Asystent Projektu (rekrutacja do puli) w UNOPS

Okres składania wniosków od 30 kwietnia 2024 r. do 14 maja 2024 r. Obowiązki funkcjonalne: Jest to stanowisko lokalne, dlatego jest otwarte dla obywateli Ukrainy oraz osób fizycznych posiadających ważne zezwolenie na pobyt/pracę. Pod bezpośrednim nadzorem operacyjnym i kierownictwem Kierownik Projektu i w ścisłej współpracy z pozostałym personelem Asystent Projektu będzie pracował w biurze UNOPS w Kijowie. Będzie zapewniał wsparcie administracyjne Zespołowi Projektowemu oraz pełnił inne funkcje z tym związane na poziomie uprawnień delegowanych przez Specjalistę ds. Wsparcia Zarządzania Projektem, dbając o wysoką jakość, dokładność i spójność pracy. Asystent Projektu jest odpowiedzialny za bieżące na co dzień administruje systemami projektowymi i interfejsami funkcjonalnymi oraz świadczy usługi Zespołowi Projektowemu w zakresie wsparcia realizacji projektu. Oczekuje się, że on/ona osiągnie, a nawet przekroczy cele związane z wydajnością i dostawą projektu związane ze stanowiskiem. Asystent Projektu zapozna się z dokumentami inicjującymi projekt (PID), Umową Prawną oraz dokładnie zrozumie zasady, warunki i odpowiednie role i obowiązki Zespołu Projektowego, partnerów i interesariuszy, aby zapewnić poprawną realizację projektu pod względem administracyjnym dla UNOPS i klientów. Sukces Projektu, a co za tym idzie Asystenta Projektu, będzie opierał się na Kryteriach Sukcesu zadań UNOPS, które są powiązane z poniższymi obowiązkami. Wsparcie zarządzania administracyjnegoPomoc w działaniach projektowych, koncentrując się na zgodności i przestrzeganiu Podręcznika zarządzania projektem UNOPS. Pomagaj zespołowi projektowemu w realizacji projektu i zapewniaj ogólne wsparcie administracyjne, w tym sporządzanie pism i innej dokumentacji projektowej. Wspieraj zespół projektowy w ogólnej administracji finansowej projektu zgodnie z polityką i przepisami UNOPS. Wspieraj Zespół Projektowy w przygotowaniu wszelkiej dokumentacji związanej z projektem zgodnie z wytycznymi. Zapewniamy ewidencję działań projektowych, archiwizację, dystrybucję i obieg dokumentów roboczych, organizujemy i sporządzamy protokoły spotkań projektowych. Wsparcie w organizacji podróży personelu projektu, przygotowywanie i przeglądanie zezwoleń na podróż, dokumentacji oraz przetwarzanie płatności za podróże. Wsparcie zakupów i logistykiWspieranie procesów zaopatrzenia, w tym opracowywanie specyfikacji, wybór i wdrażanie odpowiedniej metody pozyskiwania klientów oraz przygotowywanie dokumentacji związanej z zamówieniami w celu pozyskania wymaganej wiedzy technicznej do procesów opracowywania i oceny specyfikacji. Rutynowo kontroluj działania związane z zakupami, monitoruj harmonogramy dostaw, w razie potrzeby dokonuj działań korygujących w imieniu przełożonego i informuj przełożonego o statusie. Utrzymywanie rutynowej korespondencji ze sprzedawcami/dostawcami, beneficjentami/odbiorcami oraz odpowiednie rejestrowanie dostaw i odbioru przesyłek zgodnie z harmonogramem dostaw, w tym uzyskiwanie raportów dostaw. Organizujemy i w razie potrzeby uczestniczymy w kontrolach dostarczonych towarów. Organizujemy i monitorujemy transport i logistykę towarów zgodnie z wymaganiami projektu. Przetwarzaj faktury za dostarczony towar iusług, zapewniając dokładność i kompletność dokumentacji oraz monitorując klientów i dostawców/dostawców w zakresie terminowych płatności. Pomoc w sporządzaniu raportów finansowych dla darczyńców i partnerów