Kierownik biura w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje do swojego lwowskiego biura wykwalifikowanego pracownika GIZ na stanowisko: Office Manager (etat, Lwów) (wewnętrzny kod SAP: Office Manager) Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) realizuje projekt pomocy technicznej FELICITY II finansowany przez niemieckie Ministerstwo Spraw Gospodarczych i Działań Klimatycznych (BMWK) w ramach Międzynarodowej Inicjatywy Klimatycznej (IKI). Celem przedmiotowego projektu jest stworzenie warunków wstępnych dla inwestycji i niskoemisyjnej transformacji infrastruktury komunalnej. Potrzebny kierownik biura do wspierania zespołu projektowego FELICITY II i innych zespołów projektowych GIZ z siedzibą we Lwowie w ich zadaniach administracyjnych i organizacyjnych, a także w zapewnieniu ciągłości i sprawnego funkcjonowania biura.Zakres odpowiedzialności:Wsparcie kierownictwa projektu i zespołów w ich zadaniach administracyjno-organizacyjnych (np. zakup biletów, rozliczanie kosztów podróży, wynajem pokoi, rezerwacje hoteli itp.); Organizacja i koordynacja wydarzeń projektowych we Lwowie; Zapewnienie dobrej komunikacji i przepływu informacji w ramach projektów oraz do Klastrów i biura Krajowego GIZ; Archiwizacja dokumentów zgodnie z zasadami archiwizacji GIZ; Prowadzenie ewidencji umów biurowych i faktur; Prowadzenie dokumentacji powierzchni biurowej i zapewnienie ciągłości dostaw odpowiednich usług komunalnych;Zarządzanie spotkaniami w sali konferencyjnej.Zadania:Obsługi administracyjne:Zarządzanie podróżami, spotkaniami, spotkaniami i odprawami, w tym w razie potrzeby sporządzaniem not informacyjnych;Pomaga w zarządzaniu podróżami i księgowością zespołu zarządzającego ;Przygotowuje projekty korespondencji rutynowej, notatek z odpraw ogólnych, dokumentów, tłumaczeń i protokołów spotkań na żądanie;Zapewnia wsparcie w tworzeniu, utrzymaniu i aktualizacji systemu archiwizacji biura i/lub projektów;Organizuje i utrzymuje bazę danych kontaktowych projektu;Zarządza zewnętrzne usługi tłumaczeniowe na życzenie;Tłumaczenie dokumentów;Przygotowywanie dokumentacji księgowej do płatności i/lub rozliczeń.Zarządzanie biurem:Zarządza powierzchnią biurową i jest kluczowym zasobem w zarządzaniu i przygotowaniu wspólnej sali konferencyjnej;Monitoruje dostępność akcesoriów i stanów magazynowych i realizuje zamówienia zgodnie z wytycznymi;Zapewnia konserwację wyposażenia i sprzętu biurowego;Zapewnia utrzymanie technologii prezentacji;Zapewnia ciągłe dostarczanie odpowiednich usług komunalnych;Wspomaga tworzenie i ciągłą aktualizację wykazu inwentarza;Wspiera na żądanie urzędników ds. zakupów i finansów.Wsparcie do zarządzania wydarzeniami:Regularnie sporządza listę nadchodzących spotkań i wydarzeń;Wspiera organizację spotkań regularnych i doraźnych, warsztatów zewnętrznych i wewnętrznych, szkoleń i innych wydarzeń;Organizuje i koordynuje logistykę planowania, przeprowadzania i dokumentowania spotkań, warsztatów, seminariów i innych wydarzeń;Organizuje programy dla gości, dokonuje ustaleń dotyczących podróży, takich jak rezerwacja biletów, przelotów, rezerwacji hoteli, transportu itp.;Przestrzega odpowiednich wytycznych dotyczących protokołu i korespondencji podczas komunikacji w GIZoraz z wszelkimi partnerami zewnętrznymi.Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie:Co najmniej 2 lata odpowiedniego doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku;Zawodowy stopień administracyjny lub handlowy lub równoważny;Licencjat;Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz języka ukraińskiego;Dobra praktyczna znajomość ITC technologie i aplikacje komputerowe (np. MS Office);Zainteresowanie obszarem współpracy międzynarodowej na rzecz zrównoważonego rozwoju Ukrainy;Dodatkowe umiejętności:Konsekwentne podejście do pracy z energią, kreatywne, pozytywne i konstruktywne podejście, proaktywność;Umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów zadań z możliwymi ograniczenia czasowe i obciążenie pracą;Umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami, rozwiązywania problemów, zarządzania terminami i dotrzymywania ich oraz utrzymywania wysokiej jakości pracy;Kandydat charakteryzuje się spokojnym, dyplomatycznym usposobieniem i potrafi zachować dobry humor nawet pod presją; Nastawienie na klienta i obsługę.Oferujemy:Pracę służbową;Wynagrodzenie stałe w EUR;Premie zależne od wyników i 13-sta pensja;Ubezpieczenie medyczne;29 dni urlopu w roku;Zajęcia językowe;Szkolenia z zakresu umiejętności twardych i miękkich;Indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne;Możliwe pracę zdalną i elastyczną. Sensowną i wartościową pracę, międzynarodowe środowisko. Warunki zatrudnienia Praca na pełen etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Umowa obowiązuje do grudnia 2026 r. Placówka dyżurna mieści się we Lwowie. GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.Aplikacja Z niecierpliwością czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśnij swoją motywację do ubiegania się o pracę na adres [email protected] do COB 29 marca 2024 r., piątek. Wysyłając aplikację, kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami w sprawie kolejne etapy procesu rekrutacyjnego.