacji międzykulturowej
• Udokumentowane doświadczenie w wielozadaniowości i dbałości o szczegóły, umiejętności organizacji i zarządzania czasem w dynamicznym środowisku.
• Udokumentowane doświadczenie w przestrzeganiu standardowych praktyk i procedur, pracy pod ogólnym kierownictwem i nadzorem oraz uczestniczenia w projektach i inicjatywach (w trakcie szkolenia lub po rozpoczęciu aktywności zawodowej).
• Doskonałe umiejętności obsługi klienta i komunikacji interpersonalnej.
• Umiejętność do pracy samodzielnej i w zespole.
• Udowodniona pomysłowość w rozwiązywaniu problemów i inicjatywa w zdobywaniu nowych umiejętności.
• Dogłębna znajomość programów Microsoft Office.
• Wymagana biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego (w mowie i piśmie).
• Dostępność Możliwość/chęć wyjazdów służbowych do obiektów, w których pracuje PFRU-2.

Podporządkowanie:

Starsi specjaliści ds. projektu ds. projektu Zrównoważona populacja będą raportować do Dyrektora projektu Zrównoważona populacja.

Długość zatrudnienia/ilość zaangażowania (LOE):

Lata, pełny etat.

Miejsce pracy:

Stanowisko dotyczy pracy w Kijowie (Ukraina).

Instrukcja aplikacji:

Aplikuj poprzez link do 5 marca 2026. W polu „Na jakie stanowisko aplikujesz?” powinien wybrać stanowisko TD 141 Starszy Specjalista ds. Projektu (Resilient Populations) W przypadku stanowisk, które wymagają znajomości języka angielskiego, preferowane jest przesłanie CV w języku angielskim (ale nie jest to obowiązkowe). Zgłoszenia będą rozpatrywane na bieżąco. Prosimy nie dzwonić – z finalistami skontaktuje się Chemonics. 

Link do zgłoszenia: Rekrutacja PFRU-2 –Aplikacja Kandydata

Tło

Fundusz Partnerski dla Odporna Ukraina – faza 2 (PFRU-2) to wieloletni program finansowany przez wielu darczyńców, zarządzany przez brytyjskie Biuro ds. Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (FCDO) i zarządzany we współpracy z rządem Ukrainy. Celem PFRU-2 jest stworzenie lepszych warunków dla państwa ukraińskiego, aby we współpracy ze społeczeństwem obywatelskim i sektorem prywatnym mogło przewodzić inkluzywnej odbudowie i rewitalizacji kraju w kontekście agresji Rosji.

Główne usługi i obowiązki (podstawowe funkcje): 

Starszy Specjalista ds. Projektu wspiera Kierownika Projektu, zapewniając wsparcie w administrowaniu projektem. Starszy specjalista ds. projektów realizuje zadania związane z zarządzaniem projektami związane z projektowaniem i wdrażaniem działań wspierających w ramach wyznaczonych projektów PFRU-2. Wykazują się mistrzostwem w podstawowych zadaniach administracyjnych projektu wykonywanych przez urzędników projektu oraz mentorów/przewodników innych urzędników i asystentów projektu. Działają w sposób uczciwy i zapewniający poufność, dążenie do doskonałości, zgodność ze wszystkimi zasadami i przepisami FCDO, wymogami umownymi oraz zasadami, systemami i wartościami firmy Chemonics.

Zarządzanie projektami i wdrażanie

• Upewnij się, że cała odpowiednia dokumentacja dotycząca projektu/działań jest przechowywane w odpowiednich folderach projektu. Zapisuje wszystkie istotne pliki projektu i zatwierdzenia w plikach projektu.
• Proponuj i twórz projekty koncepcji działań dotyczących prac w ramach podprojektu/strumień prac dla Dyrektora Projektu, przy udziale Doradców Technicznych i odpowiednich interesariuszy (zespołu LAP i partnerów zewnętrznych) zgodnie z teorią zmian, wskaźnikami i strategicznymi celami projektu oraz proponuj plan wdrożenia.
• Twórz i negocjuj protokoły ustaleń (MOU) z partnerami/odbiorcami (w koordynacji z zespołem wdrażającym projekt), zapewniając dodanie odbiorców do Karty Rejestracyjnej PFRU, a beneficjenci i odbiorcy przestrzegają wymagań określonych w MOU.
• Współpracuj z zespołem administracyjnym przy zarządzaniu wydarzeniami, w tym opracowywaniu programów i organizowaniu logistyki dla uczestników.
• Pomoc w logistyce spotkań, w tym planowanie, przygotowywanie programów, wysyłanie zaproszeń do kalendarza, robienie i rozpowszechnianie notatek oraz śledzenie działań po spotkaniach.
• Tworzenie raportów z zakończenia działań zgodnie z procesem cyklu działań do przeglądu w ramach projektu Kierownik i zatwierdzenie przez Dyrektora Projektu.
• Inne zadania przydzielone i istotne dla administrowania projektem.

