Osobisty asystent zastępcy dyrektora wykonawczego (programy) w Alliance for Public Health, ICF

Międzynarodowa Fundacja Charytatywna „Sojusz na rzecz Zdrowia Publicznego” jest wiodącą pozarządową organizacją zawodową, która ma znaczący wpływ na walkę z epidemiami HIV/AIDS, gruźlicy, wirusowego zapalenia wątroby i innych chorób społecznie niebezpiecznych na Ukrainie. CEL: zapewnienie wsparcia dla Praca dyrektora, która obejmuje: ogólne przywództwo; reprezentacja i stosunki zewnętrzne; zarządzanie działem programowym; planowanie strategiczne i planowanie pracy; pozyskiwanie funduszy i relacje z darczyńcami oraz inicjowanie projektów specjalnych WYMAGANIA STANOWISKA: Silna motywacja do tego rodzaju pracy. Wykształcenie wyższe. 1 rok plus doświadczenie pracy w organizacji międzynarodowej. Doświadczenie w skutecznej pracy z wyższą kadrą kierowniczą (konieczne). Doskonała komunikacja ustna i pisemna niezbędna znajomość języka angielskiego, ukraińskiego.Umiejętności analityczne i dbałość o szczegóły.Dobra umiejętność prowadzenia korespondencji.Wysoka znajomość obsługi komputera (MS Office; 1C będzie plusem).Doskonała umiejętność pisania na klawiaturze.Zainteresowanie opieką zdrowotną i związanymi z nią kwestiami społecznymi. Umiejętność szybkiego zrozumienia organizacji i sposobów pracy, a także nawiązania kontaktu z kluczowymi osobami w organizacji. Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami i dotrzymywania terminów. Umiejętność wychodzenia z inicjatywą i pracy przy niewielkim bezpośrednim nadzorze Umiejętność zachowania poufności OBOWIĄZKI: OGÓLNE WSPARCIE: Zapewnienie pomocy i ogólnego wsparcia zastępcy dyrektora wykonawczego: Programy obejmujące: przygotowanie logistyczne i protokołowanie posiedzeń zespołu zarządzającego, spotkań konsultacyjnych kierownictwa oraz innych spotkań i warsztatów kierownictwa, zgodnie z wymaganiami. Organizowanie zarządzania dziennikami i zarządzaniem pocztą elektroniczną; odpowiadanie na rutynową korespondencję i rozmowy telefoniczne; dokumentowanie rekolekcji zespołu; oraz łączność z Zespołem Administracyjnym w sprawie ustaleń dotyczących podróży w związku z wizytami zagranicznymi, warsztatami i spotkaniami; Zapewnia pomoc innym Dyrektorom, jeśli jest to wymagane do realizacji działań Sojuszu; Odpowiada na rutynową korespondencję związaną z biurem Sojuszu; Uczestniczy w spotkaniach zespołów regionalnych i programowych, jeśli jest to wymagane. Przygotowywanie i rozpowszechnianie protokołów; Dokonywanie zgłoszeń merytorycznych całości czynności związanych z pracą Dyrektora; współpraca z sekretarzem Sojuszu w celu ustalenia nowych akt w razie potrzeby; pomoc w przygotowaniach dla zastępcy dyrektora wykonawczego: udział programów w jednorazowych wydarzeniach i konferencjach; koordynacja ustaleń i zapewnienie wsparcia dla spotkań międzynarodowych; koordynacja i organizacja wizyt międzynarodowych ekspertów (konsultantów APH) , w tym zapewnienie wymaganych płatności konsultantom, organizacja dla nich podróży, zakwaterowania, wynajmu samochodów i innych; Bieżąca obsługa projektów badawczych, w tym przetwarzanie dokumentów wewnętrznych konsultantów projektu (ToR, polecenia zapłaty, inne w razie potrzeby), monitorowanie terminowości składania wniosków raportów konsultantów, koordynowanie i organizowanie spotkań interesariuszy projektu; Przewidywanie dodatkowych potrzeb w zakresie wsparcia lub wsparcia zastępczego i w razie potrzeby zabieganie o pomoc ze strony zespołu administracyjnego. DZIELENIE SIĘ INFORMACJAMI: Koordynowanie, rozwijanie i utrzymywanie zasobów technicznych Zastępcy Dyrektora Wykonawczego: Programy partnerami w powiązaniu z innym personelem. Koordynuje wymianę informacji z zastępcą dyrektora wykonawczego: Partnerzy programów. Współpracuje z innymi pracownikami Sojuszu, aby zapewnić wymagane informacje (np. dostarczanie odpowiednich wkładów do Wiadomości Sojuszu i kwartalnych raportów dla Wspierających Sojusz). Pomoc w przygotowaniu materiałów na temat działań Sojuszu lub