Specjalista ds. Projektu/ Specjalista/ Ranga w projekcie „Odporne Populacje” / Specjalista ds. Projektu Projekt „Odporne Populacje” w Chemonics Group UK Ltd./ PFRU 2

Informacje ogólne

Program fazy 2 Partnerstwo dla Silnej Ukrainy (PFRU-2) to wieloletni program darczyńców realizowany pod kierownictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (MSZ) Wielkiej Brytanii we współpracy z rządem ukraińskim. Celem PFRU-2 jest zapewnienie państwu ukraińskiemu lepszych warunków do zarządzania inkluzywną odbudową i odrodzeniem Ukrainy we współpracy ze społeczeństwem obywatelskim i sektorem prywatnym w obliczu rosyjskiej agresji.

Główne zadania i obowiązki (kluczowe funkcje):

Specjalista ds. projektów zapewnia wsparcie Starszego Specjalisty ds. Projektów i/lub Kierownika Projektu w administrowaniu projektami na poziomie podstawowym. Specjalista ds. projektów realizuje zadania zarządzania projektami związane ze wspieraniem procesu opracowywania i wdrażania działań projektowych w ramach zdefiniowanych projektów PFRU-2. Pracuje uczciwie, zachowuje poufność, dąży do doskonałości, przestrzega wszystkich zasad i przepisów Ministerstwa Spraw Zagranicznych Wielkiej Brytanii, wymogów umownych, a także zasad, systemów i wartości Kimonix.

Zarządzanie projektami i ich wdrażanie

• Zapewnianie zachowanie całej istotnej dokumentacji dotyczącej projektów/wydarzeń w odpowiednich folderach projektów. Przechowywanie wszystkich istotnych plików projektu i zatwierdzeń w archiwum projektu.
• Proponowanie i opracowywanie koncepcji działań/obszarów pracy podprojektu dla dyrektora projektu, z uwzględnieniem propozycji doradców technicznych i odpowiednich interesariuszy (jednostka LAP i partnerzy zewnętrzni) zgodnie z teorią zmiany, wskaźnikami, celem strategicznym projektu; proponowanie planów realizacji.
• Przygotowywanie i uzgadnianie protokołów ustaleń (Memorandum) z partnerami/odbiorcami (w koordynacji z jednostką realizującą projekt), zapewnienie wpisania odbiorców do karty rejestracyjnej PFRU oraz spełnienie przez beneficjentów i odbiorców wymagań określonych w memorandum.
• Współpraca z jednostką administracyjną w zakresie zarządzania wydarzeniami, w tym przygotowanie programu i organizacja logistyki dla uczestników.
• Wsparcie w organizacji logistyki spotkań, obejmującej planowanie, przygotowanie programu, wysyłanie zaproszeń do umieszczenia w kalendarzu, prowadzenie i dystrybucję protokołów, a także realizację zadań postawionych na spotkaniach.
• Tworzenie raportów z zakończenia działań projektowych zgodnie z cyklem działań projektowych do przeglądu przez kierownika projektu i akceptacji dyrektora projektu.
• Wykonywanie innych zleconych zadań, związanych z administracją projektem.

Zakupy

• Komunikacja z partnerami w celu opracowania specyfikacji i wymagań do wniosków zakupowych (PAR) oraz sporządzenia/przekazania PAR do wglądu kierownikowi projektu.
• Proponowanie kryteriów oceny zamówień, które wiążą się z utworzeniem komisji oceniającej i udziałem w pracach komisji oceniającej (w razie potrzeby).
• Informowanie partnerów/odbiorców o warunkach środków realizacji projektu.
• Zapewnienie podpisania kontroli przez odbiorców. formularz i umowy o odbiorze-przeniesieniu po otrzymaniu sprzętu.

