Asystent projektu (Administracja) - Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM), Przedstawicielstwo na Ukrainie w Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Otwarte dla kandydatów wewnętrznych i zewnętrznych Stanowisko: Asystent projektu (administracja) Stanowisko służbowe: Dnipro, UkrainaKlasyfikacja: Personel służby ogólnej, stopień G5Rodzaj powołania: Specjalne krótkoterminowe, sześć miesięcy z możliwością przedłużenia Przewidywana data rozpoczęcia: Najszybciej, jak to możliwe, Data zakończenia: 25 Kwiecień 2024 Założona w 1951 r. IOM jest powiązaną organizacją Narodów Zjednoczonych i jako wiodąca agencja ONZ w dziedzinie migracji ściśle współpracuje z partnerami rządowymi, międzyrządowymi i pozarządowymi. IOM angażuje się w promowanie humanitarnej i uporządkowanej migracji z korzyścią dla wszystkich. Czyni to poprzez świadczenie usług i porad rządom i migrantom. IOM angażuje się w działania na rzecz zróżnicowanego i włączającego środowiska. Na to stanowisko mogą aplikować kandydaci wewnętrzni i zewnętrzni. Na potrzeby naboru kandydatów wewnętrznych uważa się za kandydatów pierwszego stopnia. Kontekst: Pod ogólnym nadzorem Szefa Misji i bezpośrednim nadzorem Urzędnika ds. Programu Krajowego (Lidera Centrum) Asystent Projektu (Administracja) będzie wnosić wkład do wdrożenia IOM Ukraina w Regionie Wschodnim, szczególnie w zakresie administracji. Podstawowe funkcje/obowiązki: Pomoc, szczególnie administracyjnie, we wdrażaniu i monitorowaniu działań projektowych. Odzyskiwanie, kompilowanie, podsumowywanie, analizowanie i prezentowanie informacji/danych na temat konkretnego projektu tematy.Monitoruj budżet; zweryfikować dostępność środków; uzyskać niezbędne zatwierdzenia i zaktualizować informacje związane z budżetem. Współpracować z finansami IOM, działem łańcucha dostaw i współpracownikami ds. zasobów ludzkich w innych biurach w celu wsparcia operacji centrum. Pomoc w monitorowaniu aspektów finansowych związanych z funkcjonowaniem centrum, a także płatności i innych kwestie finansowe związane z projektem dotyczące działań projektowych koordynowanych z centrum.Obsługuj rachunek drobnych środków pieniężnych pododdziału, realizuj płatności gotówkowe i sprawdzaj wszystkie wnioski o płatność/faktury, aby upewnić się, że dokumenty uzupełniające i inne wymagania są kompletne; współpraca z odpowiednimi pracownikami w przypadku niekompletnych wniosków przed rozliczeniem/płatnością.Prowadź ręczną księgę kasową i wykonuj dzienne/tygodniowe/miesięczne liczenie gotówki z przełożonym w biurze.Dostarczaj miesięczny raport kasowy zgodnie z wewnętrzną procedurą.Pomoc w przygotowaniach terminowego składania miesięcznych wniosków o finansowanie, koordynacja z innymi zainteresowanymi jednostkami. Wspieranie jednostki finansowej w weryfikacji sprawozdań finansowych partnerów wykonawczych. Doradzaj partnerom wykonawczym w kwestiach finansowych/zakupowych, jeśli jest to wymagane, pod kierunkiem zespołu finansowego. Zapewnij właściwe prowadzenie i kompletność dokumentacji finansowej. Stosuj istniejące procedury administracyjne/finansowe i proponuj nowe rozwiązania w celu usprawnienia powiązanych procesów, jeśli jest to konieczne, wykonalne i mające zastosowanie, aby lepsze dostosowywanie się do zmieniającego się kontekstu i metodologii wdrażania. Wspomaganie operacji zakupowych i logistycznych na obszarze centrum w koordynacji z kierownikami projektów i innymi jednostkami. Pomoc w kontraktowaniu własności intelektualnej, pomoc w zakupach towarów i usług. Wsparcie centrum i utrzymania obiektów oraz administracji, w tym poprzez dyskusje z dostawcami, pomoc w płatnościach i działania następcze. Dostarcz dane logistycznewsparcie dla pracowników centrum i personelu wizytującego, w tym doradztwo w zakresie możliwości podróży, składanie poświadczeń bezpieczeństwa, planów przemieszczania się i rezerwacji zakwaterowania. Pełnienie roli centralnego punktu koordynacji administracyjnej realizacji projektu, obejmującej szeroką współpracę z różnymi jednostkami organizacyjnymi i stronami zewnętrznymi w celu inicjowania wniosków, uzyskać niezbędne zezwolenia, przeprowadzić proces i śledzić działania administracyjne itp. Projektować raporty o statusie, identyfikując niedociągnięcia w dostawie, informować o nich przełożonego i sugerować działania zaradcze. Projekt