Starszy Menedżer ds. Kontraktów i Grantów w The International Foundation for Electoral Systems

IFES jest bezstronną organizacją międzynarodową non-profit. Jako światowy lider w promowaniu demokracji, IFES wspiera dobre rządy i prawa demokratyczne, zapewniając pomoc techniczną urzędnikom wyborczym; umożliwienie niedostatecznie reprezentowanym udziału w procesie politycznym; oraz zastosowanie badań terenowych w celu usprawnienia cyklu wyborczego. Od 1987 roku IFES działa w ponad 145 krajach, od demokracji rozwijających się po dojrzałe demokracje. Od 1994 roku IFES odgrywa znaczącą rolę w promowaniu reform wyborczych, administracyjnych i prawnych na Ukrainie. We współpracy z partnerami ukraińskiego społeczeństwa obywatelskiego i Centralną Komisją Wyborczą (CEC) IFES pracuje nad wspieraniem dialogu na temat reformy systemu wyborczego, budowaniem potencjału lokalnych organizacji pozarządowych, instytucjonalizacją najlepszych praktyk w zakresie szkolenia urzędników wyborczych i zapewnieniem bardziej równej reprezentacji w procesie wyborczym na rzecz grup znajdujących się w niekorzystnej sytuacji, w szczególności kobiet, przedstawicieli mniejszości narodowych i osób niepełnosprawnych. IFES Ukraine  poszukuje wykwalifikowanych kandydatów na stanowisko Senior Contracts and Grant Manager Procesy zamówień terenowych IFES Ukraine;Nadzór nad zespołem specjalistów zajmujących się kontraktami i grantami, zapewniając wskazówki, opiekę mentorską i możliwości rozwoju zawodowego w celu wspierania ich rozwoju i sukcesu;Kierować od początku procesem rejestracji międzynarodowych projektów pomocy technicznej na Ukrainie zakończyć, aby zapewnić, że cała niezbędna dokumentacja została przygotowana i prawidłowo i terminowo złożona właściwym organom; Budować i utrzymywać skuteczne relacje z klientami, dostawcami, darczyńcami i innymi właściwymi stronami w celu wspierania współpracy i zapewnienia wzajemnego zrozumienia wymogów umownych i dotacyjnych; Nadzorować i optymalizować administrację zamówień zgodnie z IFES i przepisami darczyńców, a także ustawodawstwem ukraińskim; Nadzorować cały cykl życia umów i dotacji, od ich powstania do zamknięcia, zapewniając zgodność z polityką organizacji i darczyńców oraz odpowiednimi przepisami krajowymi; Negocjować warunki z klientami, dostawcami i podwykonawcami, aby osiągnąć korzystne wyniki przy jednoczesnym łagodzeniu ryzyka; Koordynować działania z siedzibą IFES w zakresie w razie potrzeby działania w zakresie dotacji i zamówień;Bądź na bieżąco ze zmianami regulacyjnymi i dobrymi praktykami w zakresie zarządzania umowami i dotacjami oraz wdrażaj niezbędne aktualizacje procedur wewnętrznych;Przeprowadzaj regularne audyty wewnętrzne i oceny w celu oceny zgodności z wymogami umów i dotacji, identyfikując obszary wymagające poprawy i wdrożenia w razie potrzeby działania naprawcze;Zapewnianie dokładnej i kompleksowej dokumentacji oraz archiwizacji działań związanych z umowami i dotacjami, w tym umów, poprawek, korespondencji i ustaleń audytu, zapewniając przestrzeganie standardów prowadzenia dokumentacji i wymogów poufności danych;Przewodniczenie optymalizacji wewnętrznych procesów zakupowych IFES Ukraina i procedurami, zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami;Conduct coprzegląd zgodności raportów finansowych i opisowych beneficjenta; zapewnia dokładność i zgodność raportów finansowych i opisowych beneficjenta; upewnia się, że dołączona jest cała dokumentacja; przegląda umowy o udzielenie dotacji i przygotowuje budżety; prowadzi seminaria dotyczące zarządzania dotacjami dla beneficjentów, udziela wskazówek oraz wyjaśnia zasady IFES i