Wiodący specjalista działu personalnego i kultury korporacyjnej / Senior People and Culture Officer w FHI 360

Lokalizacja stanowiska: Kijów, Ukraina

Długość umowy: do 30 września 2026

Informacje o FHI 360 i EpiC 

FHI 360 to organizacja non-profit zajmująca się rozwojem ludzi, której celem jest poprawa życia w trwały sposób poprzez rozwój zintegrowanych, napędzanych lokalnie rozwiązań. W skład naszego personelu wchodzą eksperci w dziedzinie zdrowia, edukacji, żywienia, środowiska, rozwoju gospodarczego, młodzieży, badań, technologii, komunikacji i marketingu społecznego — tworząc unikalne połączenie możliwości, aby sprostać współczesnym, wzajemnie powiązanym wyzwaniom rozwojowym. FHI 360 obsługuje ponad 50 krajów oraz wszystkie stany i terytoria USA. 

Projekt Realizacja celów i utrzymanie kontroli epidemicznej (EpiC) to ośmioletni (2019–2027) ogólnoświatowy projekt zdrowotny początkowo finansowany przez Departament Stanu USA (DoS) w ramach prezydenckiego planu awaryjnego dotyczącego AIDS Ulga (PEPFAR). EpiC działa w około 50 krajach, zajmując się kluczowymi wyzwaniami w zakresie zdrowia publicznego, takimi jak HIV/AIDS, gotowość na pandemię i globalne bezpieczeństwo zdrowotne.  

Na Ukrainie projekt otrzymuje fundusze w ramach Globalnego Bezpieczeństwa Zdrowia (GHS) w celu wzmocnienia globalnych, regionalnych i lokalnych systemów zdrowia publicznego w oparciu o szerokie doświadczenie i istniejące możliwości, które są zgodne z krajowymi priorytetami GHS i celami rządu USA. EpiC będzie wspierać krajowe i regionalne instytucje zdrowia publicznego, zakłady opieki zdrowotnej, instytuty badawcze i wydziały regionalne Państwowej Służby Ukrainy ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów, instytucje akademickie, a także organizacje społeczeństwa obywatelskiego. wzmocnienie zdolności GHS w zakresie zapobiegania zakażeniom i ich kontroli (IPC), oporności na środki przeciwdrobnoustrojowe (AMR), zarządzania kryzysowego w zakresie zdrowia publicznego (HEM), ze szczególnym naciskiem na zapobieganie, wykrywanie i reagowanie na ogniska chorób zakaźnych o znaczeniu epidemicznym. Wszystkie działania będą zgodne z krajowymi przepisami, wytycznymi i standardami, a także odpowiednimi ramami międzynarodowymi.   

FHI 360 poszukuje wykwalifikowanych kandydatów na starszego specjalistę ds. kadr i kultury z siedzibą w Kijowie na Ukrainie. Stanowisko to jest otwarte dla obywateli Ukrainy mieszkających na Ukrainie lub chcących przenieść się na Ukrainę. Wymagana jest profesjonalna znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie.   

Podsumowanie stanowiska: 

Osoby starsze i Urzędnik ds. Kultury będzie wspierać People & Menedżer ds. Kultury wdrażający efektywne standardowe procesy kadrowe (HR), w tym między innymi: administrację świadczeniami, relacje z pracownikami, HRIS, szkolenia i rozwój oraz zarządzanie wynikami. Rozwiązuje problemy związane z relacjami z pracownikami, takie jak skargi nowych pracowników lub inne obawy pracowników. Służy jako punkt kontaktowy dla zespołu i menedżerów w przypadku pytań związanych z danymi osobowymi pracowników. Może przeprowadzać wskazówki dla nowych pracowników i ułatwiać rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami.  Przygotowuje specjalne raporty z wykorzystaniem danych HRIS oraz nadzoruje składanie i organizowanie dokumentacji kadrowej oraz wszelkie inne wsparcie administracyjne.     

Zadania: 

• Nadzoruj wsparcie administracyjne procesu rekrutacji i wdrażania wraz z członkami zespołu, aby zapewnić płynny przebieg procesu od identyfikacji wakat do obsadzenia tego wakatu i wdrożenia nowego personelu.  

• Nadzoruj przesyłanie danych pracowników dla nowo zatrudnionych osób w systemach informacji o zasobach ludzkich (HRIS), przetwarzając wymagane formularze i dane; aktualizuje system pod kątem zmian, takich jak awanse pracowników i separacje; upewnij się, że pracownicy i cały personel są prawidłowe w HRIS.   

• Komunikuje się z centralą ESC w sprawie tworzenia nowych identyfikatorów pracowników i aktualizacji organogramów.  

• Śledzi oferty wynagrodzeń i współpracuje z Menedżerem ds. zasobów ludzkich i kultury, aby pozyskać kapitał na rynku wewnętrznym i zewnętrznym. 

• Przeprowadza orientację/wdrożenie. Zapewnia nowo zatrudnionym pracownikom ogólne zapoznanie z historią, misją, strukturą, programami, korzyściami, zasadami i procedurami FHI 360.

