Kierownik biura (na miejscu w Warszawie) w Miratech

Office Manager (na miejscu w Warszawie) Варшава (Польща) Opis stanowiska Stanowisko to jest odpowiedzialne za zarządzanie wszystkimi aspektami środowiska biurowego firmy, zapewniając pracownikom sprawne i wydajne działanie. Obowiązki obejmują utrzymanie przestrzeni fizycznej, zarządzanie dostawcami i umowami, budżetowanie, zadania administracyjne i wspieranie potrzeb pracowników. Obowiązki: Środowisko biurowe: Utrzymywanie wszystkich obszarów firmy (sal konferencyjnych, stref publicznych, biur) w nieczystym i dobrze utrzymanym stanie. Organizuje i nadzoruje konserwację biura, prace naprawcze, rekonstrukcję i renowację zgodnie z wymaganiami. Zarządza zgodnością z przepisami w zakresie ochrony pracy i bezpieczeństwa przeciwpożarowego, w tym badaniami lekarskimi, ćwiczeniami ewakuacyjnymi i konserwacją gaśnic, zewnętrznymi audytami pracy. Zarządzaj fizycznym dostępem do biura, wydając i zbierając karty dostępu zgodnie z polityką firmy. Zarządzanie dostawcami i kontrakty: Zapewnij przyjęcie gości i delegacji, zapewniając ogólne wsparcie dla gości. Zarządzaj istniejącymi umowami i odnowieniami, negocjuj ceny ze sprzedawcami, dostawcami i usługodawcami biurowymi, w tym w zakresie wynajmu biur. Komunikuj się z wynajmującym i innymi dostawcami, współpracuj z dostawcami usług zarządzania obiektami w zakresie czyszczenia, konserwacji i napraw. Budżet i zakupy: zarządzaj budżetem biura, w tym kupuj kawę, wodę, owoce i artykuły papiernicze. Kontroluj zapasy, utrzymuj komunikację z dostawcami i zapewniaj terminowe płatności. Przeprowadź badania rynku lokalnego, aby porównać ceny artykułów biurowych, usług serwisowych, ubezpieczeń medycznych i innych usług. Wsparcie administracyjne: Utrzymanie całej korespondencji biurowej, usług telefonicznych i wiadomości, w tym połączeń międzynarodowych i dystrybucji poczty głosowej. Organizujemy usługi kurierskie i dostawcze (krajowe i międzynarodowe). Rozwiązuj problemy pracownicze otrzymane za pośrednictwem Jira, zapewniając śledzenie i rejestrowanie wniosków. Uczestnictwo w lokalnych wydarzeniach i działaniach związanych z budowaniem zespołu (wsparcie administracyjne). Prowadzenie ewidencji obecności w biurze. Na żądanie zapewnia wsparcie administracyjne działom Administracji Personelu, Finansów, Prawnemu i Doświadczeniom Pracowników. Usługi pracownicze: Ułatwienie podpisywania dokumentów dla firmy i innych stron (dostawców, pracowników). Zapewnij nowym pracownikom wypełnienie i podpisanie umów o pracę oraz formularzy. Koordynuj badania lekarskie nowych pracowników i monitoruj ich przedłużenia. Wsparcie preboardingu i onboardingu nowych pracowników. Kwalifikacje Udokumentowane doświadczenie na stanowisku Administratora Office lub Front Office Managera lub na jakimkolwiek pokrewnym stanowisku, najlepiej w firmie intech. Znajomość pakietu MS Office (w szczególności MSOutlook i Excel, w szczególności Power Point). Doskonałe umiejętności zarządzania czasem oraz umiejętność wielozadaniowości i ustalania priorytetów pracy. Silne umiejętności organizacyjne i planowania w dynamicznym środowisku. Dbałość o szczegóły, orientacja na obsługę klienta i umiejętność rozwiązywania problemów, tolerancja na stres. Kreatywny umysł z możliwością sugerowania ulepszeń. Doskonałe umiejętności komunikacji interpersonalnej, ustnej i pisemnej. Wykształcenie średnie. Angielski — średniozaawansowany. Polski — Native (lubFluent)