Specjalista ds. Ludzi i Kultury (administracja HR)/Specjalista działu HR w Global Communities

Tło:

Od 2016 r. Global Communities wdraża program decentralizacji DOBRE zapewniający lepsze wyniki i efektywność) na Ukrainie finansowany przez Agencję Rozwoju Międzynarodowego Stanów Zjednoczonych (USAID). Program ten ma na celu pomóc liderom społeczności terytorialnych (TC) w efektywnym zarządzaniu zasobami, poprawie jakości usług publicznych i zwiększeniu udziału obywateli w rozwiązywaniu problemów o znaczeniu lokalnym. 

Od 2022 r. Global Communities wdraża program działań i reagowania kierowanego przez społeczność (CLEAR) przy wsparciu Biura Pomocy Humanitarnej (USAID/BHA) Agencji Rozwoju Międzynarodowego Stanów Zjednoczonych, aby reagować na potrzeby humanitarne w Ukraina. Program ma na celu ratowanie życia, ograniczanie cierpienia i zaspokajanie potrzeb, przy jednoczesnym wspieraniu społeczności w samodzielnym reagowaniu. 

Streszczenie stanowiska:

Stanowisko specjalisty ds. kadr i kultury ma za zadanie pomagać w administrowaniu zasobami ludzkimi, rekrutacji i dobrym samopoczuciu i inicjatywy w zakresie zarządzania wynikami, a także inne działania Departamentu Ludzi i Kultury oraz zapewnianie wsparcia w zakresie Ludzi i Kultury pracownikom Społeczności Globalnych (GC) na Ukrainie. Specjalista ds. kadr i kultury musi umieć skutecznie współpracować z ludźmi i wykonywać wszystkie przydzielone mu zadania. Powinien zajmować się przygotowywaniem miesięcznych raportów dotyczących grafiku pracy, zbieraniem grafików, przetwarzaniem wniosków urlopowych i przygotowywaniem różnych umów, notatek/dokumentów osobistych i innymi kwestiami kadrowymi, zgodnie z wymaganiami. Specjalista ds. Ludzi i Kultury poświęci większość czasu na wspieranie Dyrektora ds. Ludzi i Kultury w zapewnianiu zgodności Społeczności Globalnych z lokalnymi przepisami prawa pracy. Sprawozdanie ze stanowiska dla Dyrektora ds. Ludzi i Kultury, siedziba mieści się w Kijowie na Ukrainie.  

Zadania:

Codzienne zarządzanie zasobami ludzkimi Administracja

• Pomoc w codziennych operacjach i obowiązkach Działu Ludzi i Kultury, wspieranie wszystkich biur GC (Społeczności Globalnych) na Ukrainie w obsłudze wniosków dotyczących zasobów ludzkich ;
• Zapewnianie wsparcia biurowego i administracyjnego Dyrektorowi ds. Ludzi i Kultury; 
• Tworzenie i aktualizacja dokumentacji pracowniczej (kopie papierowe i miękkie); 
• Prowadź dokumentację pracowników w systemie Podio (HRIS); W razie potrzeby twórz konta pracowników w systemie Podio, koryguj salda urlopów w przypadku błędów;
• Aktualizuj na żądanie moduły śledzące HR ( moduł śledzenia urlopów, moduł śledzenia danych osobowych itp.); 
• Dostarczanie informacji wspierających Dyrektora ds. kadr i kultury w przygotowywaniu raportów dotyczących działań personelu (urlop roczny, karty czasu pracy, obsada kadrowa, rekrutacja, szkolenia, skargi, oceny wyników itp.);
• Wsparcie pracowników i Dyrektor ds. Kultury w rozpatrywaniu wniosków pracowników dotyczących kwestii kadrowych, regulaminów i regulaminów;
• Rejestracja wniosków urlopowych w bazach danych i regularne raportowanie przełożonemu o rejestracji. Przygotowywanie raportów na temat wykorzystanych urlopów i salda urlopów rocznych na żądanie; 
• Bliskowspółpraca z innymi członkami zespołu People and Culture proces obiegu dokumentów wymaganych przez ukraińskie ustawodawstwo (umowy o pracę, nakazy, pisma, dokumenty dotyczące rezygnacji; formalności związane z przeniesieniem pracowników na nowe stanowiska, formalności związane z przedłużeniem umowy itp.), w tym między innymi przygotowanie pism dla Przedsiębiorstwa Państwowego „Dyrekcja Generalna ds. Świadczenia Usług dla Misji Dyplomatycznych” (GDIP);
• Procedowanie wniosków urlopowych pracowników po zarejestrowaniu w bazach danych (odbiór pism aplikacyjnych, przygotowanie pism do GDIP, realizacja zamówień) oraz prawidłowe archiwizować przetwarzane dokumenty;
• Przygotowywanie i składanie stosownych raportów okresowych (np. raport o wypełnieniu grafików; raport o saldzie urlopów rocznych);
• Przeprowadzanie przygotowań do procesu gromadzenia grafików (przegląd pliku z kodami wspólnie z przełożonym dodawanie i edycja dokumentacji pracowniczej do kartoteki czasu pracy); 
• Zbieraj karty czasu pracy od wszystkich pracowników Społeczności Globalnych dwa razy w miesiącu (sprawdzając je i archiwizując elektronicznie), a następnie przygotowuj raporty z kart czasu pracy. 
• Śledź wyjścia personelu, szkolenia (odbieranie zaświadczeń o ukończeniu, wysyłanie przypomnień do personelu), zbieranie formularzy potwierdzających zasady itp.
• Wsparcie przy skanowaniu i utrzymywaniu archiwów HR;
• Wsparcie Dyrektora ds. Ludzi i Kultury w przygotowaniu dokumentacji do wniosków o wizy i zezwolenia na pobyt dla personelu międzynarodowego. 
• Wspieranie przełożonego w zbieraniu i składaniu dokumentów związanych z rejestracją Programów (memoranda z beneficjentami, odbiorcami, pisma do Sekretariatu Rady Ministrów itp.);
• Przygotowywanie wniosków zakupowych i Bony płatnicze związane z działaniami Ludzie i Kultura. 

