Asystent protokołu w U.S. Embassy in Kyiv

Ambasada USA Kijów Ukraina , Посольство США в Україні — дипломатичне представництво Державного Департаменту США у Києві. Opis stanowiska: Stanowisko to znajduje się w biurze protokolarnym Ambasady USA. Osoba na tym stanowisku jest jednym z czterech członków zespołu protokolarnego i podlega bezpośrednio Szefowi Protokołu. Do głównych obowiązków należy koordynacja wydarzeń dla Ambasadora lub Zastępcy Szefa Misji (DCM), obsługa przychodzącej i wychodzącej korespondencji urzędowej oraz zaproszeń, a także organizacja spotkań i zadań Ambasadora, w ścisłej współpracy z innymi działami Ambasady. Osoba ta jest odpowiedzialna za utrzymywanie bliskich kontaktów z odpowiednikami w rządzie Ukrainy, korpusie dyplomatycznym i społeczności międzynarodowej w celu współpracy i zarządzania formalnymi spotkaniami, spotkaniami na wysokim szczeblu, konferencjami, ceremoniami i prezentacjami. Do głównych obowiązków i odpowiedzialności należy między innymi: Planowanie i organizacja wydarzeń organizowanych przez Ambasadora. Koordynuje przygotowanie list gości z innymi sekcjami i pracuje nad sfinalizowaniem listy uczestników. Przygotowuje i wydaje zaproszenia, sporządza plany miejsc i uczestniczy w wydarzeniach jako część zespołu logistycznego zajmującego się przygotowaniem wydarzeń. Organizuje spotkania Ambasadora, DCM i gości wysokiego szczebla z wysokimi rangą urzędnikami ukraińskiego rządu. Przygotowuje noty dyplomatyczne z prośbą o takie spotkania. Utrzymuje silne relacje z odpowiednikami średniego i wysokiego szczebla (doradcy personelu i zastępcy dyrektora). Utrzymuje aktualne informacje w zewnętrznych i wewnętrznych bazach danych. Otrzymuje wszelką korespondencję w języku ukraińskim lub angielskim kierowaną do Ambasadora lub Ambasady. Prawidłowo je rejestruje, sporządza krótkie tłumaczenie lub streszczenie i przekazuje do biura Ambasadora lub odpowiedniego działu. Postępuje zgodnie z otrzymanymi instrukcjami i ustaleniami. Formułuje i udziela oficjalnych odpowiedzi na korespondencję. W razie potrzeby służy jako tłumacz Ambasadorowi lub DCM. Sporządza i tłumaczy z języka ukraińskiego na język angielski i odwrotnie pełną gamę korespondencji do Urzędu Wykonawczego i z niego. Podstawowe tłumaczenie dokumentów obejmuje noty dyplomatyczne, rozporządzenia rządowe, prezentacje specjalne, przemówienia oraz pisma zawierające terminologię ekonomiczną, wojskową, finansową i techniczną o różnym stopniu złożoności. Doradza i udziela wskazówek Ambasadorowi, DCM i personelowi Ambasady we wszystkich aspektach protokołu, pierwszeństwa i przyjętych zwyczajów społecznych na Ukrainie. Zapewnia pracownikom misji wskazówki dotyczące oficjalnych rozrywek. Pełni funkcję głównego oficjalnego punktu kontaktowego dla wszelkiej korespondencji i komunikacji związanej z zadaniami Ambasadora i Zastępcy Szefa Misji. Wymagane kwalifikacje: Wykształcenie: Wymagane są dwa (2) lata studiów pomaturalnych/studiów wyższych lub uniwersyteckich. Wcześniejsze doświadczenie zawodowe: Wymagane jest trzyletnie doświadczenie w odpowiedzialnym zarządzaniu. Znajomość języka: Biegła znajomość języka angielskiego (mówienie/czytanie/pisanie) Biegła znajomość języka ukraińskiego (mówienie/czytanie/pisanie) Umiejętności/wiedza: Dobre umiejętności interpersonalne, dobre umiejętności społeczne umożliwiające kontakt z urzędnikami na najwyższym szczeblu. Zaawansowana umiejętność profesjonalnego pisanials. Takt i dyplomacja na najwyższym poziomie. Wymagana umiejętność obsługi aplikacji MS Office. Szczegółowa wiedza na temat struktury samorządu terytorialnego i obszarów odpowiedzialności. Znajomość lokalnego rynku mediów oraz uwarunkowań politycznych i społecznych. Link