Menedżer Operacyjny – Oficer Operacyjny na Ukrainie w DAI

KIEROWNIK OPERACYJNY, Ukraina Biuro Operacyjne DAI poszukuje wykwalifikowanych kandydatów na stanowisko Menedżera Operacyjnego w pełnym wymiarze godzin, z siedzibą w Kijowie na Ukrainie. Jest to natychmiastowa szansa i zachęcamy zainteresowanych kandydatów do jak najszybszego złożenia wniosku w celu rozpatrzenia. KONTEKST DAI jest aktywnie obecny na Ukrainie, realizując pięć aktywnych projektów o łącznej wartości ponad 758 milionów dolarów. Chociaż projekty te różnią się zakresem i ukierunkowaniem, wszystkie są zaangażowane w skomplikowane i złożone procesy operacyjne, w tym programy dotacji, zamówienia i relacje z podwykonawcami. Presja wywierana na zespoły projektowe była intensywna ze względu na najpierw pandemię Covid 19, po której nastąpiła inwazja Rosji, ponieważ USAID Ukraina dodała znaczne nowe fundusze i obowiązki. W niektórych przypadkach wymagało to znacznego odwrócenia się projektów od ich pierwotnych celów, tworząc w ten sposób luki w dostosowaniu umiejętności niezbędnych do osiągnięcia sukcesu i umiejętności posiadanych przez główny zespół. Zamówienia stały się dużą częścią portfela projektów DAI na Ukrainie, co wywarło coraz większą presję na zespoły projektowe, aby szybko i skutecznie nabywały towary i usługi. Ten poziom aktywności i kontroli wymaga ciągłego nadzoru, aby zapewnić wydajne, terminowe i zgodne z przepisami operacje. Jednak w miarę wzrostu liczby zamówień i innych procesów operacyjnych DAI staje się coraz bardziej konieczne, aby wyznaczyć zespół operacyjny obejmujący wiele projektów, aby a) usuwać przeszkody wdrożeniowe wpływające na wszystkie projekty, b) budować potencjał zespołów operacyjnych projektu, c) służyć jako łącznik pomiędzy członkami Home Office DAI a zespołami terenowymi oraz d) zapewniać zgodność poprzez ukierunkowany nadzór i szkolenie personelu projektu. CEL ROLI Kierownik Operacyjny Biura Operacyjnego na Ukrainie będzie wspierać zespoły projektowe DAI na Ukrainie, zapewniając zarządzanie operacyjne i administracyjne w następujących obszarach: a) udostępnianie odpowiednich informacji operacyjnych w całym portfelu projektów; b) inicjowanie/wspieranie działań w kwestiach operacyjnych, które mają wpływ na wszystkie projekty na Ukrainie; c) zapewnienie wsparcia operacyjnego dla konkretnych projektów, jeśli to konieczne, w obszarach obejmujących zamówienia i umowy o podwykonawstwo, przestrzeganie umów, rekrutację i zarządzanie zasobami ludzkimi oraz logistykę podróży/bezpieczeństwa, szczególnie w przypadku nowych nagród i dodatków/rozszerzeń projektów; d) wspieranie logistyki i planowania wyjazdów kierowniczych na Ukrainę; e) nadzorowanie bieżącej pracy biura; f) nadzorowanie lokalnego personelu departamentów w celu zapewnienia przestrzegania zasad, zasad i przepisów DAI i USAID; oraz g) podejmowanie innych działań wyznaczonych przez głównego menedżera, Programs Performance in. Będzie współpracował z odpowiednim personelem w ramach projektów DAI na Ukrainie, aby wspierać usprawnianie procesów i podejść w różnych obszarach. CELE I OBOWIĄZKI Kierownik operacyjny będzie pracował w Kijowie na Ukrainie i będzie odpowiedzialny za następujące czynności: Nadzór nad bieżącą działalnością biura, w tym ustalenia dotyczące podziału biura i fakturowanie w projektach na Ukrainie. Dostarczanie informacji i wsparcia ukraińskim zespołom projektowym do zapewnić odpowiedni przepływ informacji i koordynację