Zarządzanie dotacjami

• Udzielanie bezpośredniego wsparcia w procesie przyznawania grantów w imieniu kierownika projektu, w tym ustalanie zakresu prac projektu grantowego, terminów realizacji działań projektowych, wniosków i budżetu. Zapewnienie zgodności grantów z celami projektu.
• Komunikacja z działem funduszu w celu zapewnienia otrzymania ostatecznych wyników zgodnie z ustalonym harmonogramem oraz zarządzanie plikami organizacji stypendystek na SharePoint.

Kadry i rekrutacja

• Opracowanie zakresów prac według standardowych szablonów. Przedłożenie zakresów prac do przeglądu przez kierownika projektu i zatwierdzenie przez dyrektora projektu.
• Wsparcie procesu zarządzania konsultantami i doradcami technicznymi, w szczególności przeprowadzanie wstępnej analizy wyników końcowych i kart czasu pracy, uzyskiwanie zgód i aktualizacja dokumentacji.

Kluczowe kompetencje

Aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki, Specjalista ds. Projektu będzie aktywnie wykorzystywał każdą z poniższych kluczowych kompetencji. Aby skutecznie wspierać swój zespół, powinien:

• poświęci czas i wysiłek, aby zrozumieć cele PFRU-2 i ich rolę w ich osiąganiu poprzez budowanie relacji wzmacniających dynamikę grupy;
• z entuzjazmem podejmie się dodatkowych nowych zadań niezbędnych do zdobycia umiejętności zawodowych i przyczynienia się do osiągnięcia celów programu;
• wykorzysta dostępne zasoby (podręczniki, strona główna itp.) w celu określenia odpowiednich kolejnych kroków;
• priorytetyzacji zadań zależy od pilności, potrzeby dalszych działań od innych itp. w celu efektywnego wykonywania pracy, a także dokonuje korekt, dostosowuje się i wykazuje elastyczność w przypadku zmiany priorytetów;
• identyfikuje problemy i informuje o nich swojego przełożonego, a także oferuje rozwiązania w oparciu o zrozumienie problemu;
• uczy się na błędach, niepowodzeniach, sukcesach, informacjach zwrotnych, aby zrozumieć własne mocne strony, potrzeby rozwojowe i rozwój zawodowy.

Kwalifikacja:

• Preferowane wykształcenie wyższe lub równoważne doświadczenie w środowisku biurowym.
• Umiejętność jasnej i zwięzłej komunikacji (w mowie i piśmie), silne umiejętności komunikacji międzykulturowej i wrażliwość
• Udokumentowane doświadczenie w wielozadaniowości i dbałości o szczegóły, umiejętności organizacji i zarządzania czasem w dynamicznym środowisku.
• Udokumentowane doświadczenie w przestrzeganiu standardowych praktyk i procedur, pracy w oparciu o ogólne instrukcje i kontrolę, a także udział w projektach i inicjatywach (w trakcie szkoleń lub po rozpoczęciu działalności zawodowej).
• Doskonała obsługa klienta i umiejętności komunikacji interpersonalnej.
• Umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej.
• Udokumentowana zaradność w rozwiązywaniu problemów oraz inicjatywa w zdobywaniu nowych umiejętności.
• Dogłębna znajomość programów Microsoft Office.
• Wymagana biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego (w mowie i piśmie).
• Dostępność/gotowość do wyjazdów służbowych do obiektów, w których PFRU-2 działa.

Podporządkowanie:

Specjaliści ds. projektu będą raportować do Dyrektora projektu „Zrównoważona populacja”.

Długość pracy/Długość zaangażowania (LOE):

Rok, pełny etat.

Miejsce pracy:

Stanowisko dotyczy pracy w mieście Kijów (Ukraina).

Instrukcje dotyczące aplikacji:

Aplikuj poprzez link do 5 marca2026. W polu „Na jakie stanowisko aplikujesz?” wybierz stanowisko Specjalista ds. projektu TD 142 (Odporne populacje). Dla stanowiska wymagające znajomości języka angielskiego, preferowane jest przesłanie CV w języku angielskim (ale nie jest to obowiązkowe). Zgłoszenia będą rozpatrywane na bieżąco. Prosimy nie dzwonić – z finalistami skontaktuje się firma Chemonics.

