Starszy specjalista ds. dotacji i raportowania w People in Need

Podstawa: Kijów

Data rozpoczęcia: marzec 2026

Czas trwania umowy: 3-miesięczny okres próbny z przedłużeniem po pomyślnym zakończeniu okresu próbnego

Informacje o PIN Ukraina:

People in Need (PIN) działa na Ukrainie od początku sierpnia 2014 r. Obecnie PIN jest jednym z głównych podmiotów humanitarnych na Ukrainie reagującym na niedawną eskalację militarną, zapewniającym pomoc humanitarną osobom dotkniętym konfliktem na całej Ukrainie. Od 2014 r. PIN wdrożył doraźną pomoc żywnościową i pieniężną, NFI, schronienie, ochronę, źródła utrzymania i interwencje WASH, wspierając 3 miliony bezbronnych osób wewnętrznie przesiedlonych, osób powracających i społeczności przyjmujących na obszarach miejskich i wiejskich. 

PIN jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i przyjmuje aplikacje od wszystkich wykwalifikowanych kandydatów bez względu na rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, wiek, religię, niepełnosprawność, orientację seksualną, tożsamość płciową lub jakąkolwiek inną cechę. PIN zachęca do składania wniosków od osób o różnym pochodzeniu i o różnych wartościach.

Ogólne informacje o roli danej osoby:

Jako członek Programu Krajowego specjalista ds. dotacji i sprawozdawczości (GRO) będzie wspierać Dział ds. dotacji i raportowania, w tym Koordynatorzy ds. dotacji i raportowania (GRC) oraz dyrektor ds. dotacji i raportowania (HoGR) w celu opracowywania raportów dotyczących jakości, wniosków i innych wyników darczyńców oraz produktów związanych z dotacjami. GRO będzie odpowiadać przede wszystkim za procesy zarządzania wiedzą i archiwizację. GRO zapewnia wsparcie administracyjne, tam gdzie to konieczne.

Stanowisko podlega HoGR, jeśli nie wskazano inaczej, ściśle współpracuje z innymi członkami zespołu Jednostki G&R i regularnie współpracuje z zespołami regionalnymi, kierownikami technicznymi, MEAL, finansami i innymi zespołami CP. 

Opis ogólnych obowiązków:

Wsparcie wykonawcze dla dotacji i Jednostki Sprawozdawczej   

• Uczestniczy w wewnętrznych i międzywydziałowych spotkaniach koordynacyjnych, wydarzeniach związanych z dotacjami i innych istotnych wydarzeniach; odpowiedzialny za sporządzanie protokołów posiedzeń, w tym punktów działań i działań następczych;  

• Przewodzi aktualizacji narzędzi G&RU, modułów śledzących itp.;  

• We współpracywraz z innymi właściwymi zespołami CP wspiera przygotowanie wizyt darczyńców poprzez kompilowanie odpowiedniej dokumentacji (aktualizacje projektu, notatki informacyjne itp.);  

• Wsparcie przy opracowywaniu aktualizacji związanych z darczyńcami i dotacjami, notatek informacyjnych itp. dla kierownictwa punktu kontrolnego, jeśli zostanie o to poproszone.   

Administracja darczyńców:

• Wspiera HoGR i GRC w mapowaniu możliwości finansowania i identyfikowaniu potencjalnych nowych źródeł finansowania zgodnie ze strategią PIN;  

• Wspiera HoGR i GRC w gromadzeniu informacji o potencjalnych darczyńcach, ich priorytetach i celach programowych, w tym poprzez współpracę z Wewnętrzną Jednostką ds. pozyskiwania funduszy centrali w celu kierowania wewnętrznym procesem decyzyjnym w procesie „go/no-go”; 

• Na żądanie pomaga w opracowywaniu materiałów do komunikacji zewnętrznej (np. oświadczeń dotyczących zdolności i dokumentów pozycjonujących). 