dokumentacji różnych wydarzeń itp. WSPARCIE SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH: Razem z innymi Asystentami: Koordynowanie i utrzymywanie komputerowej bazy danych Sojuszu zawierającej programy działania partnerskie; analizować bazę danych w celu raportowania działań programu; Rozwijać i utrzymywać działania związane z wymianą informacji dotyczących projektu; Rozwijać i utrzymywać bazę danych zasobów technicznych Sojuszu; Utrzymywać zastępcę dyrektora wykonawczego: System informacji o programach (dane krajowe i informacje techniczne). KONTAKT Z POWIERNIKAMI: Utrzymywanie relacji z powiernikami, kluczowymi partnerami Sojuszu i zapewnianie ciągłej wymiany odpowiednich dokumentów i informacji; Utrzymywanie systemu archiwizacji informacji związanych z powiernikami; Organizowanie logistyki spotkań powierników odbywających się dwa razy w roku; Protokołyowanie spotkań powierników; Informowanie powierników o rozwoju sytuacji w ramach Sojuszu poprzez pozyskiwanie informacji i pisanie regularnych biuletynów.WSPÓŁPRACA Z ZESPOŁEM PARTNERSTWA I WSPARCIE DLA ZESPOŁU PARTNERSTWAPomoc w pracy międzyzespołowej;Uczestnictwo w spotkaniach zespołu Partnerstwa;Być świadomym, w jaki sposób wykorzystywana jest baza danych Programu i umieć wydobywać informacje OGÓLNE WSPARCIE BIURA:Zastępca Osobistego Asystenta Dyrektora Wykonawczego pod jego nieobecność, a mianowicie przygotowywanie dokumentów na spotkania SMT, protokołów posiedzeń SMT, uczestniczenie w opracowywaniu planów kwartalnych SMT, utrzymywanie i wdrażanie procedur SMT, takich jak Kalendarz SMT i Agenda krocząca; Uczestnictwo w spotkaniach Zespołu Zarządzającego i/lub innych wewnętrznych /spotkania zewnętrzne, w tym sporządzanie protokołów i koordynacja działań następczych po ich zakończeniu; Utrzymywanie komunikacji operacyjnej z osobą kontaktową w Sekretariacie Sojuszu oraz zapewnienie ciągłej wymiany odpowiednich dokumentów i informacji, darczyńców i członków społeczności Sojuszu (międzynarodowe organizacje pozarządowe); Odpowiadanie na rutynowe zapytania o informacje; W razie potrzeby zapewnianie ogólnego wsparcia biura, w tym zapewnianie recepcji dyrektora wykonawczego i opieki telefonicznej; Utrzymywanie połączeń komunikacyjnych z pracownikami biura i pomiędzy nimi, gdy jeden lub więcej z nich jest poza biurem; W razie potrzeby zapewnianie ogólnego wsparcia biura ;W miarę możliwości zapewniaj wsparcie innym zespołom. INNE: Utrzymuj dobre relacje z lokalnymi organizacjami partnerskimi/darczyńcami i agencjami zewnętrznymi w sposób odpowiedni do funkcji Asystenta Programu; Reprezentuj Sojusz na odpowiednich forach; Udzielaj doraźnych porad organizacjom partnerskim, jak np. wymagane;Bądź na bieżąco z rozwojem polityki dotyczącej HIV/AIDS;Podejmuj inne obowiązki, jeśli to konieczne.W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat organizacji, jej działalności programowej i ogłaszanych stanowisk, odwiedź naszą stronę internetową: http://www.aph. org.ua ;Jak aplikować: Prosimy o przesłanie CV i listu motywacyjnego w języku angielskim i ukraińskim na adres. Temat powinien zawierać „Osobisty asystent zastępcy dyrektora wykonawczego: Programy” Termin składania wniosków: 18:00, 10 kwietnia 2024 r. Tylko z wybranymi kandydatami skontaktujemy się w celu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Międzynarodowa Fundacja Charytatywna „Sojusz na rzecz Zdrowia Publicznego” zobowiązuje się do równego traktowania możliwości i przyjmuje zgłoszenia od odpowiednio wykwalifikowanych osób ze wszystkich grup społecznych. Do aplikowania szczególnie zachęcamy wykwalifikowane osoby żyjące z HIV/AIDS. Międzynarodowa Fundacja Charytatywna „Sojusz na rzecz Zdrowia Publicznego” stosuje politykę zerowej tolerancji w odniesieniu do wykorzystywania seksualnego, molestowania lub molestowania i związanego z tym nadużycia władzy lub władzy. Oczekuje się, że wszyscy wybrani kandydaci będą przestrzegać najwyższych standardów etycznych i przejdą rygorystyczną kontrolę referencji i przeszłości.