Koordynator Operacyjny w FHI 360

Długość umowy: do 31 marca 2026 z możliwością przedłużenia

Lokalizacja pozycji: Dniepr, Charków, Mikołajów lub Odessa

FHI 360 to organizacja pozarządowa z siedzibą w USA, której celem jest trwała poprawa życia poprzez udoskonalanie zintegrowanych rozwiązań lokalnych.  Zespół reagowania kryzysowego FHI 360 reaguje na sytuację humanitarną na Ukrainie poprzez zintegrowany program w zakresie zdrowia, ochrony, MHPSS i WASH, którego celem jest zmniejszenie zachorowalności i śmiertelności wśród ludności dotkniętej konfliktem.  Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź naszą stronę internetową: www.fhi360.org   

Podsumowanie zadania:

Koordynator ds. operacji (tylko personel krajowy), pod nadzorem zastępcy koordynatora ds. reagowania, zarządza zespołami logistycznymi i administracyjnymi na poziomie biura krajowego.  Jako techniczny punkt kontaktowy operacji, osoba na tym stanowisku będzie zapewniać wskazówki i wsparcie, we współpracy z koordynatorami terenowymi, pracownikom logistyki i administracji biura terenowego.  Koordynator operacyjny będzie pełnił kluczową rolę w zespole kierowniczym w kraju, nadzorując personel operacyjny i działania wspierające realizację projektów w środowiskach o ograniczonych zasobach i wysoce niepewnych. Opierając się na wytycznych biura domowego, stanowisko będzie odpowiedzialne za przestrzeganie i standaryzację operacji oraz zapewnianie, że usługi wsparcia odpowiadają potrzebom programu. Koordynator operacyjny będzie współpracował z kolegami z różnych działów w celu identyfikacji potrzeb systemowych, przetwarzania wąskich gardeł i opracowywania unikalnych rozwiązań, aby umożliwić bardziej terminowe, wydajne i odpowiedzialne operacje. Ponadto będzie wspierał planowanie gotowości, opracowywanie materiałów instruktażowych, ułatwianie szkoleń oraz personel coachingowy i mentorski. 

Obowiązki:

• Odpowiedzialny za pomoc humanitarną na miejscu, w tym zarządzanie logistyką (flotą, zaopatrzeniem, zapasami/aktywami), administracją, reprezentacją zewnętrzną i planowaniem przejściowym. 

• Zarządzaj i wspieraj pracowników terenowych w zakresie logistyki, administracji, zarządzania terenem i innych funkcji, aby stworzyć mocne podstawy dla programowania awaryjnego. 

• Weź udział we współpracy w opracowywaniu strategii reagowaniaz kierownikami technicznymi/programowymi, a także, w stosownych przypadkach, regionalnymi i krajowymi zespołami kierowniczymi. 

• We współpracy z Koordynatorami Terenowymi wspieraj oceny terenowe potrzeb operacyjnych i uruchamianie struktur operacyjnych w nowych obszarach. 

• Weź udział w projektowaniu i pozyskiwaniu zasobów (ludzi i funduszy) nowych programów, które spełniają krótko- i długoterminowe cele programowe dotkniętej społeczności na Ukrainie. 

• Nadzorowanie i zapewnianie zgodności z polityką, procedurami i praktykami FHI 360, szczególnie w odniesieniu do zakupów, zarządzania aktywami i nieruchomościami; w razie potrzeby zalecić politykę/procedury specyficzne dla kraju lub sytuacji awaryjnej. 

• Wsparcie przy corocznym przeglądzie instrukcji operacyjnej platformy ukraińskiej.  Buduj świadomość jego treści poprzez szkolenia/szkolenia odświeżające dotyczące FHI 360 i specyficznych dla Ukrainy procesów i procedur logistycznych oraz związanych z podróżami, a także aktualizuj sekcje z właścicielami treści. 

• Wdrożono standardowe protokoły dla podstawowych procesów logistycznych, w tym zaopatrzenia, magazynowania, zarządzania aktywami i wysyłki towarów. Szczególny nacisk należy położyć na łańcuch dostaw sprzętu farmaceutycznego i medycznego. 

• Zapewnij przestrzeganie krajowych przepisów importowych i celnych oraz odpowiednich protokołów specyficznych dla danego kontekstu. 

• Przejrzyj rejestry aktywów i zapasów w kraju, w tym przydział sprzętu, konserwację i zbycie aktywów zgodnie z przepisami FHI 360 i przepisami darczyńców. Upewnij się, że corocznie przeprowadzana jest fizyczna inwentaryzacja aktywów. 

• W koordynacji z innymi działami wspieraj regularne planowanie zamówień dla działów programu i innych działów operacyjnych. 

• Identyfikuj i zapewniaj właściwe zarządzanie i konserwację obiektów, w tym obiektów biurowych, mieszkalnych, magazynowych i innych potrzeb związanych z infrastrukturą krytyczną, a także sprzętu operacyjnego o wysokiej wartości (generatory) oraz przeglądaj wymagania/aktywa transportowe. 

• Zarządzaj budżetami operacyjnymi, przeglądaj miesięczne wydatki działów operacyjnych i dostarczaj danych wejściowych do dokładnego prognozowania i analizy rurociągów

• Przeglądaj/zatwierdzaj zamówienia zakupu dla działów operacyjnych zgodnie z budżetami projektów, odpowiednimi dla programu i wynikającymi z potrzeb operacyjnych. 

