Asystent wsparcia projektu w EUAM Ukraine

Asystent ds. wsparcia projektu będzie raportował do Kierownika komórki projektowej. W ramach komórki projektowej Asystent ds. wsparcia projektu będzie przyczyniał się do sprawnej i efektywnej realizacji przydzielonych zadań.

Zadania i obowiązki

Asystent ds. wsparcia projektu będzie zobowiązany, zgodnie z mandatem EUAM, Kodeksem postępowania i Ogólnymi warunkami świadczenia usług dla personelu kontraktowego zatrudnionego lokalnie przez EUAM Ukraine, pełniącego służbę na Ukrainie, do wykonywania następujących zadań:

• Wspieranie Szefa Komórki Projektowej w przydzielonych zadaniach;
• Zapewnianie wsparcia Działowi Operacji, Wsparcia Misji, Wydziałowi Politycznemu, Analiz i Koordynacji, Wydziałowi Planowania, Sprawozdawczości i Oceny w procesie administrowania projektami przez cały cykl projektowy; 
• Ściśle współpracuj z Kierownikami Projektów (w tym z Jednostką Mobilną i Biurami Terenowymi), aby zapewnić komunikację na temat administrowania projektem i wytycznych;
• Koordynuj rejestrację projektów Misji z odpowiednimi władzami ukraińskimi i pomagaj kierownikom projektów w procesie sporządzania umów o darowiznach;
• Wraz z innymi Asystentami Wsparcia Projektu służą jako wieloelementowa struktura wsparcia w ramach Komórki Projektowej dla działań Misji w obszarze administracyjnym projektu kwestie, zwłaszcza finansowe i zaopatrzeniowe na etapie realizacji projektów;
• Wspieranie Menedżerów Projektów Misji w opracowywaniu i przygotowywaniu propozycji projektów, w tym budżetów i wykresów Gantta;
• Przy zachowaniu obowiązków administracyjnych Menedżera Projektu zgodnie z odpowiednimi SOP (np. zarządzanie projektami, zaopatrzenie, finanse), centralizowanie i usprawnianie zarządzania administracyjnego oraz wsparcie dla projektów i wydarzeń operacyjnych;
• Identyfikowanie i przewidywanie ze strony administracji W odpowiednim czasie postrzegaj potencjalne ryzyka i problemy specyficzne dla prognozy realizacji projektów oraz doradzaj zespołom projektowym w zakresie środków łagodzących;
• Wkład w wiedzę dotyczącą procedur zarządzania projektami z perspektywy administracyjnej, dzielenie się i wdrażanie najlepszych praktyk do Działu Operacji i Wsparcia Misji; 
• Tłumaczenie drobnych dokumentów związanych z projektem z języka angielskiego na język ukraiński i odwrotnie, zgodnie z przydziałem; 
• Przygotowywanie oficjalnych pism i notatek werbalnych w komunikacji z kontrahentami;
• Zapewnianie wsparcia w opracowywaniu, planowaniu i organizowaniu szkoleń i wydarzeń w związku z kwestiami administracyjnymi z komórką projektową i MSD dla kierowników projektów;
• pełnienie funkcji kierownika umowy ramowej w przypadku niektórych umów ramowych zgodnie z wyznaczonymi terminami;
• utrzymywanie, opracowywanie i przechowywanie dokumentów i zarejestrowanych danych w odpowiednich bazach danych, arkuszach kalkulacyjnych i wszystkich związanych z danymi plików;
• Zastosuj się do informacji z zachowaniem poufności i dyskrecji;
• Wykonuj wszelkie inne powiązane zadania zgodnie z poleceniem swojego bezpośredniego przełożonego.

Kwalifikacje i doświadczenie

Kryteria kwalifikacyjne:

• Ciesz się pełnymi prawami obywatelskimi i nie jesteś karany; 
• Obywatelstwo Ukrainy i/lub hoposiadanie zezwoleń na pobyt stały i pracę zgodnie z prawem ukraińskim;
• Udane ukończenie szkoły średniej potwierdzone świadectwem;
• Po uzyskaniu Certyfikatu ukończenia szkoły średniej, co najmniej trzy (3) lata odpowiedniego i potwierdzonego doświadczenia zawodowego w pełnym wymiarze godzin w sektorze prywatnym i/lub publicznym; najlepiej z organizacjami międzynarodowymi lub pozarządowymi przy realizacji projektów.

Kryteria podstawowe:

• Być sprawnym fizycznie do wykonywania obowiązków związanych ze stanowiskiem;
• Zawodowa biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w mowie i piśmie;
• Doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w komunikacji w komunikacji;
• Bardzo dobra znajomość i doświadczenie w zakresie pakietu Office Suite;
• Doświadczenie na stanowiskach wymagających analiz i umiejętności organizacyjne, z podejściem zorientowanym na usługi i projekty;
• Doświadczenie w analizie danych i arkuszach kalkulacyjnych.

Dodatkowe atuty:

• Doświadczenie zawodowe w środowisku unijnym i/lub międzynarodowym;        
• Doświadczenie w pracy w środowisku międzykulturowym, z poszanowaniem różnorodności.

Atuty osobowości:

• Mają silne poczucie inicjatywy, odpowiedzialności i autonomii; 
• Utrzymuj najwyższy poziom poufności i dyskrecji podczas postępowania z informacjami;
• Umiejętność budowania produktywnych i opartych na współpracy relacji roboczych z innymi członkami misji;
• Umiejętność pomocnego i uprzejmego postępowania z ludźmi, w tym z kontaktami zewnętrznymi;
• Umiejętność ustalania priorytetów zadań i terminowego dostarczania wysokiej jakości pracy nawet pod presją.