Asystent projektu (Administracja) - Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM), Przedstawicielstwo na Ukrainie w Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Otwarty na kandydatów wewnętrznych i zewnętrznych

Stanowisko Tytuł: Asystent Projektu (Administracja)

Stacja Dyżurna: Połtawa , Ukraina

Klasyfikacja: Personel służb ogólnych, klasa G5

Rodzaj spotkania: Specjalny krótkoterminowy, sześć miesięcy z możliwością przedłużenia

Szacowana data rozpoczęcia: Jak najszybciej

Data zakończenia: 01 sierpnia 2024

Założona w 1951 r. IOM jest organizacją powiązaną z Organizacją Narodów Zjednoczonych i jako wiodąca agencja ONZ w dziedzinie migracji, ściśle współpracuje z partnerami rządowymi, międzyrządowymi i pozarządowymi. IOM jest zaangażowana w promowanie humanitarnej i uporządkowanej migracji z korzyścią dla wszystkich. Czyni to poprzez świadczenie usług i porad rządom i migrantom.

IOM angażuje się na rzecz zróżnicowanego i włączającego środowiska. Na to stanowisko mogą aplikować kandydaci wewnętrzni i zewnętrzni. Na potrzeby naboru kandydaci wewnętrzni są traktowani jako kandydaci pierwszego stopnia.

Kontekst:

Pod ogólnym nadzorem Szefa Misji i bezpośrednio nadzór Kierownika Programu (Area Managera), wybrany kandydat będzie odpowiedzialny za Asystenta Projektu, który przyczyni się do wdrożenia IOM Ukraina w Regionie Wschodnim, szczególnie w zakresie administracji.

Główne funkcje/obowiązki:

1. Pomoc, zwłaszcza administracyjna, przy wdrażaniu i monitorowaniu działań projektu.
2. Uzyskiwanie, kompilowanie, podsumowywanie, analizowanie i prezentowanie informacji/danych na temat konkretnych tematy projektu.
3. Monitoruj budżet; zweryfikować dostępność środków; uzyskać niezbędne zatwierdzenia i zaktualizować informacje związane z budżetem.
4. Współpraca z finansami IOM, działem łańcucha dostaw i współpracownikami z działu kadr w innych biurach w celu wsparcia operacji centrum.
5. Pomoc w monitorowaniu aspektów finansowych związane z prowadzeniem hubu, a także płatnościami i innymi kwestiami finansowymi związanymi z projektem, dotyczącymi działań projektowych koordynowanych z hubu.
6. Obsługuj rachunek drobnej gotówki oddziału, realizuj płatności gotówkowe oraz sprawdzić wszystkie wnioski o płatność/faktury, aby upewnić się, że dokumenty uzupełniające i inne wymagania są kompletne; skontaktuj się z odpowiednimi pracownikami w przypadku niekompletnych wniosków przed rozliczeniem/płatnością.
7. Prowadź ręczną księgę kasową i wykonuj dzienne/tygodniowe/miesięczne liczenie środków pieniężnych za pomocą tprzełożony w biurze.
8. Przedstaw miesięczny raport kasowy zgodnie z wewnętrzną procedurą.
9. Pomoc w przygotowaniu miesięcznych wniosków o finansowanie na czas, w koordynacji z innymi zainteresowanymi jednostkami.
10. Wspieranie jednostki finansowej w weryfikacji raportów finansowych partnerów wykonawczych. Doradzaj partnerom wdrażającym w kwestiach finansowych/zakupowych, jeśli jest to wymagane, pod kierunkiem zespołu finansowego.
11. Zapewnij właściwe prowadzenie i kompletność dokumentacji finansowej.
12. Zastosuj obowiązujące procedury administracyjne/finansowe i proponuj nowe rozwiązania usprawniające powiązane procesy, jeśli jest to konieczne, wykonalne i mające zastosowanie, aby lepiej dostosować się do zmieniającego się kontekstu i metodologii wdrażania.
13. Wspieranie operacji zaopatrzeniowych i logistycznych na obszarze centrum w koordynacji z kierownikami projektów i innymi jednostkami.< /li>
14. Pomoc w zawieraniu umów dotyczących własności intelektualnej, pomoc w zamawianiu towarów i usług.
15. Wsparcie w utrzymaniu i administrowaniu centrum i obiektami, w tym poprzez dyskusje z dostawcami, pomoc w płatnościach i działania następcze.
16. li>
17. Zapewnij wsparcie logistyczne pracownikom centrum i personelowi wizytującemu, w tym porady dotyczące możliwości podróży, składania poświadczeń bezpieczeństwa, planów przemieszczania się i rezerwacji zakwaterowania.
18. Będź centralnym punktem koordynacji administracyjnej realizacji projektu, obejmująca szeroką współpracę z różnymi jednostkami organizacyjnymi i stronami zewnętrznymi w celu inicjowania wniosków, uzyskiwania niezbędnych zezwoleń, przetwarzania i monitorowania działań administracyjnych itp.
19. Tworzenie raportów o statusie, identyfikowanie braków w dostawie, zwracanie na nie uwagi przełożonego i zaproponować działania zaradcze.
20. Projekt korespondencji dotyczącej zagadnień projektowych; przygotowywać i aktualizować raporty, notatki informacyjne, grafiki, tabele statystyczne, prezentacje i inne formy dokumentacji.
21. Odpowiadanie na złożone prośby i zapytania o informacje; zakładać i utrzymywać pliki/zapisy; organizować spotkania, warsztaty i szkolenia;
22. Bierzeć udział w spotkaniach i konferencjach; pomagać w koordynowaniu działań wdrożeniowych z władzami lokalnymi, partnerami, agencjami ONZ, organizacjami międzyrządowymi i pozarządowymi, darczyńcami i innymi zainteresowanymi stronami istotnymi dla projektu.
23. Pomagać w monitorowaniu pracy partnerów wdrażających i zgłaszaniu niezgodności przełożonemu.
24. Zapewnia wskazówki/szkolenia nowemu/młodszemu personelowi.
25. Wykonuje inne przydzielone obowiązki.