Link do zgłoszenia: Rekrutacja PFRU-2 – aplikacja kandydata

Tło

Fundusz Partnerstwa na rzecz Odpornej Ukrainy – Faza 2 (PFRU-2) to wieloletni program finansowany przez wielu darczyńców, zarządzany przez brytyjskie Biuro ds. Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (FCDO) i zarządzany we współpracy z rządem Ukrainy. Celem PFRU-2 jest stworzenie lepszych warunków dla państwa ukraińskiego, we współpracy ze społeczeństwem obywatelskim i sektorem prywatnym, aby przewodzić inkluzywnej odbudowie narodowej i rewitalizacji w kontekście Agresja Rosji.

Główne usługi i obowiązki (podstawowe funkcje):

Specjalista ds. projektu wspiera starszego specjalistę ds. projektu i/lub kierownika projektu, zapewniając wsparcie na poziomie podstawowym w administrowaniu projektem. Specjalista ds. projektu realizuje zadania związane z zarządzaniem projektem związane ze wspieraniem projektowania i wdrażania działań w ramach wyznaczonych projektów PFRU-2. Działa w sposób uczciwy i zapewniający poufność, zobowiązanie do doskonałości, zgodność ze wszystkimi zasadami i przepisami FCDO, wymogami umownymi oraz politykami, systemami i wartościami firmy Chemonics.

Zarządzanie projektami i wdrażanie

• Upewnij się, że cała odpowiednia dokumentacja projektu/działań jest przechowywana w odpowiednich folderach projektu. Zapisuje wszystkie istotne pliki projektu i zatwierdzenia w plikach projektu.
• Proponuj i twórz projekty koncepcji działań do pracy w ramach podprojektu/schematów pracy dla Dyrektora Projektu, przy udziale doradców technicznych i odpowiednich interesariuszy (zespół LAP i partnerzy zewnętrzni) zgodnie z teorią zmian, wskaźnikami i strategicznym celem projektu oraz proponuj plan wdrożenia.
• Projektuj i negocjuj protokoły ustaleń (MOU) z partnerami/odbiorcami (w koordynacji z zespołem ds. realizacji projektu), zapewniając, że odbiorcy zostaną dodani do Karty rejestracyjnej PFRU oraz że beneficjenci i odbiorcy przestrzegają wymagań określonych w MOU.
• Współpracuj z zespołem administracyjnym w zakresie zarządzania wydarzeniami, w tym opracowywania programów i organizowania logistyki dla uczestników.
• Pomoc w logistyce spotkań, w tym planowanie, przygotowywanie programów, wysyłanie zaproszeń do kalendarza, sporządzanie i rozpowszechnianie notatek oraz monitorowanie działań po spotkaniach.
• Tworzenie raportów z zakończenia działań zgodnie z procesem cyklu działań do przeglądu przez Kierownika Projektu i zatwierdzenia przez Dyrektora Projektu.
• Inne zadania przydzielone i istotne dla administrowania projektem.

Zaopatrzenie

• Współpraca z partnerami w celu opracowania specyfikacji i wymagań dotyczących wniosków o podjęcie działań w ramach zamówienia (PAR) oraz projektów/przesłań PAR dla Kierownika Projektu
• W przypadku zamówień wymagających komisji oceniającej należy zaproponować kryteria oceny i móc uczestniczyć w komisji oceniającej.
• Przekazuj harmonogramy dostaw partnerom/odbiorcom.
• Upewnij się, że odbiorcy podpiszą formularz inspekcji i umowy o transferze po dostawie sprzętu.

Zarządzanie dotacjami

• Zapewnij bezpośrednie wsparcie procesu przyznawania dotacji zleconego przez Kierownika Projektu, w tym przygotowanie zakresu prac dotacyjnych, harmonogramu realizacji, załączników i budżetu. Upewnij się, że dotacje są zgodne z celami projektu.
• Współpracuj z wewnętrznym zespołem Funduszu, aby zapewnić otrzymanie wyników zgodnie z ustalonym harmonogramem, i zarządzaj plikami beneficjenta organizacji w SharePoint.