Zaopatrzenie

• Współpracuj z partnerami w celu opracowania specyfikacji i wymagań dotyczących wniosków o podjęcie działań w ramach zamówienia (PAR) oraz projektów/przesyłania PAR dla Kierownika projektu
• W przypadku zamówień wymagających komisji oceniającej zaproponuj kryteria oceny i możesz uczestniczyć w komisji oceniającej.
• Przekaż harmonogram dostaw partnerom/odbiorcom.
• Upewnij się, że odbiorcy podpiszą formularz kontroli i przelew Umowy po dostawie sprzętu.

Zarządzanie dotacjami

• Zapewnij bezpośrednie wsparcie w procesie przyznawania dotacji zgodnie z zleceniem Kierownika Projektu, w tym opracowywanie zakresu prac dotacji, harmonogramu realizacji, załączników i budżetu. Upewnij się, że dotacje są zgodne z celami projektu.
• Współpracuj z wewnętrznym zespołem Funduszu , aby zapewnić otrzymanie wyników zgodnie z ustalonym harmonogramem i zarządzaj plikami beneficjenta organizacji w SharePoint.

Zasoby ludzkie i rekrutacja

• Projektujemy zakresy prac zgodnie ze standardowymi szablonami. Przesyła zakresy pracy do przeglądu przez Kierownika Projektu i Dyrektora Projektu.
• Wspiera zarządzanie konsultantami i doradcami technicznymi, w tym przeprowadzanie wstępnych przeglądów wyników i grafików, zabezpieczanie zatwierdzeń i utrzymywanie aktualnej dokumentacji.
• Może zapewniać bezpośredni nadzór nad wydajnością i dostawą Specjalistów ds. Projektu i/lub Asystentów Projektu. Zapewnia mentoring i wskazówki specjalistom ds. projektów i asystentom.

Podstawowe kompetencje:

Starszy specjalista ds. projektów, który odniesie sukces, będzie aktywnie zaangażowany w realizację każdej z kluczowych kompetencji wymienionych poniżej. Będą skutecznie wspierać swój zespół poprzez:

• Inwestując czas i wysiłek w zrozumienie celów i zadań PFRU-2 oraz ich roli w ich realizacji poprzez budowanie relacji wzmacniających dynamikę grupy.
• Z entuzjazmem podejmuj dodatkowe nowe zadania i pracuj w razie potrzeby, aby zbudować zestaw umiejętności zawodowych, jednocześnie wspierając cele programu
• Wykorzystaj dostępne zasoby (dokumenty z wytycznymi, strona docelowa itp.) aby określić odpowiednie kolejne kroki
• Nadaj priorytety zadaniom w oparciu o pilność, dalsze działania wymagane od innych itp., aby skutecznie zakończyć pracę; dostosowuje się, dostosowuje i pozostaje elastyczny w stosunku do zmieniających się priorytetów.
• Określaj, definiuj i zgłaszaj problemy swojemu przełożonemu oraz proponuj rozwiązania w oparciu o zrozumienie problemu.
• Wykorzystuj błędy, niepowodzenia, sukcesy i informacje zwrotne jako możliwości uczenia się, aby zrozumieć własne mocne strony, potrzeby rozwojowe i poprawić się zawodowo.

Kwalifikacje:

• Preferowane wykształcenie wyższe lub równoważne doświadczenie zawodowe w środowisku biurowym.
• Komunikuje się jasno i zwięźle, zarówno w mowie, jak i na piśmie, z silnymi umiejętnościami i wrażliwością w zakresie komunikacji międzykulturowej
• Wykazywane doświadczenie w pracy wielozadaniowej z dbałością o szczegóły, organizacją i umiejętnościami zarządzania czasem w dynamicznym środowisku.
• Wykazywane doświadczenie w przestrzeganiu standardowych praktyk i procedur, otrzymywania ogólnych instrukcji i nadzoru oraz uczestniczenia w projektach i inicjatyw, zarówno w środowisku akademickim, jak i biznesowym.
• Doskonała obsługa klienta i umiejętności interpersonalne.
• Praca samodzielnie i w zespole.
• Wykazana zaradność w rozwiązywaniu problemów i inicjatywa w zdobywaniu nowych umiejętności.
• Doskonała znajomość aplikacji Microsoft Office.
• Wymagana biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz ukraińskiego.
• Możliwość/chęć podróżowania do miejsc, w których PFRU-2 działa.

Raportowanie:

Starszy specjalista ds. projektu ds. odpornych populacji będzie podlegał dyrektorowi projektu ds. odpornych populacji.

Czas trwania zadania/LOE:

Rok zatrudnienia, pełny etat.

Szczegóły aplikacji:

Aplikuj za pomocą poniższego linku do 5 marca 2026. Powinieneś wybrać stanowisko TD 141 Starszy Specjalista ds. Projektu (Resilient Populations) w polu „Na jakie stanowisko aplikujesz?”. W przypadku stanowisk wymagających znajomości języka angielskiego preferowane jest CV w języku angielskim (ale nie wymagane). Zgłoszenia będą rozpatrywane Prosimy o kontakt telefoniczny z finalistami.

Link do aplikacji: Rekrutacja PFRU-2 – aplikacja kandydata