Asystent projektu (Administracja) - Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM), Przedstawicielstwo na Ukrainie w Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Otwarte dla kandydatów wewnętrznych i zewnętrznych

 Tytuł pozycji: Asystent Projektu (Administracja)

Stacja Dyżurna: Dniepr, Ukraina

Klasyfikacja: Personel służb ogólnych, klasa G5

Rodzaj spotkania: Specjalny krótkoterminowy, sześć miesięcy z możliwością przedłużenia

Szacowana data rozpoczęcia: < strong style="font-weight: Bold !important">Jak najszybciej

Data zamknięcia: 05 lipca 2024

Założona w 1951 r. IOM jest organizacją powiązaną z Organizacją Narodów Zjednoczonych i wiodącą agencją ONZ w dziedzinie migracji, ściśle współpracuje z partnerami rządowymi, międzyrządowymi i pozarządowymi. IOM jest zaangażowana w promowanie humanitarnej i uporządkowanej migracji z korzyścią dla wszystkich. Czyni to poprzez świadczenie usług i porad rządom i migrantom.

IOM angażuje się na rzecz zróżnicowanego i włączającego środowiska. Na to stanowisko mogą aplikować kandydaci wewnętrzni i zewnętrzni. Na potrzeby naboru kandydaci wewnętrzni są traktowani jako kandydaci pierwszego stopnia.

Kontekst:

Pod ogólnym nadzorem Szefa Misji i bezpośrednio nadzór nad Specjalistą ds. Programu Krajowego (Liderem Centrum), Asystent Projektu (Administracja) przyczyni się do wdrożenia IOM Ukraina w Regionie Wschodnim, szczególnie w zakresie administracji.

Główne funkcje/obowiązki:

1. Pomoc, szczególnie administracyjnie, we wdrażaniu i monitorowaniu działań projektu.
2. Uzyskuj, kompiluj, podsumowuj, analizuj i prezentuj informacje/dane na określone tematy projektu.
3. Monitoruj budżet; zweryfikować dostępność środków; uzyskać niezbędną zgodę i zaktualizować informacje związane z budżetem.
4. Współpraca z finansami IOM, działem łańcucha dostaw i współpracownikami z działu kadr w innych biurach w celu wsparcia operacji centrum.
5. Pomoc w monitorowaniu aspektów finansowych związane z prowadzeniem hubu, a także płatnościami i innymi kwestiami finansowymi związanymi z projektem, dotyczącymi działań projektowych koordynowanych z hubu.
6. Obsługuj rachunek drobnej gotówki oddziału, realizuj płatności gotówkowe oraz sprawdzić wszystkie wnioski o płatność/faktury, aby upewnić się, że dokumenty uzupełniające i inne wymagania są kompletne; kontakt z odpowiednimi pracownikami w przypadku niekompletnych zgłoszeń przed rozliczeniem/płatnością.
7. Prowadź księgę kasową ręcznie i wykonuj dzienne/tygodniowe/miesięczne liczenie gotówki wspólnie z przełożonym w biurze.
8. Przedstaw miesięczny raport kasowy zgodnie z wewnętrzną procedurą.
9. Pomoc w przygotowaniu terminowe składanie miesięcznych wniosków o finansowanie, koordynacja z innymi zainteresowanymi jednostkami.
10. Wspieranie jednostki finansowej w weryfikacji sprawozdań finansowych partnerów wykonawczych. Doradzaj partnerom wdrażającym w kwestiach finansowych/zakupowych, jeśli jest to wymagane, pod kierunkiem zespołu finansowego.
11. Zapewnij właściwe prowadzenie i kompletność dokumentacji finansowej.
12. Zastosuj obowiązujące procedury administracyjne/finansowe i proponuj nowe rozwiązania usprawniające powiązane procesy, jeśli jest to konieczne, wykonalne i mające zastosowanie, aby lepiej dostosować się do zmieniającego się kontekstu i metodologii wdrażania.
13. Wspieranie operacji zaopatrzeniowych i logistycznych na obszarze centrum w koordynacji z kierownikami projektów i innymi jednostkami. 
14. Pomoc w zawieraniu umów dotyczących własności intelektualnej, pomoc w zamawianiu towarów i usług.
15. Wsparcie w utrzymaniu i administrowaniu centrum i obiektami, w tym poprzez dyskusje z dostawcami, pomoc w płatnościach i działania następcze.< /li>
16. Zapewnij wsparcie logistyczne pracownikom centrum i pracownikom wizytującym, w tym porady dotyczące możliwości podróży, składania poświadczeń bezpieczeństwa, planów przemieszczania się i rezerwacji zakwaterowania.
17. Będź centralnym punktem koordynacji administracyjnej realizacji projektu , obejmujący szeroką współpracę z różnymi jednostkami organizacyjnymi i stronami zewnętrznymi w celu inicjowania wniosków, uzyskiwania niezbędnych zezwoleń, przetwarzania i monitorowania działań administracyjnych itp.
18. Tworzenie raportów o statusie, identyfikowanie braków w dostawie, dostarczanie ich do uwagę przełożonego i zaproponować działania zaradcze.
19. Projekt korespondencji dotyczącej zagadnień projektowych; przygotowywać i aktualizować raporty, notatki informacyjne, grafiki, tabele statystyczne, prezentacje i inne formy dokumentacji.
20. Odpowiadanie na złożone prośby i zapytania o informacje; zakładać i utrzymywać pliki/zapisy; organizować spotkania, warsztaty i szkolenia;
21. Bierzeć udział w spotkaniach i konferencjach; pomagać w koordynowaniu działań wdrożeniowych z władzami lokalnymi, partnerami, agencjami ONZ, organizacjami międzyrządowymi i pozarządowymi, darczyńcami i innymi zainteresowanymi stronami istotnymi dla projektu. 
22. Pomoc w monitorowaniu pracy partnerów wdrażających i zgłaszanie niezgodności przełożonemu.
23. Zapewnia wskazówki/szkolenia nowym/młodszym pracownikom.
24. Wykonuje takie inne obowiązki, jakie mogą zostać przydzielone.

Wymagane Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie

• Dyplom/świadectwo ukończenia szkoły średniej potwierdzające co najmniej pięcioletnie odpowiednie doświadczenie zawodowe;