rządowych beneficjentów. Twórz raporty, tabele, wykresy i powiązane dokumenty, wykorzystując umiejętności techniczne i wiedzę w formatowaniu dokumentów i prezentacji. Zbadaj i rozwiąż ewentualne problemy po złożeniu zamówienia oraz przygotuj raporty z postępu prac w kwestiach związanych z zaopatrzeniem. Współpraca z działem zakupów UNOPS Ukraine i innymi biurami UNOPS Ukraine w celu rozwiązywania problemów związanych z płatnościami. Utworzenie i prowadzenie dokumentacji roboczej dotyczącej działań związanych z zamówieniami; przygotowywać listy, memoranda, e-maile i inną korespondencję; monitoruj postęp i współpracuj z dostawcami podczas całego cyklu zaopatrzenia. Zbieraj i rejestruj dane na temat wyników dostawców i pomagaj w ocenie ich wydajności. Upewnij się, że wszystkie dokumenty potwierdzające są dostępne do celów audytu i przeglądu. Budowanie wiedzy i dzielenie się wiedzą Asystowanie i/lub uczestnictwo w sesjach szkoleniowych dla personelu projektu w zakresie administracji, zaopatrzenia, logistyki i spraw operacyjnych projektu. Uczestniczyć w sieciach wiedzy i społecznościach praktyków oraz wnosić do nich solidny wkład, syntetyzując wyciągnięte wnioski i rozpowszechniając najlepsze praktyki w zakresie wsparcia administracyjnego, zaopatrzenia i logistyki. Zbieraj opinie, pomysły i wewnętrzną wiedzę na temat procesów i najlepszych praktyk oraz produktywnie je wykorzystuj w celu zwiększenia wydajności. Wymagania dotyczące wykształcenia/doświadczenia/języka: Wykształcenie Wymagane wykształcenie średnie. Licencjat z ekonomii, rachunkowości, logistyki lub innych pokrewnych dziedzin jest pożądany i może zastępuje część wymaganych lat doświadczenia Tytuł magistra w dziedzinie administracji biznesowej lub pokrewnej dziedziny jest uważany za atut i/lub certyfikat branżowy i może zastąpić część wymaganych lat doświadczenia. Doświadczenie zawodowe Wymagane są cztery (4) odpowiednie doświadczenie w ogólnej administracji LUB realizacji projektów LUB zamówieniach LUB usługach wsparcia operacyjnego w krajowych i/lub międzynarodowych organizacjach publicznych lub korporacyjnych. Wymagane jest doświadczenie w pracy w środowisku opartym na projektach. Wymagana jest biegła znajomość obsługi komputera i pakietów oprogramowania biurowego oraz doświadczenie w obsłudze internetowych systemów zarządzania. Pożądana jest znajomość organizacji systemu ONZ. Mile widziane doświadczenie w obsłudze systemów Enterprise. Wymagania językowe Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego i angielskiego. Myśl na dużą skalę. Staw czoła wyzwaniom. Pomóż ludziom budować lepsze życie. UNOPS docenia różnorodność i angażuje się w równe szanse zatrudnienia. Naszą kadrę tworzą ludzie różnych narodowości, kultur i ras. Mówią wieloma językami i mają różną tożsamość płciową, orientację seksualną i zdolności. Zachęcamy kobiety i kandydatki z grup niedostatecznie reprezentowanych w UNOPS do składania aplikacji. Należą do nich kandydaci z grup rasowych i/lub rdzennych, członkowie mniejszościowych tożsamości płciowych i orientacji seksualnych oraz osoby niepełnosprawne. Kliknij Aplikuj i dołącz do nas! Uwagi: Prosimy pamiętać, że tylko kandydaci z krótkiej listy zostaną zaproszeniskontaktuj się z nami i przejdź do kolejnego etapu procesu selekcji. Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom stanowiska Poziom podstawowy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Zakres obowiązków Zarządzanie projektami Branże Organizacje non-profit