do oferty pracy (Wakat #Kyiv-2024-01-RA) Termin składania wniosków: 25 marca 2024 r. Opis stanowiska: Stanowisko to znajduje się w Wydziale Protokołu Ambasady USA. Osoba pełniąca tę funkcję jest jednym z czterech członków grupy protokolarnej i podlega bezpośrednio szefowi protokołu. Do kluczowych obowiązków należy koordynowanie wydarzeń dla Ambasadora lub Zastępcy Szefa Misji (DCM), przetwarzanie przychodzącej i wychodzącej oficjalnej korespondencji oraz zaproszeń, a także organizowanie spotkań i wydarzeń dla Ambasadora w ścisłej współpracy z innymi jednostkami Ambasady. Osoba jest odpowiedzialna za utrzymywanie bliskich kontaktów z kolegami z ukraińskiego rządu, korpusu dyplomatycznego i społeczności międzynarodowej w celu współpracy oraz organizacji oficjalnych spotkań, spotkań na wysokim szczeblu, konferencji, ceremonii i prezentacji. Do kluczowych obowiązków i odpowiedzialności należą między innymi: Planowanie i organizacja wydarzeń organizowanych przez Ambasadora. Koordynuje przygotowanie list gości z innymi sekcjami oraz pracuje nad sfinalizowaniem listy uczestników. Przygotowuje i wydaje zaproszenia, planuje rozmieszczenie gości i uczestniczy w wydarzeniach w ramach zespołu logistyki wydarzeń. Organizuje spotkania Ambasadora, Przewodniczącego Rady Najwyższej i wysokiej rangi gości z wysokimi rangą urzędnikami ukraińskiego rządu. Przygotowuje noty dyplomatyczne z prośbą o te spotkania. Pielęgnuje silne relacje ze współpracownikami średniego i wyższego szczebla (asystenci personelu i zastępcy dyrektora). Przechowuje aktualne informacje w zewnętrznych i wewnętrznych bazach danych. Otrzymuje wszelką korespondencję w języku ukraińskim lub angielskim kierowaną do Ambasadora lub Ambasady. Rejestruje to właściwie, sporządza krótkie tłumaczenie lub streszczenie i przekazuje do biura ambasadora lub odpowiedniego działu. Postępuje zgodnie z dostarczonymi instrukcjami i rozwiązaniami. Formularze i udziela oficjalnych odpowiedzi na korespondencję. W razie potrzeby służy jako tłumacz dla Ambasadora lub DCM. Redaguje i tłumaczy z języka ukraińskiego na język angielski i odwrotnie wszelką korespondencję do i z aparatu wykonawczego. Podstawowe tłumaczenie dokumentów obejmuje notatki dyplomatyczne, zarządzenia rządowe, prezentacje specjalne, przemówienia oraz dokumenty zawierające terminologię ekonomiczną, wojskową, finansową i techniczną o różnym stopniu złożoności. Doradza i instruuje Ambasadora, Głównego Dyplomatę i personel Ambasady we wszystkich aspektach protokołu, stażu pracy i przyjętych zwyczajów społecznych na Ukrainie. Zapewnia personelowi misji wytyczne dotyczące protokołu dotyczące oficjalnych rozrywek. Pełni funkcję głównego oficjalnego punktu kontaktowego dla wszelkiej korespondencji i komunikacji związanej z Ambasadorem i Zastępcą Szefa Misji. Wymagane kwalifikacje: Wykształcenie: wymagane dwa (2) lata studiów wyższych/uczelni lub uniwersytetu. Poprzednie doświadczenie zawodowe: Wymagane są trzy lata odpowiedzialnego doświadczenia administracyjnego. Umiejętności językowe: Biegła znajomość języka angielskiego (mówienie/czytanie/pisanie) Biegła znajomość języka ukraińskiego (mówienie/czytanie/pisanie) Umiejętności/wiedza: Dobra znajomośćkomunikacja wewnętrzna, dobre umiejętności społeczne umożliwiające komunikację z urzędnikami na najwyższym poziomie. Zaawansowane umiejętności profesjonalnego pisania. Takt i dyplomacja na najwyższym poziomie. Wymagana umiejętność obsługi aplikacji MS Office. Szczegółowa wiedza na temat struktury samorządu lokalnego i sfer odpowiedzialności. Znajomość lokalnego rynku mediów oraz uwarunkowań polityczno-społecznych. Link (wakat #Kyiv-2024-01-RA) Termin składania wniosków: 25 marca 2024 r.