• Skonsultuj się z zastępcą koordynatora reakcji i centralą, aby rozwiązać problemy i wydać zalecenia dotyczące działań naprawczych. Wspieraj wymagane wsparcie dla biura krajowego i utrzymuj regularne umowy z odpowiednikami w centrali, takimi jak specjalista ds. logistyki / globalny dział zakupówment, IT i inne zabezpieczenia centrali. 

• Nadzoruj personel i skup się na budowaniu potencjału personelu, zwłaszcza kierowników działów. Zapewnianie przywództwa i budowanie zespołu 

 Zastosowana wiedza i umiejętności:

• Wiedza i stosowanie Podstawowych Standardów Humanitarnych (CHS) i Sfery standardów i Kodeksu postępowania Czerwonego Krzyża/NGO. 

• Doświadczenie w pracy z funduszami rządu USA i biegła znajomość przepisów USG, w tym 2 CFR 200

• Preferowane doświadczenie w zakresie finansowania przez ONZ, FCDO i fundusze prywatne. 

• Udokumentowane doświadczenie we wspieraniu zarządzania i wdrażania projektów wielosektorowych.  

• Wykazane doświadczenie w planowaniu i harmonogramowaniu pracy, rozwoju personelu i budowaniu potencjału.  

• Udokumentowane doświadczenie w kierowaniu i prowadzeniu działu operacyjnego w złożonych projektach o charakterze strategicznym i zasięgu krajowym/międzynarodowym.

• Musi umieć czytać, pisać i biegle mówić po ukraińsku i angielsku

Rozwiązywanie problemów i wpływ:

• Działa nad problemami o różnym zakresie, które wymagają analizy lub interpretacji różnych czynników. Dokonuje oceny w wyborze metod i technik w celu określenia odpowiednich działań. Buduje produktywne relacje robocze z personelem wewnętrznym i zewnętrznym. 

• Decyzja może dotyczyć jednostki pracy lub obszaru w obrębie działu.  

• Otrzymuje metody i procedury dotyczące nowych projektów i zadań. Udziela wskazówek innym pracownikom niższego szczebla. 

• Raporty dla zastępcy koordynatora ds. reakcji. 

• Regularnie współpracuje z koordynatorem programu, koordynatorami terenowymi i finansami 

• Nadzoruje kierownika ds. logistyki i zakupów oraz menedżera ds. administracji

Wykształcenie: 

• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, administracji biznesowej, rozwoju społecznego, informatyki, rozwoju międzynarodowego, nauk społecznych, łańcucha dostaw, logistyki, inżynierii lub dziedziny pokrewnej

• Preferowany tytuł magistra lub inny stopień zaawansowany.

• Preferowany certyfikat i/lub stopień w zakresie logistyki humanitarnej lub łańcucha dostaw humanitarnej medycyny.

• Preferowany certyfikat zarządzania projektami

Doświadczenie:

• Progresywne i znaczące doświadczenie 5-8 lat w programach humanitarnych i/lub odpoczynku w sytuacjach awaryjnych, głównie w zintegrowanych projektach zdrowotnych; w tym ponad 5 lat doświadczenia w zarządzaniu w środowisku organizacji pozarządowych, z co najmniej 3 latami znaczącego doświadczenia w operacjach terenowych w zakresie programowania w sytuacjach awaryjnych i/lub wczesnego przywracania do zdrowia.

• Wymagane doświadczenie w pracy w obszarach dotkniętych konfliktami wysokiego ryzyka.

• Doświadczenie w ustalaniu operacji uruchamiania i zamykaniu operacji

• Znajomość struktury operacyjnej zarządzania obszarowego

• Wymagana biegła znajomość oprogramowania do zarządzania bazami danych i narzędzi wyszukiwania online.

• Wrażliwość na różnorodność kulturową i zrozumienie kwestii politycznych, kontekstowych i etycznych w przydzielonych obszarach.

• Wyraźny, profesjonalny i potrafiący komunikować się w jasny, pozytywny sposób z klientami i personelem.

• Wcześniejsze doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej (NGO), agencji rządowej lub firmie prywatnej oraz doświadczenie w zarządzaniu programami progresywnymi w zakresie pomocy humanitarnej lub doświadczenie branżowe w odpowiedniej dziedzinie technicznej.

• Umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach i pracy przy ograniczonych zasobach.

Typowe wymagania fizyczne:

• Typowe środowisko biurowe.

• Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych czynności na klawiaturze.

• Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas.

• Możliwość podniesienia 5–50 funtów.

Wykorzystana technologia:

• Komputer osobisty, Microsoft Office 365 (tj. Word, Excel, PowerPoint, e-mail), telefon biurowy, telefon komórkowy i drukarka/kopiarka.

Wymagania dotyczące podróży:

• Więcej niż 25% 

Ten opis stanowiska podsumowuje główne obowiązki na tym stanowisku. Nie określa ani nie ogranicza dokładnych zadań, jakie można przypisać do wykonywania tych obowiązków. Niniejszy dokument nie powinien być w żaden sposób interpretowany jako umowa o pracę. Kierownictwo zastrzega sobie prawo do przeglądu i zmiany niniejszego dokumentu w dowolnym momencie. umiejętności zarządzania.  

Aplikuj za pomocą powyższego linku na stronie z ofertami pracy lub wyślij swoje CV i list motywacyjny na adres [email protected] z „Preferowaną lokalizacją przez koordynatora operacyjnego” w temacie.  

Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski przesłane w języku angielskim. 

Zachęcamy do aplikowania kandydatów niepełnosprawnych.