Administracja grantami   

• Wspomaga zarządzanie i organizację dokumentacji dotyczącej dotacji, wytycznych dla darczyńców i zasobów dotyczących zgodności, zapewniając aktualizację i dostępność dokumentów; w razie potrzeby udostępnia zaktualizowane szablony, wytyczne i przykłady odpowiedniemu personelowi; 

• Wspiera GRC w organizowaniu rozpoczęcia grantów, przeglądów projektów, zamknięć i innych spotkań zgodnie z procesami wewnętrznymi; współpraca z innymi działami CP w zakresie dostarczania danych wejściowych, podejmowania działań następczych w związku z punktami działań itp.;  

• Wspiera GRC w dostarczaniu propozycji darczyńców i raportów, w tym kompilacji i edycji danych wejściowych do  pakietu zgłoszeniowego i załączników (zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dawców i PIN-u); wspiera w opracowywaniu kalendarzy planowania pracy;  

• Ściśle współpracuje z innymi działami, w tym z Działem Partnerstwa, Zespołami Obszarowymi, Finansami i MEAL, aby zapewnić spójność wszystkich wyników działań darczyńców;  

• Utrzymuje dokładne i aktualne foldery i bazy danych o dotacjach Sharepoint (takie jak narzędzie do śledzenia zarządzania dotacjami lub inne odpowiednie narzędzia);  

• Wspiera współpracę z kolegami z centrali w zakresie wewnętrznej archiwizacji i pomaga w kompilowaniu informacji w odpowiedzi na żądania centrali, jeśli jest to wymagane.  

W zależności od wyznaczenia, GRO może otrzymać następujące obowiązki:  

• Działa jako wewnętrzny punkt kontaktowy dla tyłkapodpisane projekty;  

Inne obowiązki:

• Zapewnia dodatkowe wsparcie administracyjne zgodnie z wymaganiami HoGR i GRC; 

• W razie potrzeby wykonuje inne powiązane obowiązki.  

Kryteria kwalifikacji:

 Edukacja i specjalizacja 

Wykształcenie wyższe na odpowiednim kierunku (nauki społeczne, humanitarne, zarządzanie, administracja lub podobne) 

Praca Doświadczenie w Specjalność: 

• Wykształcenie wyższe w odpowiednim kierunku (nauki społeczne, humanitarne, zarządzanie, administracja lub pokrewne); 

• Minimum 3 lata doświadczenia w sektorze humanitarnym, zarządzaniu projektami lub zarządzaniu grantami, pozyskiwaniu funduszy lub w pokrewnej dziedzinie

Wymagane umiejętności i kompetencje: 

• Dobre umiejętności organizacyjne i pracy w zespole; 

• Dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne; 

• Doskonałe umiejętności komunikacji w mowie i piśmie w języku angielskim. 

OFERTY PIN:

• Konkurencyjne wynagrodzenie według skali wynagrodzeń People in Need w wysokości 1495-1575 EUR brutto (w zależności od kwalifikacji) +3% wzrost po okresie próbnym.

• Możliwości rozwoju zawodowego poprzez różne działania budujące potencjał, w tym szkolenia, warsztaty i seminaria.

• 28 dni kalendarzowych urlopu corocznego plus 3 dodatkowe dni urlopu noworocznego.

• Możliwość pracy zdalnej przez jeden dzień w tygodniu dla pracowników biurowych.

• Pokrycie kosztów zakwaterowania i diet w przypadku podróży służbowych poza przypisany rejon biura i/lub w przypadku nadmiernych kosztów podróżyw terminie lub czasie, zgodnie z polityką podróżowania People in Need.

• Zapewnienie laptopa, telefonu komórkowego (w tym przedpłaconych kart SIM) oraz przedmiotów marki People in Need (plecak, kubek termiczny, notatnik, przenośny power bank).

• Biura People in Need są wyposażone we wszystkie niezbędne środki bezpieczeństwa i odporności energetycznej, zapewniające nieprzerwany dostęp do Internetu.

• Bezpłatna kawa, herbata, mleko i woda dostępna we wszystkich biurach.

• A wielokulturowe i przyjazne środowisko pracy, w którym w programie Ukraina pracuje około 300 pracowników.

Procedura aplikacyjna:

Prosimy o przesłanie wyraźnie oznaczonego CV i listu motywacyjnego w języku angielskim. Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Testy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne będą przeprowadzane na bieżąco, a wakat zostanie zamknięty po jego obsadzeniu.

Prosimy pamiętać, że firma PIN nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacyjnego.

Popieramy zasady inkluzywności i niedyskryminacji w proces selekcji. Możesz przesłać anonimowe CV – bez podawania imienia i nazwiska, wieku, płci, zdjęcia ani innych danych osobowych. Takie życiorysy będą sprawdzane ogólnie pod kątem doświadczenia zawodowego i kwalifikacji.