Konsultant ds. zarządzania projektami HLA/ Specjalista ds. projektu Humanitar Leadership Academy w Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. МЕТА ПОСАДИ:Підзвітний Координатору навчальних рішень HLA та у взаємодії з Регіональним лідером HLA, програмний спеціаліст працюватиме над підтримкою впровадження та розвитку ініціатив та заходів з посилення потенціалу в рамках Реагування на надзвичайні ситуації в Україні.Особлива увага приділятиметься роботі у партнерстві з іншими зацікавленими сторонами для забезпечення скоординованого та спільного підходу до реалізації ініціатив та заходів з розвитку потенціалу в рамках діяльності організації "Save the Children" та більш широкого сектору.Ви матимете змогу застосувати свій досвід у наданні належної адміністративної та фінансової підтримки для організації заходів, семінарів та тренінгів.ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:Допомога у проведенні тренінгів, фасилітації та управлінні заходамиПідтримка адміністрування та проведення ініціатив та заходів з підвищення ефективності, включаючи організацію та контроль за набором учасників, їх адаптацію та подальший супровід під час навчальних програм.Підтримка керівників проектів в організації та впровадженні ініціатив та заходів з підвищення ефективності, координація з командою з питань постачання для забезпечення безперебійної підготовки та проведення кожного заходу.Несе відповідальність за оновлення, підготовку, виробництво ресурсів для рекрутингу та навчання, а також роздаткових матеріалів до та під час навчальних заходів, поїздок.Відповідає за забезпечення учасників та фасилітаторів необхідним обладнанням та устаткуванням під час ініціатив та заходів з підвищення ефективності.Підтримка широкого спектру тренінгів та заходів, що проводяться онлайн та особисто на місці, наприклад, з підготовкою, налаштуванням сцени, привітанням гостей, наданням технологічної допомоги, наданням підтримки в адаптації та привітанні учасників та гостей, керуванням процесами узгодження та оцінки, фотодокументацією, управлінням кейтерингом та ін.Моніторинг, оцінювання та комунікаціїДопомога у підготовці щоквартальних звітів для донора проектуСпівпраця з командами HLA з комунікацій для поширення новин, фотографій та результатів серед широкої аудиторії HLA (веб-сайт, соціальні мережі, звіти, робота, що стосується департаменту MEAL)Створення форм МS та збір даних за допомогою опитувань або оцінювання (наприклад, LNA, OCA, RNA)Загальна адміністративна підтримкаТісна співпраця з регіональним лідером HLA, командою HLA Східної Європи та глобальною командою HLA в регіоні та в рамках стратегічних пріоритетних напрямків роботи, де це необхідноПідтримка у створенні та управлінні платформами для дистанційних зустрічей та співпраці, цифрової комунікації та інструментів співпраці, необхідних для проведення навчальних заходів, сесій, вебінарів тощо.Підтримка учасників та фасилітаторів тренінгів у питаннях організації подорожей, оформлення віз та підтримки зв'язку з логістикою програми.Підготовка драфту Terms of References, запитів на участь у тендерах та запитів на отримання зовнішніх послуг.Підтримка в обслуговуванні платформ команди та керуванні данимиДопомога команді у перевірці та встановленні процедур партнерства у співпраці з представниками відповідних нагород та командою з питань партнерства "Save the Children Ukraine".Складання або консультування щодо технічних завдань та інших письмових документів у команді HLAДопомога у виконанні інших загальних адміністративних завдань на спеціальній основі за потреби.ФінансиДопомагати Координатору HLA в Україні, Операційному директору в Україні та Регіональному керівнику HLA у формуванні бюджету та прогнозуванні.Опрацьовувати фінансові транзакції та вести фінансову документацію для команди, тісно співпрацюючи з колегами з фінансової команди Save the Children Ukraine та головними розпорядниками бюджетних коштів.Отримувати інвойси та готувати запити на оплату для передачі до відділу фінансів.ЗахистДотримуватися та просувати основні політикиSavetheChildrenInternationalщодо захисту та кодексу поведінки.Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є виключними, і від працівника на цій посаді може знадобитися виконання додаткових обов'язків відповідно до його рівня кваліфікації та досвіду.Кваліфікація:Вища освіта в галузі адміністративного планування та/або фінансівДосвід планування, адміністрування та логістичної підтримки заходівДосвід створення та підтримки адміністративних процесів, наприклад, ведення документації.