Rekrutacja

• W razie potrzeby zapewnij wsparcie specjalisty ds. rekrutacji w procesach rekrutacyjnych; może to obejmować między innymi pomoc w tworzeniu długiej listy kandydatów i organizowaniu rozmów kwalifikacyjnych; udział w rozmowie kwalifikacyjnej jako przedstawiciel People and Culture oraz pomoc w zebraniu formularzy wywiadu. 

Wynagrodzenia i świadczenia

• Na prośbę dyrektora ds. kadr i kultury oraz zespołu finansowego pomagamy w dostarczanie informacji zespołowi finansowemu w zakresie płac pracowników (dostarczanie odpowiednich danych dotyczących nieobecności, premii, grafików itp.);

Zarządzanie wydajnością

• Zbieranie i zapewnianie prawidłowego wypełniania formularzy rocznych celów i formularzy oceny wyników dla pracowników Global Communities Ukraine; 
• Wsparcie zespołu P&C w rozpatrywaniu wniosków pracowników dotyczących procedury zarządzania wynikami; 

Nauka, rozwój i dobre samopoczucie

• Wspieraj dyrektora ds. kadr i kultury w organizowaniu personelu badania dobrostanu i opracowywanie planów pracy związanych z dobrostanem.
• Wsparcie przy realizacji działań związanych z poprawą samopoczucia w zespole;
• Wsparcie przy organizacji wydarzeń edukacyjnych, jeśli zajdzie taka potrzeba.< /li>

Osobista może zostać poproszony o wykonanie innych obowiązków związanych ze stanowiskiem pracy, zleconych przez przełożonego. 

 Wykształcenie:

• Wymagany jest tytuł licencjata w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi lub nauk społecznych (lub dziedziny pokrewnej). 

Kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie:

• Minimalnie 2 lata doświadczenia w pracy z ludźmi i Kultura (zasoby ludzkie); 
• Doświadczenie w dziale kadr INGO jest pożądane, ale nie obowiązkowe;
• Preferowane jest doświadczenie w projektach finansowanych przez USAID/BHA;
• Znajomość praktyk związanych z ludźmi i kulturą (zasoby ludzkie) i procedur;
• Dobra znajomość i zrozumienie ukraińskiego prawa pracy;
• Zaawansowana znajomość pakietów MS Office;
• Dobre umiejętności komunikacyjne i organizacyjne;
• Doświadczenie w rekrutacji będzie atutem; 
• Dbałość o szczegóły;
• Umiejętność zarządzania czasem i ustalania priorytetów;
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i umiejętność pracy w środowisku zorientowanym na zespół;
< li>Umiejętność dobrej pracy w środowisku międzykulturowym;
• Umiejętność rozwiązywania problemów;
• Umiejętność zarządzania bazami danych i prowadzenia dokumentacji;
• Znajomość pracy tablice i oprogramowanie HR, bazy danych i systemy zarządzania;
• poziom języka angielskiego – średniozaawansowany (umożliwiający zrozumienie i komunikację) lub wyższy, biegła znajomość języka ukraińskiego.

Społeczności globalne są pracodawcą zapewniającym równe szanse.  Wszyscy wykwalifikowani kandydaci otrzymają wynagrodzenie za zatrudnienie bez względu na wiek, rasę, kolor skóry, religię, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, pochodzenie narodowe czy niepełnosprawność. 

Społeczności globalne dokładają wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczne i pełne szacunku środowisko dla cały personel, przedstawiciele, partnerzy, uczestnicy i wszyscy, z którymi Global Communities współpracuje na całym świecie, zwłaszcza dzieci i dorośli z grupy ryzyka. Wszystkim pracownikom i przedstawicielom Społeczności Globalnych wyraźnie zabrania się angażowania w jakąkolwiek działalność, która może skutkować jakimkolwiek naruszeniem naszych zasad bezpieczeństwa. Ponadto zgodnie z polityką Społeczności Globalnych każda osoba współpracująca ze Społecznościami Globalnymi ma obowiązek aktywnie budować bezpieczne i wspierające środowisko w naszej pracy. Od wszystkich naszych pracowników i przedstawicieli oczekuje się postępowania w sposób zgodny z tym zobowiązaniem i obowiązkiem.

Tylko osoby umieszczone na krótkiej liście z kandydatami skontaktujemy się w celu zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

[email protected]