Recepcjonistka (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektów w ramach Klastra Społeczeństwa Odpornego na to stanowisko

 Recepcjonista (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Recepcjonista)

Projekty są finansowane przez niemieckie Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ), współfinansowane przez Unię Europejską (UE) i są realizowane przez GIZ. Chociaż w ramach Programu planowano szczególnie współpracować ze wschodnimi regionami Charkowa, Czernihowa, Dniepru, Chersoniu, Mikołajowa, Odessy, Zaporoża, Sum, Doniecka i Ługańska (GCA), obecnie stanowi on bezpośrednią odpowiedź na rosyjską inwazję, stopniowo rozszerzając swoje działania pod względem geograficznym; wspierając w ten sposób działania na terenie całej Ukrainy. Ogólnym celem jest poprawa jakości usług socjalnych, medycznych i administracyjnych oraz ich dostępności, w szczególności w odniesieniu do potrzeb bezbronnych grup ludności. W tym celu projekt będzie koordynował i współpracował z szeroką gamą lokalnych/krajowych i międzynarodowych partnerów i interesariuszy.

 Kluczowe obowiązki i zadania:

• Spotkanie się z gośćmi i gośćmi RSC (Klaster Społeczeństwa Odpornego):
• obsługuje wejścia, a także odpowiednio automatyczną sekretarkę;
• zbiera informacje o gościach i informuje Centrum Biznesowe odpowiednie bezpieczeństwo;
• wita gości w recepcji oraz udziela im żądanych informacji i wsparcia.
• Odbiera przychodzące połączenia telefoniczne:
• w profesjonalny sposób odbiera połączenia telefoniczne i wiadomości oraz zbiera informacje, które mają zostać przekazane odpowiedniemu personelowi.
• Rejestruje przychodzące i wychodzące faktury oraz inne dokumenty:
• rejestruje wszystkie przychodzące i wychodzące faktury oraz powiązane dokumenty zgodnie z ustalonych zasad;
• łączy faktury z aktami odbioru i kartami czasu pracy, innymi dokumentami uzupełniającymi;
• tłumaczy faktury i dokumenty uzupełniające w stosownych przypadkach
• Nadzoruje usługi kurierskie:
• zapewnia dokładną rejestrację całej poczty przychodzącej i wychodzącej;
• odbiera, sortuje i rozprowadza całą przychodzącą pocztę, listy, paczki;
• organizuje dostawy różnego rodzaju materiałów i towarów do Biur Kijowskich i biur regionalnych (RO);
• zapewnia dokładne wypełnienie wszystkich wymaganych dokumentów do wysłania wartościowych przesyłek;
• współpracuje z dostawcami usług kurierskich we wszystkich bieżących kwestiach;
• zapewnia wsparcie i wskazówki urzędnikom administracyjnym i innym pracownikom RO w sprawach usług kurierskich
• sprawdza dokładność i poprawność miesięcznych faktur za usługi kurierskie i dzieli je według PN;
• zbiera statystyki dotyczące miesięcznych koszty usług kurierskich.
• Nadzoruje zakupy artykułów papierniczych i innych artykułów biurowych
• śledzi stan zapasów artykułów papierniczych i artykułów gospodarstwa domowego, wody i artykułów spożywczych na potrzeby RSC ;
• inicjuje zakup potrzebnej ilości towarów dla RSC;
• zapewnia dokładne rozpoznanierejestrowanie zakupionych i dystrybuowanych towarów w odpowiednich rejestrach;
• współpracuje z odpowiednimi dostawcami we wszystkich bieżących kwestiach z tym związanych
• uczestniczy w procesach zakupowych (przeprowadza badania rynku, uzasadnia wybór dostawcy, przygotowuje kalkulację kosztów itp.);
• Wspiera prace biurowe, zapewnia pomoc pracownikom RSC:
• zapewnia tworzenie i regularną aktualizację list wizyt/kontaktów/adresów/urodzeń/ itp.;
• rezerwuje sale konferencyjne na żądanie i pomaga w ich przygotowaniu;
• przygotowuje pisma biznesowe, e-maile, jeśli jest to wymagane;
• zarządza dostępnością czasopism w recepcji (jeśli i kiedy jest to potrzebne).
• Przestrzega Kodeksu postępowania GIZ P+R, wizji i misji GIZ.

 Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i osobiste kompetencje:

• Wykształcenie wyższe
• doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.
• Co najmniej 1-2 lata doświadczenia zawodowego na porównywalnym stanowisku w międzynarodowym środowisku;
• doświadczenie w usługach kurierskich i zakupach towarów – warunek konieczny;
• konieczna podstawowa znajomość dokumentów płatniczych (za towary i usługi).
• Schludny i profesjonalny wygląd, uprzejme podejście w kontaktach z gośćmi i personelem RSC;
• odpowiedzialne podejście do codziennych zadań;
• gracz w zespole posiadający umiejętności komunikacji międzykulturowej, nastawienie na klienta i obsługę;
• duża dbałość o szczegóły i umiejętność pracy z liczbami
• zdolność do wielozadaniowości;
• gotowość do dostarczania rozwiązań w obszarze odpowiedzialności;
• dobra praktyczna znajomość aplikacji komputerowych i technologii informatycznych (MS Office, telefon, poczta elektroniczna, internet, sprzęt techniczny do spotkań i konferencji, itp.);
• chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od realizowanych zadań – odpowiednie działania uzgadniane są z przełożonym.

Oferujemy:

• Praca służbowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13. pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, umiejętności twarde i miękkie szkolenia.
• Indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy będzie wynosił 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

 Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 06 Styczeń 2026, wtorek. Tylko kandydaci z krótkiej listy zostaną contabrani pod uwagę do dalszych etapów procesu rekrutacyjnego.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów o następującym tytule:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