Zasoby ludzkie i rekrutacja

• Projektujemy zakresy prac zgodnie ze standardowymi szablonami. Przesyłaj zakresy prac do przeglądu przez Kierownika Projektu i Dyrektora Projektu
• Wspiera zarządzanie konsultantami i doradcami technicznymi, w tym przeprowadzanie wstępnych przeglądów wyników i grafików, zabezpieczanie zatwierdzeń i utrzymywanie aktualnej dokumentacji.

Podstawowe kompetencje:

Wybrany specjalista ds. projektów będzie aktywnie zaangażowany w realizację każdej z kluczowych kompetencji wymienionych poniżej. Będą skutecznie wspierać swój zespół poprzez:

• Inwestując czas i wysiłek w zrozumienie celów i zadań PFRU-2 oraz ich roli w ich realizacji poprzez budowanie relacji wzmacniających dynamikę grupy.
• Z entuzjazmem podejmuj dodatkowe nowe zadania i pracuj w razie potrzeby, aby zbudować zestaw umiejętności zawodowych, jednocześnie wspierając cele programu
• Wykorzystaj dostępne zasoby (dokumenty z wytycznymi, strona docelowa itp.) aby określić odpowiednie kolejne kroki
• Nadaj priorytety zadaniom w oparciu o pilność, dalsze działania wymagane od innych itp., aby skutecznie zakończyć pracę; dostosowuje się, dostosowuje i pozostaje elastyczny w stosunku do zmieniających się priorytetów.
• Określaj, definiuj i zgłaszaj problemy swojemu przełożonemu oraz proponuj rozwiązania w oparciu o zrozumienie problemu.
• Wykorzystuj błędy, niepowodzenia, sukcesy i informacje zwrotne jako możliwości uczenia się, aby zrozumieć własne mocne strony, potrzeby rozwojowe i poprawić się zawodowo.

Kwalifikacje:

• Preferowany stopień lub równoważne doświadczenie zawodowe w środowisku biurowym.
• Komunikuje się jasno i zwięźle, zarówno w mowie, jak i na piśmie, z silnymi umiejętnościami i wrażliwością w zakresie komunikacji międzykulturowej
• Wykazywane doświadczenie w pracy wielozadaniowej z dbałością o szczegóły, organizacją i umiejętnościami zarządzania czasem w szybkim tempie środowiska.
• Wykazywane doświadczenie w przestrzeganiu standardowych praktyk i procedur, otrzymywaniu ogólnych instrukcji i nadzoru oraz uczestniczeniu w projektach i inicjowaniuzarówno w środowisku akademickim, jak i biznesowym.
• Doskonała obsługa klienta i umiejętności interpersonalne.
• Praca samodzielnie i w zespole.
• Wykazana zaradność w rozwiązywaniu problemów i inicjatywa w zdobywaniu nowych umiejętności.
• Doskonała znajomość aplikacji Microsoft Office.
• Wymagana biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz ukraińskiego.
• Możliwość/chęć podróżowania do miejsc, w których występuje PFRU-2 działa.

Raportowanie:

Specjalista ds. projektu ds. odpornych populacji Projekt będzie raportował do Dyrektora projektu ds. odpornych populacji.

Czas trwania zlecenia/LOE:

Rok zatrudnienia, pełny etat.

Aplikacja Szczegóły: 

Złóż wniosek, korzystając z poniższego linku do 5 marca 2026 r.. Powinieneś wybrać stanowisko Specjalista ds. projektu TD 142 (Odporne populacje) w polu „Na jakie stanowisko aplikujesz?”. W przypadku stanowisk wymagających znajomości języka angielskiego preferowane są CV w języku angielskim (ale nie są one wymagane). Zgłoszenia będą rozpatrywane na bieżąco. Proszę nie pytać telefonicznie. Chemotics skontaktuje się z finalistami.  

Link do aplikacji: Rekrutacja PFRU-2 – aplikacja dla kandydata