Asystent programu w WHO Country Office in Ukraine

W ramach zespołu jednostkowego osoba na tym stanowisku będzie świadczyć różnorodne usługi sekretarskie, koordynacyjne, monitorujące i administracyjne wspierające działania w ramach projektu/programu, w następujący sposób:1. Sporządzaj projekty korespondencji i dokumentów na podstawie pisemnych/ustnych wskazówek ze strony profesjonalnego personelu jednostek i Biura Krajowego. Samodzielnie komponuję i finalizuję korespondencję o charakterze administracyjnym. Dokonuj przeglądu korespondencji, raportów i dokumentów jednostki pod kątem właściwej formy i (nietechnicznej) treści. Rób notatki na spotkaniach. Wpisz raporty i inną dokumentację. Zorganizuj podróż służbową.2. Skanuj, nagrywaj, odsyłaj i śledź korespondencję i dokumenty, oceniaj pilność lub krytyczny charakter spraw i zwracaj na nie uwagę odpowiedzialnego personelu. Poinformuj i przypomnij odpowiedzialnym pracownikom o dalszych terminach i ostatecznych terminach reakcji lub konkretnych działań, dostarczając w stosownych przypadkach materiały pomocnicze. Okresowo informuj przełożonego i członków zespołu o stanie realizacji programu oraz potencjalnych problemach i możliwościach.3. Wykorzystując system ERP (GSM) i inne narzędzia korporacyjne, monitoruj aspekty realizacji działań i dostępność środków dla poziomów budżetu projektu/programu i wydatków finansowych, zgodnie z zatwierdzonymi projektami. Zbierz projekt tła do celów planowania, monitorowania i oceny. Wprowadzaj zalecenia dotyczące podróży służbowych i wydawaj przypomnienia dotyczące działań następczych, a także rejestruj notatki z monitorowania i oceny projektu/programu.4. Dokonywanie ustaleń administracyjnych dotyczących działań krajowych i międzynarodowych, w tym przygotowywanie różnych dokumentów związanych z zamówieniami towarów i usług, organizowanie wizyt studyjnych i podróży służbowych zgodnie z wytycznymi korporacyjnymi oraz zgodnie z zatwierdzonym budżetem programu/programami współpracy z krajami.5. Pomoc w organizowaniu spotkań organizowanych na miejscu lub w państwach członkowskich (grupy robocze, seminaria/kursy, warsztaty i sympozja), tj.: dokonywanie przygotowań administracyjnych, w tym organizacja praktycznych ustaleń lokalnych, wcześniejszy transport dokumentów/sprzętu i gościnność. Zapewnij wsparcie administracyjne i sekretarskie podczas spotkań i w razie potrzeby wypłać uczestnikom diety. Przygotowywanie raportów administracyjnych.6. Utworzenie i prowadzenie jednostkowego systemu archiwizacji dokumentów technicznych i korespondencji. Utwórz pliki tła i skompiluj materiały referencyjne, jeśli to konieczne. Dostęp i pobieranie informacji z odpowiednich baz danych i aktualizacji zgodnie z wymaganiami.7. Odpowiadaj na zapytania telefoniczne i reaguj na nie. Oceń krytyczny charakter zapytań technicznych i kieruj je do odpowiedniego personelu w celu uzyskania odpowiedzi. Koordynowanie spotkań przełożonych i członków zespołu oraz organizowanie programów dla gości.8. Zapewnij wszystkim pracownikom odprawy i wytyczne dotyczące ogólnych praktyk i procedur biurowych; asystować/zastępować kolegów w zespole i wykonywać inne powiązane obowiązki w miarę potrzeb.9. We współpracy z zespołem technicznym i administracyjnym przyjmij proaktywną rolę i pomagaj w przygotowywaniu propozycji darczyńców i raportów darczyńców (elementy zarządzania finansami i zasobami) oraz terminowym zarządzaniu zasobami.