Konsultant ds. zakupów (medycznych) (zadanie krótkoterminowe) w Medicos del Mundo

[ENG]

KONTEKST

Medecins du Monde France (MdM-F) realizuje działania w zakresie zdrowia, rehabilitacji i pomocy humanitarnej na południowej Ukrainie, koncentrując się na dostępie do usług medycznych, rehabilitacji placówek służby zdrowia oraz dostarczaniu podstawowych artykułów medycznych i nieżywnościowych ludności dotkniętej konfliktem.
 
 Ze względu na opóźnione przedstawienie planu zamówień medycznych i brak regularnej kontroli budżetu przez Wydział Medyczny na początku roku, w ostatnim kwartale (IV kwartał 2025 r.) skoncentrowano dużą liczbę procesów zamówień medycznych. Aby zapewnić terminową i zgodną realizację tych kluczowych zamówień, MdM poszukuje konsultanta ds. zakupów (medycznego) na 2-miesięczną misję wsparcia z siedzibą w Mikołajowie.

GŁÓWNE CELE:

Konsultant będzie:
 - wspierać Dział Logistyki w pozyskiwaniu artykułów medycznych, materiałów eksploatacyjnych i sprzętu w pełnej zgodności z Procedurami zakupów MdM France 2024 i przepisami dotyczącymi darczyńców (CDCS, ECHO).
 - Terminową dostawą i dokumentacją wszystkich dokumentacji dotyczących zamówień medycznych przed zamknięciem roku podatkowego (31 grudnia 2025 r.).
 - Wzmocnić wewnętrzne zdolności w zakresie koordynacji dostawców i zgodności weryfikacja i regularyzacja SAP dla zamówień zarządzanych przez centralę.

KLUCZOWE OBOWIĄZKI:

A. Realizacja zamówień:

- Przygotowanie i weryfikacja zapytań rynkowych (MR) we współpracy z zespołami medycznymi i logistycznymi.
 - Opracowywanie i monitorowanie zapytań ofertowych (RFQ) na produkty medyczne (leki, urządzenia, materiały eksploatacyjne, odczynniki, zestawy diagnostyczne).
 - Przeprowadzanie porównawczej analizy ofert (CBA) zapewniającej zgodność z kryteriami wyboru (cena, jakość, czas realizacji, GSDP) poziomie).
 - Sporządzaj i zapewniaj prawidłowe podpisywanie zamówień zakupu (PO) i umów w oparciu o szablony MdM i darczyńców.

 - jeśli jest to wymagane do udziału w negocjacjach z dostawami/wykonawcami w celu finalizacji umowy
 - Weryfikuj dokumentację dostawcy: rejestrację firmy, licencje, zgodność podatkową, certyfikaty GSDP/GMP i status CAPA (zgodnie z audytem QUAMED 2023).

B. Jakość i zgodność:

– Zapewnij zgodność wszystkich zamówień z procedurami zakupowymi MdM 2024, załącznikiem 13 (Polityka etyki i przeciwdziałania oszustwom) oraz wymogami darczyńców z UE.
 – Zapewnij identyfikowalność i właściwą archiwizację dokumentacji zamówień (SharePoint + wersja papierowa).
 – Współpracuj z HQ Logistics (Paryż) w celu regularyzacji działań medycznych prowadzonych przez centralę SAP zamówień.
 - Zapewnij odpowiednią dokumentację potwierdzeń odbioru towarów (GRN), listów przewozowych i zaświadczeń o darowiznach (DC).

C. Koordynacja i raportowanie:

- Utrzymuj codzienną komunikację z koordynatorem medycznym i zespołem oraz koordynatorem ds. logistyki i specjalistą ds. zaopatrzenia w celu dostosowania specyfikacjis, ilości i kwalifikowalność dawcy.
 – Dostarczaj koordynatorowi dziennika cotygodniowe aktualizacje postępu dotyczącego statusu zaopatrzenia oraz
 – Zapewniaj weryfikację finansów i śledzenie płatności we współpracy z działem finansowym.
 – Wspieraj przygotowania do audytu na koniec roku, upewniając się, że wszystkie dokumenty dotyczące zamówień medycznych są kompletne, podpisane i zgodne.

4. REALIZACJE

Pod koniec zadania konsultant dostarczy:
 1. Wszystkie dokumenty dotyczące zamówień medycznych sfinalizowane i zgodne (MR > RFQ > CBA > PO > GRN > Faktura > DC).
 2. Raport zakończenia zamówień (PCR) podsumowujący wszystkie zakończone procesy, wykorzystanych dostawców i informacje o zgodności.
 3. Zaktualizowana baza danych dostawców dla zatwierdzonych dostawców usług medycznych GSDP w Ukraina.
 4. Pełna integracja wszystkich plików w archiwum SharePoint i systemie SAP misji.

5. WYMAGANE KWALIFIKACJE

- Wykształcenie z farmacji, inżynierii biomedycznej, logistyki lub zdrowia publicznego (specjalizacja w zakresie łańcucha dostaw medycznych).
 - Co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w zakresie zamówień medycznych dla INGO, agencji ONZ lub organizacji opieki zdrowotnej.
 - Silna wiedza na temat standardów łańcucha dostaw medycznych (GSDP, GMP, standardy zamówień WHO); doświadczenie z łańcuchem chłodniczym i lekami kontrolowanymi.
 - Znajomość procedur MdM France lub innych głównych darczyńców (ECHO, CDCS, USAID, ONZ).
 - Biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego (w mowie i piśmie); Rosyjski będzie dodatkowym atutem.
 - Biegła znajomość Excela, SAP lub podobnych systemów ERP oraz narzędzi do archiwizacji dokumentów (SharePoint).
 - Doskonała organizacja, zarządzanie czasem i dbałość o szczegóły; wysokie standardy etyczne; umiejętność pracy pod napiętymi terminami.

6. CZAS TRWANIA I MIEJSCE

 - Okres: 1 listopada – 31 grudnia 2025 r. (2 miesiące).
 - Baza pracy: Biuro MdM, Mikołajów, Ukraina, możliwe wyjazdy służbowe na terenie całej Ukrainy
 - Rodzaj zlecenia: Umowa o świadczenie usług (CLA) zgodnie z prawem ukraińskim.
 - Dni robocze: 5 dni w tygodniu.

7. WYNAGRODZENIE

- Konkurencyjna stawka za doradztwo oparta na siatce wynagrodzeń MdM France.

8. PROCES APLIKACJI

Zainteresowani kandydaci powinni złożyć:
 - CV i list motywacyjny w języku angielskim,
 - kopię odpowiednich zaświadczeń zakupowych (jeśli dotyczy),
 - dane kontaktowe dwóch referencji zawodowych.
 
 Aplikacje należy przesyłać e-mailem na adres:
 Temat: Konsultant ds. zakupów (medycznych) – Mikołajów 2025

9. WARUNKI ZATRUDNIENIA:

 - Rodzaj umowy: Umowa CLA

 - Rytm: pełny etat

 - Data rozpoczęcia: 1 listopada 2025

 - Lokalizacja: stanowisko w Mikołajowie. Regularne wizyty w terenie w miejscach interwencji lub oceny, mogą być wymagane podróże służbowe.

 - Zawód pokrewny: Specjalista ds. logistyki – 5A

 - Wynagrodzenie: 63 517 UAH brutto plus diety i diety