• Przekieruj personel na zasoby szkoleniowe FHI 360, w tym obowiązkowe szkolenie FHI 360; przeglądaj potrzeby szkoleniowe z różnymi działami i/lub zespołami projektowymi, przygotuj i zaprezentuj proponowane działania szkoleniowe i harmonogram w oparciu o potrzeby i prośby. Tworzy raporty z obowiązkowych szkoleń takich jak Kodeks Etyki i BHP.  

• Upewnij się, że platforma HR SharePoint na Ukrainie jest zorganizowana, utrzymywana, kompletna i aktualizowana. Opracowuje i wdraża system śledzenia służący do raportowania kluczowych wskaźników służących do pomiaru i przewidywania działań kadrowych. 

• W razie potrzeby współpracuje z Menedżerem ds. zasobów ludzkich i kultury oraz regionalnym partnerem ds. zasobów ludzkich i kultury, aby przejrzeć harmonogram zarządzania wynikami FHI 360; przygotowuje i koordynuje szkolenia z zakresu zarządzania wynikami, w tym szkolenia z procesu oceny rocznej dla pracowników FHI 360; w razie potrzeby prowadzi i szkoli członków personelu w zakresie procesu. 

• Twórz kalendarz i zarządzaj nimproces przeprowadzania rocznych i okresowych ocen pracowniczych. Osoby nadzorujące szkolenia, których zadaniem jest przeprowadzanie ocen pracowników w swoich jednostkach i monitorowanie przestrzegania procesu.  

• Utrzymanie, monitorowanie i monitorowanie okresu próbnego lokalnego personelu. Powiadamiaj menedżerów o zbliżającym się terminie rocznych ocen – zarządzaj wszelkimi wynikającymi z nich wnioskami o zmiany kadrowe. 

• Współpracuj z działem Learning and Development w celu rozwijania i/lub identyfikowania możliwości rozwoju zawodowego i szkoleń dla personelu. Odpowiadaj na wszystkie prośby personelu o wsparcie administracyjne HR w skuteczny i profesjonalny sposób, przy wsparciu Menedżera HR, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

• Wspiera zespół ukraińskiego People & Culture w zakresie administrowania świadczeniami i procesami płacowymi dla Biura na Ukrainie. 

• Poprawia atrakcyjność organizacji poprzez rekomendowanie nowych polityk i praktyk; monitorowanie ofert pracy i praktyk wynagradzania. 

• Uczestniczy w aktualizacji polityk kadrowych, procedur i innej korespondencji, aby zapewnić zgodność z polityką firmy, promować różnorodność, równość i włączenie społeczne, zgodnie z ukraińskim prawem pracy.  

• Skutecznie komunikuj się werbalnie i pisemnie ze wszystkimi pracownikami na temat zasad i procedur HR. 

• Może pomagać w procesie separacji/rozmowie końcowej. 

• Oznacza często zadawane pytania i zawiera zalecenia dotyczące sposobu przekazywania informacji pracownikom. 

• Przeprowadza analizę trendów HR i raportowanie w celu identyfikacji możliwości i rekomendowania rozwiązań kierownictwu. 

• Może badać i rozwiązywać rutynowe problemy w relacjach z pracownikami. 

• Dodatkowe zadania zgodnie z żądaniem. 

Wykształcenie i doświadczenie 

• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik w dziedzinie administracji biznesowej, mediów społecznościowych Nauki, finanse, HR

• 5-7 lat doświadczenia w zapewnianiu pełnego zakresu wsparcia administracyjnego HR w środowisku biurowym. 

• Wcześniejsze doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej (NGO) będzie dodatkowym atutem. 

• Powiązane specjalistyczne szkolenia HR.  

• Znajomość pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) i systemów HRIS/Baz Danych. 

• Wrażliwość kulturowa i należyte zrozumienie potrzeb bezbronnych grup społecznych. 

• Świetnie posługuje się językiem ukraińskim, z doskonałą znajomością języka angielskiego w mowie i piśmie. 

• Dobre umiejętności pisania raportów i dokumentowania. 

• Umiejętność zarządzania napiętymi terminami i dostarczania dużych ilości pracy przy minimalnym nadzorze. 

• Możliwość podróżowania po kraju lub regionie, a w razie potrzeby za granicę.  

• Musi umieć czytać, pisać i mówić płynnie po ukraińsku oraz biegle posługiwać się językiem angielskim

 Typowe Wymagania fizyczne:

• Typowe środowisko biurowe. 

• Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych prac na klawiaturze. 

• Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas. 

• Możliwość podnoszenia/przemieszczania do 5 funtów. 

• Komputer osobisty/laptop, aplikacje Microsoft (tj. Office 365, SharePoint, Teams), telefony komórkowe/technologia mobilna i standardowy sprzęt biurowy. 

Wymagania podróżne: 

• Mniej niż 10% 

Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski przesłane w języku angielskim.

Aplikacje prosimy składać za pośrednictwem linku na stronie z ofertami pracy: Kariera

Zachęcamy do aplikowania kandydatów niepełnosprawnych.

Ten opis stanowiska zawiera podsumowanie głównych obowiązków na tym stanowisku. Nie określa ani nie ogranicza dokładnych zadań, jakie można przypisać do wykonywania tych obowiązków. Niniejszy dokument nie powinien być w żaden sposób interpretowany jako umowa o pracę. Kierownictwo zastrzega sobie prawo do przeglądu i zmiany niniejszego dokumentu w dowolnym momencie. umiejętności zarządzania.