Kierownik Biura (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Biura Krajowego w Kijowie na stanowisko:

 Kierownik Biura (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Kierownik Biura)

 Jako usługodawca w obszarze współpracy międzynarodowej na rzecz zrównoważonego rozwoju i międzynarodowej pracy edukacyjnej jesteśmy oddani kształtowaniu przyszłości, w której warto żyć na całym świecie. GIZ ma ponad 50-letnie doświadczenie w wielu różnych obszarach, w tym w rozwoju gospodarczym i promocji zatrudnienia, energii i środowisku, a także pokoju i bezpieczeństwie. Różnorodna wiedza naszego przedsiębiorstwa federalnego jest pożądana na całym świecie – ze strony rządu niemieckiego, instytucji Unii Europejskiej, Organizacji Narodów Zjednoczonych, sektora prywatnego i rządów innych krajów. Współpracujemy z przedsiębiorstwami, podmiotami społeczeństwa obywatelskiego i instytucjami badawczymi, wspierając skuteczną interakcję między polityką rozwoju a innymi obszarami polityki i obszarami działalności. Naszym głównym zleceniodawcą jest niemieckie Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ). Zlecający i partnerzy współpracujący ufają GIZ i współpracujemy z nimi w celu generowania pomysłów na zmiany polityczne, społeczne i gospodarcze, przekształcania ich w konkretne plany i ich wdrażanie. Ponieważ jesteśmy federalnym przedsiębiorstwem pożytku publicznego, w naszej pracy najważniejsze są wartości niemieckie i europejskie. Razem z naszymi partnerami w rządach krajowych na całym świecie oraz partnerami ze świata biznesu, badań i społeczeństwa obywatelskiego pracujemy elastycznie, aby dostarczać skuteczne rozwiązania, które oferują ludziom lepsze perspektywy i trwale poprawiają ich warunki życia.

Obowiązki:

• Przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Organizowanie codziennej pracy biurowej
• Organizowanie wydarzeń wewnętrznych i wydarzeń z udziałem osób zewnętrznych goście 
• Wykonywanie zadań zleconych przez kierownictwo

 Zadania:

Przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej 
 

• Odpowiedzialny za otrzymywanie/dystrybucję/wysyłanie dokumentów/poczty do/z urzędów pocztowych, agencji rządowych, ambasad itp.
• Odpowiedzialny za terminowe przetwarzanie i przekazywanie wiadomości otrzymanych na ogólną skrzynkę pocztową. 
• Odpowiada na telefony i wiadomości, udziela wstępnych konsultacji w zakresie swoich kompetencji.
• Otrzymuje i rejestruje raporty z wydatków podróży oraz inne dokumenty; dokonuje wstępnej weryfikacji dokumentów podróży pod kątem ich właściwej jakości na pierwszym etapie

Organizacja codziennej pracy biura

• Otwiera i zamyka biuro
• Zapewnia przestrzeganie wymogów bezpieczeństwa osób odwiedzających urząd.
• Koordynuje wymagania oraz świadczenie usług sprzątania i innych usług na terenie obiektu.
• Zapewnia zakup i odbiór towarów i materiałów do pracy biurowej
• Zapewnia dokumentację dokumentacji przetargowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, uczestniczy w totwieranie ofert i ich dokumentację.
• Sprawdza faktury za usługi transportowe i w razie potrzeby doprecyzowuje odpowiednie szczegóły z dostawcami.
• Wspiera koordynację terminowej archiwizacji dokumentów zgodnie z zasadami GIZ.
• Utrzymuje komunikację z przedstawicielami wynajmującego w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura, w tym dba o to, aby w razie potrzeby przeprowadzane były drobne naprawy w biurze.

Organizacja wydarzeń wewnętrznych i wydarzeń z udziałem gości zewnętrznych 

• Organizuje/koordynuje logistykę planowania, prowadzenia i dokumentowania spotkań roboczych, warsztatów, seminariów i innych wydarzeń.
• Zapewnia realizację zasady gościnności w biurze podczas spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym zamawia usługi cateringowe.
• Przygotowuje sprzęt i pomieszczenia na wydarzenia.
• Odpowiada za przechowywanie, konserwację i obsługę sprzętu podczas spotkań pokoje.
• Obsługuje wydarzenia związane z komunikacją wewnętrzną i działania zespołu.

 Wykonywanie zadań powierzonych przez kierownictwo

• Wykonuje inne zadania i obowiązki zgodnie z żądaniem kierownictwa
• Zapewnia wsparcie innym zespołom Biur Krajowych, w razie potrzeby
• Pomaga w innym biurze lub bezpośrednio je wykonuje praca/zadania

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Wykształcenie wyższe w zakresie języków obcych lub porównywalne.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w pracy na porównywalnym stanowisku.
• Dobra praktyczna znajomość technologii ITC (oprogramowanie z nimi związane, telefon, poczta e-mail, internet) i aplikacji komputerowych (np. MS Office, Zespoły)
• Co najmniej wyższy średniozaawansowany poziom języka angielskiego
• Świadomość, jak właściwie postępować z wrażliwymi informacjami (poufność, ochrona danych)
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i orientacja na klienta
• Silna orientacja na pracę zespołową
• Podejście do rozwiązywania problemów w różnych sprawach
• Odporność na stres i dobra zarządzanie czasem

 Oferujemy:

• Praca służbowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13-sta pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Warto i wartościowo. praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Pierwszy etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy będzie wynosił 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

 Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą Twoje CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 12 Styczeń 2026, poniedziałek. Tylko sZ wybranymi kandydatami skontaktujemy się w sprawie dalszych etapów procesu rekrutacyjnego.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów o następującym tytule:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