Administrator recepcji w BAT Ukraine

VAT Ukraina jest częścią Grupy VAT, która zajmuje się produkcją tradycyjnych wyrobów tytoniowych, a także wyrobów nowej generacji ukierunkowanych na ograniczenie wpływu na zdrowie ludzi.

Nasza kultura opiera się na zasadach inkluzywności i różnorodności, co czyni nasz zespół silniejszym i bardziej wszechstronnym, co nie tylko wzbogaca nasz zespół, ale także otwiera nowe horyzonty dla innowacji i współpracy.

STANOWISKO: Administrator recepcji (wakat jest odpowiedni dla weteranów i weteranów, osób niepełnosprawnych oraz przedstawicieli innych grup wrażliwych)

LOKALIZACJA: Plyuky

Kluczowe zadania i oczekiwania związane z tą rolą: do obowiązków administratora recepcji należy spotykanie się i orientowanie gości nowoczesnej fabryki, przyjmowanie, rejestrowanie i podstawowe przetwarzanie dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej, przetwarzanie dokumentów podczas podróży służbowych, zapewnienie codziennego wsparcia administracyjnego jednostkom produkcyjnym zgodnie z ich potrzeb.

Zadanie polega także na prowadzeniu korespondencji, obsłudze rozmów telefonicznych oraz organizowaniu przesyłek pocztowych i kurierskich wraz z monitorowaniem ich statusu. 

 Kluczowe obowiązki:

• Wsparcie wewnętrznego i zewnętrznego obiegu dokumentów: przyjmowanie i rejestrowanie dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, przekazywanie do adresatów. Skanowanie, drukowanie, kopiowanie dokumentów papierowych, przygotowanie i laminacja przepustek, certyfikatów i innych dokumentów zgodnie z wewnętrznymi standardami. Publikacja i przetwarzanie dokumentów elektronicznych w systemie „TIMELY”: podpisywanie, sprawdzanie statusów, przekazywanie odpowiednim osobom. 
• Praca z usługami pocztowymi i dostawczymi:prowadzenie dzienników korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dzienników przesyłek, monitorowanie statusów dostaw. Tworzenie faktur i rejestracja przesyłek za pośrednictwem biur internetowych Nova Poshta, DHL i Ukrposhta. Tworzenie opisów załączników i dostarczanie listów do Ukrposhty. Sprawdzanie poprawności dostarczonych faktur, przygotowywanie dokumentów do zapłaty i monitorowanie terminowości płatności.
• Korespondencja telefoniczna: obsługa połączeń przychodzących i wychodzących, udzielanie niezbędnych informacji, ustalanie wniosków i przekazywanie.
• Przygotowywanie zaświadczeń i raportów podróżnych: obsługa wniosków, sporządzanie i drukowanie zaświadczeń podróży dla pracowników, wprowadzanie niezbędnych danych do SAP (Neo Portal) i 1C, sprawdzanie ich poprawności, tworzenie raportów z wykorzystania środki wydawane na wyjazdy służbowe na Ukrainie i za granicą.
• Obsługa administracyjna oddziałów: zamawianie artykułów papierniczych, materiałów aptecznych, form materiałów informacyjnych według potrzeb, a także koordynacja wykorzystania samochodu służbowego dla pracowników firmy. 

 Kluczowe wymagania:

• Znajomość MS Word i Excel na poziomie podstawowym; 
• Dbałość o szczegóły i odpowiedzialność;
• Rozwinięte umiejętności komunikacyjne;
• Otwartość na innowacje i zmiany;
• Będzie zaletą: doświadczenie na stanowisku administracyjnym i zrozumienie obiegu dokumentów, znajomość języka angielskiegoJęzyk angielski, znajomość systemów SAP (Neo Portal), 1C i TIMELY.

 Warunki pracy:

• Praca na recepcji centralnej fabryki;
• Harmonogram pracy: od 8:20 do 17:00; 
• Oczekiwana jest praca z dokumentacją papierową (sprawdzanie, skanowanie, drukowanie itp.);
• Oczekuje się pracy z komputerem osobistym: (ok. 85% czasu pracy):
• Praca polega na komunikacji werbalnej;
• Praca polega na poruszaniu się po terenie i terenie fabryki;

Co oferujemy:

• formalne zatrudnienie z pełnym zapleczem socjalnym pakiet;
• rekompensata żywnościowawspomagająca Twoje zdrowie;
• ubezpieczenie medyczne i na życie – Twoje bezpieczeństwo jest priorytetem;
• szkolenia i rozwój – możliwości rozwoju razem z nami;
• programy wellbeing dla zdrowia fizycznego i psychicznego;
• siłowniana terenie Polski fabryka;
• zniżki od partnerów- korzystne oferty na spędzenie wolnego czasu;
• międzynarodowe doświadczenie – praca z profesjonalistami z całego świata.

DLACZEGO VAT UKRAINA

JSC Ukraina od wielu lat z rzędu posiada certyfikat Top Employers Institute jako najlepszy pracodawca na Ukrainie i w Europie, co potwierdza wysokie standardy pracy warunkach.

To firma równych szans, w której sukces zaczyna się od ludzi. Jesteśmy otwarci na współpracę z każdym, bez względu na status społeczny, możliwości fizyczne czy doświadczenie życiowe.

JSC Ukraina to więcej niż praca, to szansa na stworzenie A Better Tomorrow™.

Stań się częścią naszego zespołu już dziś. Zrób pierwszy krok – wyślij swoje CV!