darczyńców oraz procedury w zakresie wydatkowania środków z dotacji i przygotowywania raportów;Prowadzenie regularnych szkoleń w zakresie rozwoju potencjału wewnętrznego w zakresie dobrych praktyk w sferze zakupów oraz zapewnianie zgodności personelu terenowego z IFES i polityką darczyńców;Wzmocnienie potencjału administracyjnego i operacyjnego beneficjentów; Przygotowywanie dokumentacji finansowej w przypadku zamkniętych dotacji, zmian, rozdysponowania i anulowania dotacji;Prowadzenie dokumentacji dotyczącej dotacji oraz zapewnianie ich kompletności i zgodności;Inne przydzielone obowiązki związane ze stanowiskiem. UMIEJĘTNOŚCI i SPECYFIKACJEDoskonałe doświadczenie w zakresie zakupów, administracji finansowej i zarządzania biurem;Doskonałe umiejętności zarządzania ludźmi oraz umiejętność budowania silnych relacji i synergii z wyższą kadrą kierowniczą i innymi jednostkami; umiejętność pracy i wykonywania zadań pod ograniczonym nadzorem; silne umiejętności analityczne i umiejętność zachowania dobrej organizacji podczas wykonywania wielu zadań w napiętych terminach; doskonałe pisanie, raportowanie i umiejętności obsługi dokumentów;Doskonała dbałość o szczegóły;Doskonałe umiejętności komunikacyjne, interpersonalne, prezentacyjne i odprawowe;Zdolność do wykazywania inicjatywy, dobrej oceny sytuacji i zaradności;Myślenie strategiczne i umiejętność opracowywania innowacyjnych rozwiązań;Zdolność i umiejętności do promowania i inspirowania skutecznej współpracy pomiędzy osobami, organizacjami i sieciami;Wartość działająca w środowisku współpracy i współpracy;Chęć przestrzegania wszelkich zasad poufności;Postępowanie uczciwe i pełnienie funkcji etycznych.WYKSZTAŁCENIE i KWALIFIKACJEMagister w dziedzinie operacji, zarządzania, finansów, rachunkowości lub inny powiązany preferowane dziedziny;Minimum osiem lat odpowiedniego doświadczenia zawodowego;Doświadczenie w zarządzaniu grantami i kontraktami;Udokumentowane doświadczenie zawodowe w projektach rozwojowych, organizacji pozarządowej lub organizacjach międzynarodowych;Doświadczenie w optymalizacji i nadzorowaniu systemów zamówień publicznych;Doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu systemów M&E będzie zaletą ;Znajomość międzynarodowej społeczności darczyńców i doświadczenie jako zorientowanego na działanie rozmówcy z podmiotami zajmującymi się rozwojem demokracji na wszystkich poziomach;Zdecydowanie preferowane jest doświadczenie w pracy nad programami finansowanymi przez Wielką Brytanię/USAID/Kanadę;Umiejętności szkolenia/facylitacji będą zaletą; Biegła znajomość MS Pakiet biurowy. UMIEJĘTNOŚCI JĘZYKOWE: Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego. PODRÓŻ: Może być wymagana podróż. Stanowisko to mieści się w Kijowie i oczekuje się, że osoba piastująca będzie pracować na miejscu. Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie CV i listu motywacyjnego w języku angielskim, w tytule wpisując „Senior Contracts and Grants Manager”, na adres [email protected]. Będziemy sprawdzać kandydatów na bieżąco. Wszyscy wykwalifikowani kandydaci/pracownicy zostaną uwzględnieni przy zatrudnieniu/awansach i nie będą dyskryminowani ze względu na niepełnosprawność, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciowąnarodowość, wiek, rasa, kolor skóry, religia, pochodzenie narodowe, status weterana lub jakakolwiek inna cecha prawnie chroniona. IFES zachęca do aplikowania osoby niepełnosprawne i pochodzące z innych różnorodnych środowisk. Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom pozycji Poziom średni starszy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Przemysły Spraw Międzynarodowych