Koordynator projektu (tylko dla obywateli) w Hias

PODSUMOWANIE STANOWISKA

Koordynator projektu w Dziale Programów HIAS jest przede wszystkim odpowiedzialny za koordynację projektu i wsparcie administracyjne dla Programu Dział poprzez projekty i zadania zlecane przez Kierownika Programu. Zadania będą obejmować między innymi wsparcie i nadzór nad projektem, zarządzanie relacjami, badania, planowanie, archiwizację, koordynację spotkań i podróży, pisanie i redagowanie oraz korespondencję.

PODSTAWOWE FUNKCJE

1. Koordynacja projektów i zarządzanie relacjami 25%: Koordynuje wszystkie projekty działu programów służące jako osoba kontaktowa, sporządzająca notatki i opiekun kluczowych informacji i raportów o statusie; planowanie/harmonogram spotkań projektowych; zarządza małymi projektami od początku do końca, upewniając się, że wszystkie produkty zostaną dostarczone w określonym czasie i budżecie.
2. Badania 5%: Tematy badawcze przydzielone przez Menedżera Programu w odniesieniu do elementów potrzebnych do przygotowania spotkania, projektów specjalnych i/lub kluczowych inicjatyw.
3. Przygotowanie spotkania 25%: Przygotowuje i kompiluje dokumenty i materiały prezentacyjne dla Menedżera Programu przed spotkaniami; zapewnia, że ​​Menedżer Programu jest przygotowany z kluczowymi dokumentami potrzebnymi przed wszystkimi spotkaniami; koordynuje wszystkie spotkania gości.
4. Planowanie i koordynacja 25%: Zarządza złożonym kalendarzem biznesowym i harmonogramem Menedżerów Programów; informuje o zmianach w kalendarzu zainteresowane osoby w odpowiednim czasie;
5. Tworzenie i weryfikacja dokumentów 10%: Tworzy i/lub przegląda i edytuje dokumenty, takie jak propozycje (CN, narracja, LF , budżet, lista zadań, plan pracy, DIP), raporty (finanse, POSIŁEK, narracja), korespondencja biznesowa, umowa ramowa, protokoły ze spotkań, notatki, slajdy (inauguracja propozycji, inauguracja nagrody itp.)
6. Zarządzanie informacjami 10%: Współpracuje z odpowiednimi współpracownikami przy tworzeniu i utrzymywaniu systemów archiwizacji zgodnie z polityką przechowywania dokumentów, zgodnie z wymogami przydzielonych projektów i zadań zgodnie z potrzebami działu (narzędzie do śledzenia NB, śledzenie planu działania itp.)

Minimalnie wymagana wiedza, umiejętności i zdolności:

• Zarządzanie relacjami: udokumentowane doświadczenie w budowaniu relacji i komunikacji z kluczowymi interesariuszami, w tym z najwyższą kadrą kierowniczą organizacji i decydentami.
• Zarządzanie projektami: umiejętność prosperowania w środowisku o zmieniających się priorytetach; sprawdzona umiejętność jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami i czynnościami; nienaganna dbałość o szczegóły i niezmiennie dokładna; zaradny, posiadający duże doświadczenie i możliwości badawcze; zorganizowane w celu gromadzenia i koordynowania informacji z różnych źródeł; potrafi wdrożyć i stosować skuteczną procedurę monitorowania i kontroli; potrafi zarządzać wszystkimi projektami od ich powstania po realizację lub dostawę; wykwalifikowany i bystry dowciph szkolić innych, jeśli to konieczne.
• Aplikacje: Zaawansowana znajomość aplikacji Microsoft Office, w tym Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint i aplikacje internetowe; znajomość Visio i PowerBl
• Komunikacja: Zaawansowane umiejętności werbalne i pisemne z wykorzystaniem różnych form mediów; umiejętność tłumaczenia złożonych koncepcji osobom na wszystkich poziomach; zapewnia ciągły, proaktywny ustny i/lub pisemny status aktualizacji działań.
• Umiejętności obsługi klienta: Sprawdzone umiejętności obsługi klienta, np. zarówno dla klientów wewnętrznych, jak i zewnętrznych na wszystkich poziomach.
• Organizacja, planowanie i wielozadaniowość: Zaawansowane umiejętności organizacyjne, archiwizowania i planowania; sprawdzona umiejętność ustalania priorytetów, dotrzymywania napiętych terminów i wielozadaniowości przy minimalnym nadzorze; sprawdzona umiejętność szybkiego i skutecznego koordynowania wielu działań; umiejętność przestrzegania standardowych zasad i procedur biurowych.
• Samorządność i praca zespołowa: Możliwość pracy samodzielnej lub jako członek drużyna; umiejętność skutecznego radzenia sobie ze stresem w dynamicznym i zmieniającym się środowisku oraz przyczyniania się do rozwiązywania problemów; oraz umiejętność szybkiego uczenia się i pełnego wsparcia starych i nowych systemów, procesów i procedur.
• Poufność: sprawdzona umiejętność zachowania poufności w kwestiach związanych z pracą oraz zachowuj wysoki stopień etykiety zawodowej i dobrych obyczajów.

WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE

• Wykształcenie wyższe związane z pracą humanitarną lub rozwojową, najlepiej związaną z prawami człowieka, rozwojem międzynarodowym, studiami nad pokojem i konfliktami, pracą socjalną, naukami społecznymi lub innymi odpowiednimi dziedzinami;
• Doświadczenie w zakresie praw człowieka, ochrony dzieci i spójność społeczna będzie zaletą, podobnie jak wcześniejsze doświadczenie w programowaniu w sferze humanitarnej;
• Wcześniejsze doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi;
• Zdecydowanie preferowane wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami lub koordynacji;
• Wykwalifikowany użytkownik aplikacji, w tym Sharepoint, Teams i MS Office, oraz umiejętność szybkiego uczenia się nowych aplikacji;
• Dobre umiejętności komunikacji, planowania i organizacji;
• Elastyczność, zdolność adaptacji i zdolność do niezależnego działania w dynamicznym środowisku przy minimalnym nadzorze;

• Wymagana biegła znajomość języka ukraińskiego, zaawansowany angielski.

Termin nadsyłania wniosków upływa 24 maja CoB. Ponieważ stanowisko to jest pilnie potrzebne, rozmowa kwalifikacyjna może rozpocząć się przed upływem terminu składania aplikacji.

ZAstrzeżenie:

Ten opis stanowiska ma na celu opisanie ogólnego charakteru i poziomu wykonywanej pracy. Nie jest to wyczerpująca lista wszystkich obowiązków, wymaganych umiejętności lub stałej lokalizacji. Lokalizacja może ulec zmianie w zależności od potrzeb programowych. Elastyczność jest niezbędna, gdy rośniemy i rozwijamy się. Wybrany kandydat musi być wygodnystabilna w dynamicznym, zmieniającym się środowisku pracy z wieloma kluczowymi terminami. W razie potrzeby wszyscy członkowie zespołu mogą być zobowiązani do wykonywania obowiązków poza normalnymi godzinami pracy.

PROCES ZATRUDNIENIA:

Dążymy do uczciwego i pełnego szacunku procesu rekrutacji i dokładamy wszelkich starań, aby odpowiedzieć każdemu kandydatowi. Priorytetem jest dla nas komunikacja i przejrzystość w stosunku do wszystkich kandydatów, nawet tych, którzy nie posuwają się do przodu. Oto migawka naszego procesu rekrutacji:

Krok 1: Prześlij swoją aplikację!

Krok 2: Ekran telefonu z pracownikiem działu kadr .

Krok 3: Wywiad z menedżerem ds. rekrutacji.

Krok 4: Wywiad z panelem pracowników HIAS.