Wymagane kwalifikacje i doświadczenie

Edukacja

• Dyplom/świadectwo ukończenia szkoły średniej z pięcioletnim odpowiednim doświadczeniem; lub
• Licencjat lub równoważny dyplom z administracji, zarządzania lub innej pokrewnej dziedziny. lub pokrewnych dziedzin od akredytowanej instytucji akademickiej z trzyletnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym.

Doświadczenie

• Doświadczenie w pracy z migrantami, uchodźcami, osobami wewnętrznie przesiedlonymi, ofiarami handlu ludźmi i innymi bezbronnymi grupami;
< li>Doświadczenie w pracy w agencji ONZ lub międzynarodowej organizacji pozarządowej będzie dodatkowym atutem;
• Doświadczenie w pracy z władzami rządowymi i organizacjami pozarządowymi;
• Doświadczenie w pracy w terenie i ocenie;
• Doświadczenie w administracji ogólnej;
• Doświadczenie w finansach, zaopatrzeniu lub logistyce;
• Doświadczenie w zarządzaniu administracyjnym i finansami IOM, monitorowaniu budżetu, zarządzaniu gotówką i procedurach kontroli wewnętrznej jest przewaga;

Umiejętności

• Wymagana jest biegła znajomość obsługi pakietu Microsoft Office (MS Word, Excel itp.); Pożądana jest zaawansowana znajomość arkuszy kalkulacyjnych i analizy danych w programie Excel.
• Wymagana jest doskonała znajomość języka angielskiego w zakresie komunikacji.
• Umiejętność zrozumienia, opracowania i wdrożenia procedur administracyjnych i kontroli finansowej.
• Udokumentowane umiejętności rysowania, pisania i raportowania.

Języki

Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego (w mowie i piśmie).

Od osoby piastującej stanowisko oczekuje się wykazania następujących wartości i kompetencji:

< strong style="font-weight: Bold !important">Wartości

• Włączenie społeczne i szacunek dla różnorodności: Szacunek oraz promuje różnice indywidualne i kulturowe. Zachęca do różnorodności i włączenia.
• Uczciwość i przejrzystość: utrzymuje wysokie standardy etyczne i działa w sposób zgodny z zasadami/zasadami organizacyjnymi i standardami postępowania.
• Profesjonalizm: wykazuje zdolność do pracy w opanowany, kompetentny i zaangażowany oraz zachowuje ostrożność podczas stawiania czoła codziennym wyzwaniom.
• Odwaga: wykazuje chęć zajęcia stanowiska w ważnych kwestiach.
• Empatia: okazuje współczucie dla innych, sprawia, że ​​ludzie czują się bezpieczni, szanowani i sprawiedliwie traktowani. 

Kompetencje podstawowe – poziom behawioralny 1

• Praca zespołowa: rozwija i promuje efektywną współpracę w obrębie jednostek i pomiędzy jednostkami, aby osiągnąć wspólne cele i zoptymalizować wyniki.
• Dostarczanie wyników: Tworzy i dostarcza wysokiej jakości wyniki w sposób zorientowany na usługi i w odpowiednim czasie. Jest zorientowany na działanie i zaangażowany w osiągnięcie uzgodnionych wyników.
• Zarządzanie wiedzą i dzielenie się nią: Stale stara się uczyć, dzielić wiedzą i wprowadzać innowacje.
• Odpowiedzialność: Przejmuje odpowiedzialność za osiągnięcie priorytetów Organizacji i przyjmuje na siebie odpowiedzialność za własne działania i powierzoną pracę.
• Komunikacja: zachęca do jasnej i otwartej komunikacji i przyczynia się do niejacja. Wyjaśnia złożone zagadnienia w sposób informacyjny, inspirujący i motywujący.

Inne

Każda oferta złożona kandydatowi w związku z niniejszym ogłoszeniem o naborze podlega do potwierdzenia finansowania.

Nominacja będzie uzależniona od zaświadczenia, że ​​kandydat jest zdolny do mianowania ze względu na stan zdrowia oraz poświadczenia bezpieczeństwa osobowego.

Warunkiem objęcia stanowiska jest legalny pobyt w kraju placówki służbowej oraz zezwolenie na pracę, jeżeli dotyczy.

Jak zastosować:

Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesyłanie aplikacji za pośrednictwem Formularza historii osobistej na adres [email protected]  najpóźniej do 1 sierpnia 2024 r., odnosząc się do tego ogłoszenia w temacie wiadomości.

Skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.

Okres wysyłania:

Od 17.07.2024 do 01.08.2024