flub ulepszona implementacja Zapewnienie, że pracownicy biura przestrzegają zasad i przepisów DAI i USAID we wszystkich obszarach swojej pracy Służyć jako źródło informacji dla zespołów zarządzających projektami z biura domowego (HO) DAI i zespołów terenowych w celu ułatwienia i usprawnienia wsparcia dla operacji projektu, w tym rurociągów, faktur , analizę kontraktów i inne zadania HO ​​Pełnić funkcję głównego POC, pomagając różnym projektom w rozwiązywaniu problemów obejmujących całą Ukrainę oraz koordynując wsparcie i usługi Koordynować projekty w celu osiągnięcia optymalizacji operacyjnej i efektywności w zakresie zamówień, dotacji i zatrudniania konsultantów Służyć jako punkt kontaktowy kontakt dla wiceprezesa ds. wdrożenia – Ukraina i innego kierownictwa DAI w zakresie logistyki i harmonogramu wizyt na Ukrainie Zapewnienie wsparcia operacyjnego dla konkretnych projektów na Ukrainie, jeśli to konieczne Koordynacja z HO PMT w celu zapewnienia silnego przepływu informacji i skoordynowanych działań z zespołami terenowymi w istotnych kwestiach do całego portfela na Ukrainie Przegląd praktyk w zakresie zamówień i zatwierdzania w Biurze Operacyjnym na Ukrainie zarówno w odniesieniu do działań wewnętrznych biura, jak i w imieniu projektów na Ukrainie Utrzymuj wszystkie dokumenty biurowe zgodnie z polityką DAI i upewnij się, że pliki są udostępniane odpowiednim projektom i archiwizowane zgodnie z dokumentacją projektu wymagania Rutynowe przeprowadzanie wyrywkowej kontroli akt Inne istotne zadania zgodnie z żądaniem głównego menedżera, dyrektora ds. realizacji programów i/lub wiceprezesa ds. wdrażania – Ukraina KWALIFIKACJE: Licencjat (lub jego odpowiednik zagraniczny) lub wyższy w dziedzinie nauk politycznych, rozwoju międzynarodowego, administracji publicznej/biznesowej, stosunki międzynarodowe, inne nauki społeczne lub pokrewna dziedzina. Co najmniej pięć lat odpowiedniego doświadczenia w zarządzaniu operacyjnym, administracyjnym i finansowym oraz zarządzaniu umową, zarówno w terenie, jak i w biurze. Wykazana wiedza i umiejętności w zakresie operacji, administracji, planowania i zarządzania finansami, zasobów ludzkich i zaopatrzenia, a także innych obszarów/funkcji wspierających zarządzanie zarówno na poziomie terenowym, jak i biurowym w międzynarodowych projektach finansowanych przez darczyńców. Wykazana wiedza na temat kontroli wewnętrznej i procesów audytu ( np. zamówienia, umowy o podwykonawstwo itp. Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami i zmiany priorytetów bez pogarszania jakości pracy Umiejętność efektywnej pracy w zespole wielofunkcyjnym Wykazana wiedza i znajomość przepisów USAID (AIDAR) i Federalnego rozporządzenia w sprawie przejęć (FAR) Silne zdolności komunikacyjne Biegła obsługa oprogramowania MS Office, szczególnie Excel Doskonałe umiejętności pisania, mówienia i czytania w języku angielskim Doświadczenie w zarządzaniu, angażowaniu i skutecznej komunikacji z personelem projektu i interesariuszami na wielu poziomach Doświadczenie na Ukrainie Pożądane biegłość w pisaniu i mówieniu po ukraińsku Zdecydowanie preferowana RAPORTOWANIE: Osoba na tym stanowisku będzie raportować do głównego menedżera ds. realizacji programu dla portfela ukraińskiego w biurze wewnętrznym DAI w Bethesdzie. Pokaż więcej Pokaż mniejPoziom pozycji Poziom średni starszy Rodzaj zatrudnienia Zatrudnienie kontraktowe Odpowiedzialność zawodowa Inny Przemysły Handel międzynarodowy i rozwój