Основні навички:Навички фінансового бюджетуванняВідмінні навички міжособистісного спілкування з досвідом взаємодії із зацікавленими сторонами та роботи з людьми різного походження та культури.Доведена здатність успішно працювати з віддаленою проектною командоюВідмінні навички вирішення проблем, гнучкість та оперативність у роботі, налаштованість на результатЗдатність працювати за власної ініціативи, справлятися з великим обсягом роботи та розставляти пріоритети в умовах стислих термінів та тискуВідмінні навички письмової та усної комунікаціїОрганізованість і системність з хорошою увагою до деталейХороший рівень комп'ютерної грамотності в Microsoft Word, Outlook, Excel та PowerPointБажаноДосвід проведення тренінгів, фасилітації груп та онлайн/цифрового навчанняРозуміння та відданість гуманітарній роботі та досвід роботи в неурядових організаціях, що займаються гуманітарними питаннями, або питаннями розвиткуВільне володіння письмовою та усною англійською мовою є вкрай бажанимМи пропонуємо:Офіційне працевлаштуванняМіжнародні умови праціРобочий день з 9 до 17 годиниМедичне страхування та страхування життяКурси іноземної мови за рахунок організаціїПолітика захисту дітей:Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.Здоров'я і безпека:Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.Різноманітність, справедливість та інклюзивність:SCI прагне створити справді інклюзивну, ефpozytywną i reprezentatywną kulturę organizacyjną, sprzyjającą uczciwości i różnorodności wśród swoich pracowników oraz eliminującą nielegalną dyskryminację. Jeśli jesteś zainteresowany ofertą pracy, czekamy na Twoją opinię. CV w języku angielskim będzie zaletą do rozważenia. Będziemy również wdzięczni za wskazanie oczekiwanego poziomu wynagrodzenia oraz poziomu znajomości języka angielskiego. Save the Children International to organizacja humanitarna z ponad 100-letnią historią. Organizacja Save the Children powstała w maju 1919 roku w Londynie. SCI działa na Ukrainie od 2014 roku. Organizacja rozpoczęła swoją działalność na terenie obwodu donieckiego. Obecnie SCI rozszerza swoją działalność na osiem miast Ukrainy. Działamy w obszarach edukacji, ochrony dzieci, przezwyciężania ubóstwa dzieci, opieki zdrowotnej, a także prowadzimy działalność rzeczniczą związaną z ochroną praw dzieci. CEL ROLI: Raportowanie koordynatorem rozwiązań edukacyjnych HLA i współpracując z regionalnym kierownikiem HLA, specjalista ds. programu będzie pracował nad wspieraniem wdrażania i rozwoju inicjatyw i wydarzeń wzmacniających potencjał w całej Ukrainie. Wyraźny nacisk zostanie położony na współpracę partnerską z innymi zainteresowanymi stronami w celu zapewnienia: skoordynowane i oparte na współpracy podejście do zapewniania inicjatyw i wydarzeń wzmacniających potencjał w ruchu Save the Children i szerszym sektorze. Będziesz mógł wykorzystać swoje doświadczenie w zapewnianiu rygorystycznego wsparcia administracyjnego i finansowego przy organizowaniu wydarzeń, warsztatów i szkoleń. Będziesz mógł wykorzystać swoje doświadczenie w zapewnianiu rygorystycznego wsparcia administracyjnego i finansowego przy organizacji wydarzeń, warsztatów i szkoleń KLUCZOWE OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI: Szkolenia, facylitacja i wsparcie w zarządzaniu wydarzeniami Wspieranie administracji i realizacji inicjatyw i wydarzeń wzmacniających potencjał, w tym zarządzanie i wydarzenia. śledzenie rekrutacji uczestników, wdrażanie, monitorowanie programów szkoleniowych Wspieranie liderów projektu w organizowaniu i wdrażaniu inicjatyw i wydarzeń wzmacniających potencjał, koordynacja z zespołem ds. Łańcucha Dostaw w celu zapewnienia sprawnego przygotowania i przebiegu każdego wydarzenia. Odpowiedzialny za aktualizację i przygotowanie , przygotowanie materiałów rekrutacyjnych i szkoleniowych oraz rozdawanie materiałów przed i w trakcie wydarzeń szkoleniowych, podróży. Odpowiedzialny za zapewnienie niezbędnego sprzętu i jego konfiguracji uczestnikom i moderatorom podczas inicjatyw i wydarzeń wzmacniających potencjał. Wspieranie szerokiego zakresu szkoleń i wydarzeń wdrażać podczas wydarzeń online i osobiście na miejscu, np. z przygotowaniami, scenografią, powitaniem gości, zapewnieniem pomocy technologicznej, wsparciem onboardingu i powitaniem uczestników i gości, zarządzaniem zgodami i procesami oceny, dokumentacją zdjęciową, zarządzaniem cateringiem