Koordynator Operacyjny w FHI 360

Długość umowy: do 31 marca 2026 z możliwością przedłużenia

Lokalizacja pozycji: Dniepr lub Charków, Mikołajów lub Odesa

FHI 360 to Organizacja pozarządowa z siedzibą w USA, której celem jest trwała poprawa życia poprzez rozwój zintegrowanych, lokalnych rozwiązań.  Zespół reagowania kryzysowego FHI 360 reaguje na kryzys humanitarny na Ukrainie poprzez zintegrowany program w zakresie zdrowia, ochrony, MHPSS i WASH, którego celem jest zmniejszenie zachorowalności i śmiertelności wśród ludności dotkniętej konfliktem.  Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź naszą stronę internetową: www.fhi360.org 

Streszczenie stanowiska: 

Koordynator operacyjny (tylko personel krajowy) pod nadzorem zastępcy koordynatora ds. reagowania zarządza zespołami ds. logistyki i administracji na poziomie biura krajowego.  Jako techniczny punkt kontaktowy operacji, osoba na tym stanowisku będzie zapewniać wskazówki i wsparcie, we współpracy z koordynatorami terenowymi, pracownikom logistyki i administracji biura terenowego.  Koordynator operacyjny będzie pełnił kluczową rolę w zespole kierowniczym w kraju, nadzorując personel operacyjny i działania wspierające realizację projektów w środowiskach o ograniczonych zasobach i wysoce niepewnych. Opierając się na wytycznych biura domowego, stanowisko będzie odpowiedzialne za przestrzeganie i standaryzację operacji oraz zapewnianie, że usługi wsparcia odpowiadają potrzebom programu. Koordynator operacyjny będzie współpracował z kolegami z różnych działów w celu identyfikacji potrzeb systemowych, przetwarzania wąskich gardeł i opracowywania unikalnych rozwiązań, aby umożliwić bardziej terminowe, wydajne i odpowiedzialne operacje. Ponadto będzie wspierał planowanie gotowości, opracowywanie materiałów instruktażowych, ułatwianie szkoleń oraz personel coachingowy i mentorski. 

Obowiązki:

• Odpowiedzialny za pomoc humanitarną na miejscu, w tym zarządzanie logistyką (flota, zaopatrzenie, zapasy/aktywa), administracja, reprezentacja zewnętrzna i planowanie przejścia. 

• Zarządzaj i mnązatrudnić pracowników terenowych zajmujących się logistyką, administracją, zarządzaniem terenem i innymi funkcjami, aby stworzyć mocne podstawy dla programowania sytuacji awaryjnych. 

• Bierz udział w opracowywaniu strategii reagowania we współpracy z kierownikami technicznymi/programowymi, a także, w stosownych przypadkach, regionalnymi i krajowymi zespołami zarządzającymi. 

• We współpracy z Koordynatorami Terenowymi wspieraj oceny terenowe potrzeb operacyjnych i uruchamianie struktur operacyjnych w nowych obszarach. 

• Weź udział w projektowaniu i pozyskiwaniu zasobów (ludzi i funduszy) nowych programów, które spełniają krótko- i długoterminowe cele programowe dotkniętej społeczności na Ukrainie. 

• Nadzorowanie i zapewnianie zgodności z polityką, procedurami i praktykami FHI 360, szczególnie w odniesieniu do zakupów, zarządzania aktywami i nieruchomościami; w razie potrzeby zalecić politykę/procedury specyficzne dla kraju lub sytuacji awaryjnej. 

• Wsparcie przy corocznym przeglądzie instrukcji operacyjnej platformy ukraińskiej.  Buduj świadomość jego treści poprzez szkolenia/szkolenia odświeżające dotyczące FHI 360 i specyficznych dla Ukrainy procesów i procedur logistycznych oraz związanych z podróżami, a także aktualizuj sekcje z właścicielami treści. 

• Wdrożono udoskonalone standardowe protokoły dla podstawowych procesów logistycznych, w tym zaopatrzenia, magazynowania, zarządzania aktywami i wysyłki towarów. Szczególny nacisk należy położyć na łańcuch dostaw sprzętu farmaceutycznego i medycznego. 

• Zapewnij zgodność z krajowymi przepisami importowymi i celnymi oraz odpowiednimi protokołami kontekstowymi. 

• Przejrzyj rejestry aktywów i zapasów w kraju, w tym przydział sprzętu, konserwację i zbycie aktywów zgodnie z przepisami FHI 360 i przepisami darczyńców. Upewnij się, że corocznie przeprowadzana jest fizyczna inwentaryzacja aktywów. 

• W koordynacji z innymi działami wspieraj regularne planowanie zamówień dla działów programu i innych działów operacyjnych. 

• Identyfikuj i zapewniaj właściwe zarządzanie i konserwację obiektów, w tym obiektów biurowych, mieszkalnych, magazynowych i innych potrzeb związanych z infrastrukturą krytyczną, a także sprzętu operacyjnego o wysokiej wartości (generatory) oraz przeglądaj wymagania/aktywa transportowe. 

• Zarządzaj budżetami operacyjnymi, przeglądaj miesięczne wydatki działów operacyjnych i dostarczaj danych wejściowych do dokładnego prognozowania i analizy rurociągów

• Przeglądaj/zatwierdzaj wnioski o zakup dla działów operacyjnych zgodnie z budżetami projektu, odpowiednimi dla programu i wynikającymi z potrzeb operacyjnych. 

