Administrator biura rosyjskojęzycznego w Staffmatters Recruitment

Opis stanowiska

Naszym klientem jest mały dostawca usług korporacyjnych w Limassol. Obecnie poszukują wysoce zorganizowanego i proaktywnego, rosyjskojęzycznego administratora biura i osobistego asystenta wykonawczego, który będzie wspierał naszego dyrektora generalnego i zapewniał sprawne funkcjonowanie naszego biura.

Obowiązki

Wsparcie administracyjne:

• Nadzoruj i wspieraj wszystkie obowiązki administracyjne w biurze, aby zapewnić jego sprawne funkcjonowanie.
• Zarządzaj obszarem recepcji, w tym witaj klientów i gości.
• Zarządzaj rozmowami telefonicznymi i korespondencją (e-maile, listy, paczki itp.).
• Skanuj, kopiuj i archiwizuj dokumenty oraz przesyłaj je na serwer.
• Organizuj spotkania Zoom/Teams.
• Przygotuj prezentacje na podstawie dostarczonych materiałów.
• Nieoficjalnie tłumacz e-maile z angielskiego na rosyjski/rosyjskiego na angielski.
• W razie potrzeby pomagaj współpracownikom

Zadania doraźne:

• Zajmuj się innymi obowiązkami i projektami specjalnymi przydzielonymi przez kierownictwo.
• Zarządzanie biurem:
• Zarządzaj zapasami artykułów biurowych i kuchennych oraz składaj zamówienia w razie potrzeby.
• Utrzymuj porządek w biurze i organizuj niezbędne prace konserwacyjne/naprawy.
• Nadzoruj konserwację, naprawy i utrzymanie środowiska biurowego.
• W razie potrzeby odwiedzaj urzędy rządowe.
• Upewnij się, że zasady i procedury obowiązujące w biurze są przestrzegane i w razie potrzeby aktualizowane.

Zarządzanie dostawcami i relacjami:

• Zarządzaj relacjami z dostawcami, usługodawcami i właścicielami, upewniając się, że wszystkie pozycje są fakturowane i płacone na czas.
• Komunikuj się z biurami Gov’t Utility, Cyta, Cablenet i innymi dostawcami w sprawie wszystkich świadczonych usług w przypadku jakichkolwiek zakłóceń lub wymaganych dodatkowych usług.

Planowanie wydarzeń:

• Planuj i organizuj wydarzenia biurowe, spotkania, konferencje i zajęcia integracyjne.
• Wsparcie kadrowe:
• Pomoc w rekrutacji nowego personelu.
• Pomoc w procesie wdrażania nowych pracowników, w tym w przygotowaniu stanowisk pracy i materiałów orientacyjnych.
• Utrzymuj i aktualizuj tabele urlopów i zwolnień lekarskich.

Koordynacja IT:

• Koordynacja z działem IT wszelkich potrzeb w zakresie sprzętu biurowego i technologii.
• Ciągłe doskonalenie:
• Identyfikuj i wdrażaj ulepszenia procesów i procedur biurowych.
• Bądź na bieżąco z trendami branżowymi i najlepszymi praktykami w zakresie administracji biurowej i wsparcia kadry kierowniczej.

Asystent wykonawczy dyrektora generalnego Kluczowe obowiązki:

• Zarządzanie kalendarzem: prowadź kalendarz dyrektora generalnego i zarządzaj nim, planuj spotkania i organizuj spotkania.
• Zarządzanie pocztą e-mail: monitoruj, ustalaj priorytety i odpowiadaj na wiadomości e-mail w imieniu dyrektora generalnego, zapewniając terminową i odpowiednią komunikację.
• Korespondencja: twórz, edytuj i poprawiaj korespondencję, raporty, prezentacje i inne dokumenty.
• Przygotowanie spotkania: Przygotowywanie programów, odpraw i materiałów na spotkania; poświęć kilka minut i śledź działania.
• Zarządzanie zadaniami: zarządzajoraz śledź zadania i projekty, zapewniając dotrzymanie terminów i realizację priorytetów.
• Organizacja podróży: planuj i koordynuj szczegółowe plany podróży, w tym loty, zakwaterowanie, transport i plany spotkań, a także programy dla dyrektora generalnego.
• Dokumentacja podróżna: kompiluj i organizuj dokumenty związane z podróżą, w tym bilety, wizy i plany podróży.
• Zarządzanie wydatkami: zarządzaj wydatkami na podróże, przetwarzaj zwroty kosztów i prowadź rejestr wydatków na podróże, wydatki firmowe i osobiste.
• Poufność: poufne informacje należy traktować z zachowaniem najwyższej dyskrecji i poufności.

Gatekeeper: pełni funkcję głównego punktu kontaktowego, sprawdzającego i kierującego rozmowami telefonicznymi, gośćmi i korespondencją.

Pomoc osobista: pomoc w osobistych zadaniach i sprawunkach, jeśli zajdzie taka potrzeba, w tym zarządzanie osobistymi spotkaniami i sprawami domowymi, pomoc w planowaniu i koordynowaniu osobistych zajęć i wydarzeń

Planowanie wydarzeń: organizuj wydarzenia osobiste, uroczystości i spotkania towarzyskie

Zarządzanie gospodarstwem domowym: w razie potrzeby koordynuje usługi domowe.

Wymagania dotyczące stanowiska

• Udokumentowane doświadczenie jako administrator biura, kierownik biura, asystent wykonawczy lub na podobnym stanowisku administracyjnym.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Wybitne zdolności interpersonalne
• Umiejętność pracy samodzielnej i w zespole.
• Silne zdolności organizacyjne i wielozadaniowość.
• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint i Outlook).
• Wysoki poziom profesjonalizmu i poufności.
• Biegła znajomość języka angielskiego i rosyjskiego (grecki będzie dodatkowym atutem)
• Obywatel UE

Godziny pracy:

Godziny pracy firmy: 9:00–18:30.

8 godzin do omówienia z kandydatem

9:00 – 13:00 / 14:00 – 18:00

9:30 – 13:30 / 14:30-18:30

Świadczenia pracy

Firma oferuje wynagrodzenie brutto uzależnione od umiejętności, wiedzy i doświadczenia

ABY Aplikować na tę ofertę pracy, prześlij swoje CV (proszę w języku angielskim) i dołącz odniesienie: Rosyjskojęzyczny administrator biura - VAC-A2505. Czekamy na Twoją wiadomość!