itp. Monitoring, ocena i komunikacjaWsparcie w przygotowaniu raportów kwartalnych dla darczyńcy projektuLiase z zespołami komunikacyjnymi HLA w celu udostępniania aktualizacji, zdjęć i wyników szerszej publiczności HLA (strona internetowa, media społecznościowe, raporty, prace związane z MEAL)Tworzenie formularzy MS i zbieranie danych poprzez ankiety lub oceny (np. LNA, OCA, RNA)Ogólnewsparcie administracyjne Ściśle współpracuj z regionalnym liderem HLA, zespołem HLA na Europę Wschodnią i globalnym HLA w regionie oraz w ramach prac nad priorytetami strategicznymi, w razie potrzebyWsparcie w tworzeniu zdalnych platform spotkań i współpracy oraz zarządzanie nimi, narzędziami komunikacji cyfrowej i współpracy niezbędnymi do szkoleń online , sesje, webinary itp. Zapewnienie wsparcia uczestnikom i koordynatorom szkoleń w zakresie organizacji podróży, wniosków wizowych oraz współpracy w zakresie logistyki programu. Wsparcie w zakresie projektów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zapytań ofertowych i zaproszenia na usługi zewnętrzne. Wsparcie w utrzymaniu platformami zespołu i zarządzaniem danymi. Pomaga zespołowi w weryfikacji i ustanawianiu procedur partnerstwa we współpracy z odpowiednimi nagrodami i zespołem Save the Children Ukraine Partnership. Opracowywanie lub konsultowanie warunków referencyjnych i innych pisemnych dokumentów z zespołami HLA. Pomoc w innych ogólnych zadaniach administracyjnych związanych z reklamą. hoc w miarę potrzebFinanseWsparcie koordynatora HLA na Ukrainie, Ukrainie Operacyjnej i regionalnego lidera HLA w ustalaniu budżetu i prognozowaniu.Przetwarzanie transakcji finansowych i prowadzenie dokumentacji finansowej zespołu, blisko współpracując z kolegami z zespołu finansowego Save the Children Ukraine i posiadaczami budżetu.Odbierz wystawia faktury i sporządza wnioski o płatność do celów przetwarzania przez zespół finansowy. Ochrona Przestrzegaj i promuj kluczowe zasady organizacji Save the Children International dotyczące ochrony i kodeksu postępowania Obowiązki i odpowiedzialność określone powyżej nie są wyczerpujące, a osoba pełniąca tę rolę może być zobowiązana do wykonania dodatkowych obowiązków związanych z ich poziom umiejętności i doświadczenia. KWALIFIKACJE Zalecane jest posiadanie kwalifikacji akademickich w zakresie planowania administracyjnego i/lub finansów. Doświadczenie w planowaniu wydarzeń, administracji i wsparciu logistycznym. Doświadczenie w konfigurowaniu i utrzymywaniu procesów administracyjnych, m.in. Niezbędne umiejętności: Umiejętności budżetowania finansowego Doskonałe umiejętności interpersonalne poparte doświadczeniem we współpracy z interesariuszami i pracy z ludźmi z różnych środowisk i kultur. Udokumentowana umiejętność skutecznej pracy ze zdalnym zespołem projektowym Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów, sprawne i elastyczne sposoby pracy, postawa „dam radę” Umiejętność pracy z własnej inicjatywy, radzenia sobie z dużą ilością pracy i ustalania priorytetów w obliczu napiętych terminów i pod presją Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej Zorganizowana i metodyczna, z dużą dbałością o szczegóły Dobra znajomość obsługi komputera w programach Microsoft Word, Outlook, Excel i PowerPointPożądaneDoświadczenie w szkoleniach, facylitacjach grupowych oraz nauczaniu online/cyfrowymZrozumienie i zaangażowanie w pracę humanitarną oraz doświadczenie w pracy dla organizacji pozarządowej nastawionej na pomoc humanitarną/rozwojową Bardzo pożądana jest biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmieOFERUJEMY:Zatrudnienie zgodnie z ukraińskim ustawodawstwemGodziny pracy od 09:00 do 17:00 Ubezpieczenie medyczne od pierwszego dnia roboczego Kursy języka angielskiego opłacane przez organizację Biuro w centralnej części miasta Kawa i ciasteczka w biurze Ochrona dzieci: Musimy zapewnić dzieciom bezpieczeństwo, dlatego nasz proces selekcji, który obejmuje rygorystyczne weryfikacje przeszłości, odzwierciedla nasze zaangażowanie w prochrona dzieci przed molestowaniem.Zdrowie i bezpieczeństwo: Osoba pełniąca tę rolę ma obowiązek wykonywać swoje obowiązki zgodnie z polityką i procedurami SCI w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.Jeśli jesteś zainteresowany wakatem, czekamy na Twoją aplikację. CV w języku angielskim będzie dodatkowym atutem. Będziemy wdzięczni również za wskazanie oczekiwanego poziomu wynagrodzenia oraz poziomu znajomości języka angielskiego.