korespondencji dotyczącej kwestii projektowych; przygotowywanie i aktualizacja raportów, notatek informacyjnych, grafik, tabel statystycznych, prezentacji i innych form dokumentacji. Reagowanie na złożone prośby i zapytania o informacje; zakładać i utrzymywać pliki/zapisy; organizować spotkania, warsztaty i szkolenia; brać udział w spotkaniach i konferencjach; pomagać w koordynowaniu działań wdrożeniowych z władzami lokalnymi, partnerami, agencjami ONZ, organizacjami międzyrządowymi i pozarządowymi, darczyńcami i innymi zainteresowanymi stronami istotnymi dla projektu. Pomagać w monitorowaniu pracy partnerów wdrażających i zgłaszać niezgodności przełożonemu. Udziela wskazówek/ szkolenie nowych/młodszych pracowników. Wykonywanie innych obowiązków, jakie mogą zostać zlecone. Wymagane kwalifikacje i doświadczenie. Wykształcenie Dyplom/świadectwo ukończenia szkoły średniej z co najmniej pięcioletnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym. LUB Licencjat w dziedzinie nauk politycznych lub społecznych, stosunków międzynarodowych, studiów rozwojowych, studiów migracyjnych. , Praw Człowieka, Prawa lub dziedzin pokrewnych uzyskanych w akredytowanej instytucji akademickiej z trzyletnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym.DoświadczenieCo najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego w organizacji międzynarodowej w obszarze administracji lub zarządzania projektami;Doświadczenie w pracy z migrantami, uchodźcami, osoby wewnętrznie przesiedlone, ofiary handlu ludźmi i inne grupy bezbronne;Doświadczenie w pracy w terenie będzie dodatkowym atutem.UmiejętnościWymagana biegła znajomość pakietu Microsoft Office (MS Word, Excel itp.); pożądana jest zaawansowana znajomość arkuszy kalkulacyjnych i analizy danych w programie Excel;Doskonałe umiejętności komunikacyjne;Umiejętność rozumienia, opracowywania i wdrażania procedur administracyjnych i kontroli finansowej;Udowodnione umiejętności redagowania, pisania i raportowania.JęzykiWymagana biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego (w mowie i piśmie) Od osoby na tym stanowisku oczekuje się wyznawania następujących wartości i kompetencji: WartościWłączenie społeczne i szacunek dla różnorodności: Szanuje i promuje różnice indywidualne i kulturowe. Zachęca do różnorodności i włączenia. Uczciwość i przejrzystość: Przestrzega wysokich standardów etycznych i działa w sposób zgodny z zasadami/zasadami organizacyjnymi i standardami postępowania. Profesjonalizm: Wykazuje zdolność do pracy w sposób opanowany, kompetentny i zaangażowany oraz dokonuje uważnej oceny w dniu spotkania codziennych wyzwań.Odwaga: wykazuje chęć zajęcia stanowiska w ważnych kwestiach.Empatia: okazuje współczucie innym, sprawia, że ​​ludzie czują się bezpieczni, szanowani i sprawiedliwie traktowani.Podstawowe kompetencje – behawioralne, poziom 1. Praca zespołowa: Rozwija i promuje efektywną współpracę wewnątrz firmy.oraz między jednostkami, aby osiągnąć wspólne cele i zoptymalizować wyniki. Dostarczanie wyników: Tworzy i dostarcza wysokiej jakości wyniki w sposób zorientowany na usługi i terminowy. Jest zorientowany na działanie i zaangażowany w osiągnięcie uzgodnionych wyników. Zarządzanie wiedzą i dzielenie się nią: Stale stara się uczyć, dzielić wiedzą i wprowadzać innowacje. Odpowiedzialność: Przejmuje odpowiedzialność za realizację priorytetów Organizacji oraz przyjmuje odpowiedzialność za własne działania i delegowaną pracę. Komunikacja: Zachęca i przyczynia się do jasna i otwarta komunikacja. Wyjaśnia złożone zagadnienia w sposób informacyjny, inspirujący i motywujący.InneKażda oferta złożona kandydatowi w związku z niniejszym ogłoszeniem o naborze podlega potwierdzeniu finansowania.Nominacja będzie uzależniona od zaświadczenia kandydata o zdolności lekarskiej do mianowania oraz poświadczenia bezpieczeństwa osobowego.Warunek wstępny do objęcia stanowiska wymagany jest legalny pobyt w kraju stanowiska służbowego oraz zezwolenie na pracę, jeśli dotyczy. Jak aplikować: Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesyłanie aplikacji na formularzu historii osobistej na adres [email protected] najpóźniej do dnia 25 kwietnia 2024 r. , w tytule wiadomości powołując się na niniejsze ogłoszenie. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Okres wysyłania wiadomości: Od 16.04.2024 do 25.04.2024