Koordynator projektu w HIAS

Podsumowanie STANOWISKA

HIAS Ukraina pilnie poszukuje Koordynatora Projektu do Działu Programów HIAS. Osoba na tym stanowisku będzie przede wszystkim odpowiedzialna za koordynację projektów i wsparcie administracyjne Działu Programu w ramach projektów i zadań powierzonych przez Menedżera Programu. Zadania będą obejmować między innymi wsparcie i nadzór nad projektem, zarządzanie relacjami, badania, planowanie, archiwizację, koordynację spotkań i podróży, pisanie i redagowanie oraz korespondencję.

Podstawowe FUNKCJE

1. Koordynacja projektów i zarządzanie relacjami 25%: Koordynuje wszystkie projekty działu programów, pełniąc funkcję osoby kontaktowej, osoby sporządzającej notatki i opiekuna kluczowych informacji i raportów statusowych; planowanie/harmonogram spotkań projektowych; zarządza małymi projektami od początku do końca, upewniając się, że wszystkie produkty zostaną dostarczone w określonym czasie i budżecie.
2. Badania 5%: Tematy badań wyznaczone przez Menedżera Programu w zakresie elementów potrzebnych do przygotowania spotkania, projektów specjalnych i/lub kluczowych inicjatyw.
3. Przygotowanie spotkania 25%: Przygotowuje i kompiluje prezentację dokumenty i materiały dla Menedżera Programu przed spotkaniami; zapewnia, że ​​Menedżer Programu jest przygotowany z kluczowymi dokumentami potrzebnymi przed wszystkimi spotkaniami; koordynuje wszystkie spotkania gości.
4. Planowanie i koordynacja 25%: Zarządza złożonym kalendarzem biznesowym i harmonogramem Menedżerów Programów; informuje o zmianach w kalendarzu zainteresowane osoby w odpowiednim czasie;
5. Produkcja i weryfikacja dokumentów 10%: Tworzy i/lub przegląda i edytuje dokumenty takie jak propozycje (CN, narracja, LF, budżet, lista zadań , plan pracy, DIP), raporty (finanse, POSIŁKI, narracja), korespondencja biznesowa, umowa ramowa, protokoły spotkań, notatki, slajdy (rozpoczęcie propozycji, rozpoczęcie rozdania nagród itp.)
6. Zarządzanie informacją 10%: Współpracuje z odpowiednimi współpracownikami przy tworzeniu i utrzymywaniu systemów archiwizacji zgodnie z polityką przechowywania dokumentów zgodnie z przydzielonymi projektami i zadaniami, a także potrzebami działu (NB Tracker, Śledzenie planu działania itp.)

Minimalnie wymagana wiedza, umiejętności i zdolności:

• Zarządzanie relacjami : Udokumentowane doświadczenie w budowaniu relacji i komunikacji z kluczowymi interesariuszami, w tym z najwyższą kadrą kierowniczą organizacji i decydentami.
• Zarządzanie projektami: Zdolność do prosperowania w środowisku o zmieniających się priorytetach; sprawdzona umiejętność jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami i czynnościami; nienaganna dbałość o szczegóły i niezmiennie dokładna; zaradny, posiadający duże doświadczenie i możliwości badawcze; zorganizowane w celu gromadzenia i koordynowania informacji z różnych źródeł; potrafi wdrożyć i stosować skuteczną procedurę monitorowania i kontroli; potrafi zarządzać wszystkimi projektami od ich powstania po realizację lub dostawę; wykwalifikowany i doświadczony w szkoleniu innych, jeśli to konieczne.
• Aplikacje: zaawansowana znajomość aplikacji Microsoft Office, w tym Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint i aplikacji internetowych; znajomość Visio i PowerBl
• Komunikacja: Zaawansowane umiejętności werbalne i pisemne z wykorzystaniem różnych form mediów; umiejętność tłumaczenia złożonych koncepcji osobom na wszystkich poziomach; zapewnia ciągły, proaktywny ustny i/lub pisemny status aktualizacji działań.
• Umiejętności obsługi klienta: Sprawdzone umiejętności obsługi klienta, zarówno dla klientów wewnętrznych, jak i zewnętrznych na wszystkich poziomach.
• Organizacja, planowanie i wielozadaniowość: Zaawansowane umiejętności organizacyjne, archiwizowania i planowania; sprawdzona umiejętność ustalania priorytetów, dotrzymywania napiętych terminów i wielozadaniowości przy minimalnym nadzorze; sprawdzona umiejętność szybkiego i skutecznego koordynowania wielu działań; umiejętność przestrzegania standardowych zasad i procedur biurowych.
• Samorządność i praca zespołowa: Umiejętność pracy samodzielnej lub jako członek zespołu; umiejętność skutecznego radzenia sobie ze stresem w dynamicznym i zmieniającym się środowisku oraz przyczyniania się do rozwiązywania problemów; oraz umiejętność szybkiego uczenia się i pełnego wsparcia starych i nowych systemów, procesów i procedur.
• Poufność: sprawdzona umiejętność zachowania poufności w kwestiach związanych z pracą oraz utrzymywać wysoki stopień etykiety zawodowej i dobrych obyczajów.

WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE

• Ukończone studia wyższe związane z pracą humanitarną lub rozwojową, najlepiej związane z prawami człowieka, rozwojem międzynarodowym, studiami nad pokojem i konfliktami, pracą socjalną, naukami społecznymi lub innymi odpowiednimi dziedzinami;
• Doświadczenie w zakresie praw człowieka, ochrony dzieci i spójności społecznej będzie uznawane za atut, podobnie jak wcześniejsze doświadczenie w pracy programistycznej w sferze humanitarnej;
• Wcześniejsze doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi;
• Zdecydowanie preferowane wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami lub koordynacji;
• Wykwalifikowany użytkownik aplikacje, w tym Sharepoint, Teams i MS Office oraz umiejętność szybkiego uczenia się nowych aplikacji;
• Dobre umiejętności komunikacji, planowania i organizowania;
• Elastyczność, zdolność adaptacji i umiejętność samodzielnego działania w dynamicznym środowisku przy minimalnym nadzorze;
• Wymagana biegła znajomość języka ukraińskiego, wymagany zaawansowany angielski.

Termin składania wniosków upływa 24 maja, CoB. Ponieważ stanowisko to jest pilnie potrzebne, rozmowa kwalifikacyjna może rozpocząć się przed upływem terminu składania aplikacji.

ZAstrzeżenie:

To Opis stanowiska pracy ma na celu opisanie ogólnego charakteru i poziomu wykonywanej pracy. Nie jest to wyczerpująca lista wszystkich obowiązków, wymaganych umiejętności lub stałej lokalizacji. Lokalizacja może ulec zmianie w zależności od potrzeb programowych. Elastyczność jest niezbędna, gdy rośniemy i rozwijamy się. Wybrany kandydat musi czuć się komfortowo w dynamicznym, zmieniającym się środowisku pracy, w którym dotrzymuje się wielu kluczowych terminów. Od wszystkich członków zespołu może być wymagane wykonywanie obowiązków wykraczających poza ich normyl godziny pracy w miarę potrzeb.

PROCES ZATRUDNIENIA:

Dążymy do uczciwego i pełnego szacunku procesu rekrutacji i dokładamy wszelkich starań, aby odpowiedzieć każdemu zgłaszającemu się. Priorytetem jest dla nas komunikacja i przejrzystość w stosunku do wszystkich kandydatów, nawet tych, którzy nie posuwają się do przodu. Oto migawka naszego procesu rekrutacji:

Krok 1: Prześlij swoją aplikację!

Krok 2: Ekran telefonu z pracownikiem działu kadr.

Krok 3 : Wywiad z menadżerem ds. rekrutacji.

Krok 4: Wywiad z panelem pracowników HIAS.

Krok 5: Sprawdzenie referencji.

Krok 6: Oferta i sprawdzenie przeszłości.

Krok 7: Rozpocznij swoją karierę zawodową z HIAS!

Uwaga: niektóre nasze procesy rekrutacyjne mogą się różnić i nie wszyscy kandydaci przejdą do każdego etapu.

O NAS:

Ponad sto lat temu społeczność żydowska założyła HIAS (pierwotnie Hebrajskie Towarzystwo Pomocy Imigrantom) w Nowym Jorku, bramie imigrantów do Ameryki. Wspierając Żydów uciekających przed prześladowaniami i biedą w Europie Wschodniej, nasi założyciele kierowali się tradycjami, tekstami i historią narodu żydowskiego – historią ucisku, wysiedleń i diaspory. Od tego czasu HIAS pomaga pokoleniom Żydów stojących w obliczu przemocy ze względu na to, kim byli, i HIAS nadal angażuje się w pomoc żydowskim uchodźcom na całym świecie. Obecnie nasi klienci HIAS, podobnie jak nasi pracownicy, pochodzą z różnych wyznań, grup etnicznych i środowisk. Wnosimy nasze doświadczenie, historię i wartości do naszej pracy na pięciu kontynentach, zapewniając dzisiejszym uchodźcom niezbędne usługi i możliwości, których potrzebują do rozwoju.

HIAS to społeczność ucząca się, zaangażowana w różnorodność i włączenie. Naszą pracę wykonujemy rzetelnie, odpowiedzialnie, przejrzyście i przestrzegając najwyższych standardów etycznych. Poszukujemy pracowników z różnych środowisk i doświadczeń życiowych, którzy dołączą do naszych zespołów zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych i na całym świecie. Do składania aplikacji zachęca się osoby identyfikujące się jako BIPOC, osoby niepełnosprawne, osoby ze społeczności LGBTQ+ oraz osoby, które przeżyły przymusowe wysiedlenie lub imigrację. Zależy nam na budowaniu zróżnicowanej siły roboczej, która odzwierciedla naszą wizję, misję i wartości.

WIZJA:

HIAS oznacza świat, w którym uchodźcy znajdują powitanie, bezpieczeństwo i możliwości.

MISJA:

Opierając się na naszych żydowskich wartościach i historii, HIAS zapewnia niezbędne usługi uchodźcom i osobom ubiegającym się o azyl na całym świecie oraz broni ich podstawowych praw, aby mogą odbudować swoje życie.

WARTOŚCI:

Witamy • Acogimiento • Gościnność • ????? ???? (Hachnasat Orchim)

Witamy nieznajomego

Sprawiedliwość • Justicia • Sprawiedliwość • ??? (Tzedek)

Dążymy do sprawiedliwości

Empatia • Empatia • Empatia • ??? (Chesed)

Z empatią podchodzimy do naszych Klientów

Partnerstwo • Companerismo • Współpraca • ?????? (Chevruta)

Wierzymy w zmianę świata poprzez partnerstwo

Odwaga • Coraje • Odwaga • ????< /em> (Ometz)

Działamy z odwagą , aby budować lepszy świat

Resilience • Odporność • Odporność • ??? (Ruach)

Dostosowujemy się i rozwijamy, stale demonstrując naszą odporność