Recepcjonistka (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Klastra Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania do na stanowisko

Recepcjonistki (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Recepcjonistka)

 Dobry wielopoziomowy klaster zarządzania w ukraińskim portfelu GIZ obejmuje projekty wspierające przejrzystą, wydajną i zrównoważoną reformę zarządzania w wysiłkach na rzecz odbudowy już prowadzonych w kraju dotkniętym wojną, kształtującym jego przyszłość jako nowoczesnego narodu europejskiego. Projekty zapewniają efektywną współpracę na szczeblu administracji krajowej, regionalnej i lokalnej, promując pomocniczość jako zasadę demokracji w związku z dostosowywaniem się Ukrainy do dorobku prawnego Unii Europejskiej. 

 Jednostka Zarządzania Klastrem (CMU) wraz z około 40 pracownikami zapewnia obsługę handlową i administracyjną projektów w Klastrze MLG. CMU jest podzielona na trzy zespoły (finanse i księgowość; umowy i zaopatrzenie; wydarzenia, zarządzanie podróżami i biurami, IT); Twoim zadaniem jest kierowanie zespołem „Wydarzenia, Zarządzanie podróżami i biurem, IT”, który obecnie liczy 15 pracowników.

Kluczowe obowiązki:

• Spotyka i wita gości w biurze Klastra, wspiera i umawia spotkania.
• Ogólna obsługa biura, codzienna obsługa recepcji i sekretariatu (odbieranie połączeń przychodzących, przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących oraz faktur itp.). 
• Nadzoruje usługi kurierskie; organizuje dostawy różnego rodzaju materiałów i towarów (woda, artykuły papiernicze, artykuły gospodarstwa domowego itp.); nadzoruje artykuły papiernicze, gospodarstwa domowego i inne.
• Zapewnia tworzenie i regularną aktualizację list kontaktów/adresów/urodzeń/itp.
• Przygotowuje pisma biznesowe, e-maile w języku angielskim lub ukraińskim, jeśli zajdzie taka potrzeba. 
• Uczestniczy w procesach związanych z zakupami (przygotowanie zgłoszenia serwisowego, przeprowadzenie badań rynku, uzasadnienie wyboru dostawcy, przygotowanie kalkulacji kosztów itp.).
• Składanie dokumentów/papierów zgodnie z zasadami archiwizacji GIZ.
• Wspiera prace biurowe, zapewnia pomoc Kierownictwu, Działowi Finansów/Administracji, Personelowi Technicznemu i Kierownictwu Biura.
• Wykonuje inne obowiązki i zadania na zlecenie GIZ zarządzanie.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Wykształcenie wyższe lub pokrewne.
• Doskonała znajomość języka ukraińskiego i angielskiego, znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem.
• Wrażliwość w postępowaniu i dysponowaniu potencjalnie ważnymi dokumentami.
• Co najmniej roczne doświadczenie zawodowe na porównywalnym stanowisku w środowisku międzynarodowym. 
• Doświadczenie w usługach kurierskich i zakupie towarów.
• Podstawowa znajomość dokumentów płatniczych (za towary i usługi). 
• Schludny i profesjonalny wygląd, uprzejme podejście do gości i pracowników biura Klastra. 
• Gracz zespołowy posiadający umiejętności komunikacji międzykulturowej, nastawienie zorientowane na klienta i usługi.
• li>
• Duża dbałość o szczegóły i umiejętność pracy z liczbami.
• Dobra praktyczna znajomość aplikacji komputerowych i technologii informatycznych (MS Office, MS Teams, sprzęt techniczny do spotkań i konferencji itp.).
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od wykonywanych zadań – odpowiednie środki uzgadniane są z przełożonym. 

Oferujemy:

• Pracę służbową, wynagrodzenie stałe w EUR, premie za wyniki oraz 13-tą pensję.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwa elastyczna i praca zdalna (w zależności od potrzeb projektów do góry) do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy wyniesie 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 10 marzec2026, wtorek. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