• Skonsultuj się z zastępcą koordynatora reakcji i centralą, aby rozwiązać problemy i wydać zalecenia dotyczące działań naprawczych. Zapewnij wymagane wsparcie dla biura krajowego i utrzymuj regularne umowy z odpowiednikami w centrali, takimi jak specjalista ds. logistyki/dział zakupów globalnych, dział IT i inne zabezpieczenia centrali. 

• Nadzoruj personel i skup się na budowaniu potencjału personelu, zwłaszcza kierowników działów. Zapewnij przywództwo i budowanie zespołu 

 Zastosowana wiedza i umiejętności:

• Znajomość i stosowanie Podstawowych Standardów Humanitarnych (CHS) i standardów Sphere oraz Kodeksu postępowania Czerwonego Krzyża/NGO. 

• Doświadczenie w pracy z finansowaniem rządu USA i biegła znajomość przepisów USG, w tym 2 CFR 200 

• Doświadczenie w zakresie finansowania przez ONZ, FCDO i fundusze prywatne preferowane. 

• Udokumentowane doświadczenie we wspieraniu zarządzania i wdrażania projektów wielosektorowych.  

• Wykazane doświadczenie w planowaniu i harmonogramowaniu pracy, rozwoju personelu i budowaniu potencjału.  

• Udokumentowane doświadczenie w kierowaniu i prowadzeniu działu operacyjnego w złożonych projektach o charakterze strategicznym i zasięgu krajowym/międzynarodowym.

• Musi czytać, pisać i mówić biegle w języku ukraińskim i angielskim

Rozwiązywanie problemów i oddziaływanie:

• Działa przy problemach o zróżnicowanym zakresie, wymagającym analizy lub interpretacji różnych czynników. Dokonuje oceny w wyborze metod i technik w celu określenia odpowiednich działań. Buduje produktywne relacje robocze z personelem wewnętrznym i zewnętrznym. 

• Decyzja może dotyczyć jednostki pracy lub obszaru w obrębie działu.  

• Odbiera metodyd procedury dotyczące nowych projektów i zadań. Udziela wskazówek innym pracownikom niższego szczebla. 

• Raportuje zastępcy koordynatora ds. odpowiedzi. 

• Regularnie współpracuje z koordynatorem programu, koordynatorami terenowymi i finansami 

• Nadzoruje kierownika ds. logistyki i zakupów oraz administrację Menedżer 

Wykształcenie: 

• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik – Human Zarządzanie zasobami, administracja biznesowa, rozwój społeczny, informatyka, rozwój międzynarodowy, nauki społeczne, łańcuch dostaw, logistyka, inżynieria lub dziedzina pokrewna 

• Preferowany tytuł magistra lub inny stopień zaawansowany. 

• Preferowany certyfikat i/lub stopień w zakresie logistyki humanitarnej lub łańcucha dostaw humanitarnej medycyny. 

• Preferowany certyfikat zarządzania projektami

Doświadczenie:

• Postępowe i znaczące doświadczenie 5-8 lat w programach humanitarnych i/lub odpoczynku w sytuacjach awaryjnych, głównie w zintegrowanych projektach zdrowotnych; w tym ponad 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu w środowisku organizacji pozarządowych, z co najmniej 3-letnim znaczącym doświadczeniem w operacjach terenowych w zakresie programowania sytuacji awaryjnych i/lub wczesnego przywracania stanu zdrowia.  

• Wymagane doświadczenie w pracy w obszarach dotkniętych konfliktami wysokiego ryzyka. 

• Doświadczenie w ustalaniu operacji rozruchowych i zamykaniu operacji 

• Znajomość struktury operacyjnej zarządzania obszarowego

• Wymagana biegła znajomość oprogramowania do zarządzania bazami danych i narzędzi wyszukiwania online. 

• Wrażliwość na różnorodność kulturową i zrozumienie kwestii politycznych, kontekstowych i etycznych w powierzonych obszarach. 

• Wyraźny, profesjonalny i potrafiący komunikować się w jasny i pozytywny sposób z klientami i personelem. 

• Wcześniejsze doświadczenie zawodowe w organizacji pozarządowej (NGO), agencji rządowej lub firmie prywatnej, doświadczenie w zarządzaniu programami progresywnymi w zakresie pomocy humanitarnej lub powiązane doświadczenie branżowe w odpowiedniej dziedzinie technicznej.

• Umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach i pracy przy ograniczonych zasobach.

Typowe wymagania fizyczne:

• Typowe środowisko biurowe.

• Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych czynności na klawiaturze.

• Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas.

• Możliwość podniesienia 5–50 funtów.

Wykorzystana technologia:

• Komputer osobisty, Microsoft Office 365 (tj. Word, Excel, PowerPoint, e-mail), telefon biurowy, telefon komórkowy i drukarka/kopiarka.

Wymagania dotyczące podróży:

• Więcej niż 25%

Ten opis stanowiska podsumowuje główne obowiązki na tym stanowisku. Nie określa ani nie ogranicza dokładnych zadań, które można przypisać do wykonywania tych obowiązków. Tego dokumentu nie należy interpretować w żaden sposób jako umowy o pracę. Kierownictwo zastrzega sobie prawo do przeglądu i zmiany tego dokumentu w dowolnym momencie. umiejętności zarządzania.

Aplikuj za pomocą powyższego linku na stronie z ofertami pracy lub wyślij swoje CV i list motywacyjny na adres [email protected] z „Preferowaną lokalizacją przez koordynatora operacyjnego” w temacie.

Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski przesłane w języku angielskim.

Do aplikowania zachęcamy kandydatów niepełnosprawnych.