Kierownik biura w Kitsoft

Офіс-менеджер Київ Привіт!:) Шукаємо Офіс-менеджера внашу команду) Про компанію: Kitsoft— українськаІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн— системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» таонлайн послуги напорталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога побезробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ таін. Більше 10років наринку. Скільки людей вкомпанії: 100 Вимоги : Досвід роботи напосаді офіс-менеджера/адміністратора від 1року Навички зформування тапідготовки договорів, офіційних листів Досвід роботи здокументообігом, архівом таобліком документації Вміння працювати зофісними програмами (MSOffice, Google Docs) Знання англійської мови нарівні Pre-Intermediate+ Організованість, системність, уважність додеталей, відповідальність Готовність працювати укоманді врежимі багатозадачності Вища освіта Твої обов’язки : Робота здокументообігом, архівом, реєстрами (офлайн іонлайн), контроль роудмапу документів накожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб вкінці дня Редакторська перевірка таформатування документів при переведення зgoogle-doc вворд, вexcel, фінальне форматування документів перед друком напідпис. Комунікація зкомандою техрайтерів щодо виявлених неточностей Комунікація зкур’єрською службою (відправлення таотримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль заповерненням документів вофіс уразі отримання інформації про таке повернення від техрайтера) Уразі необхідності виконання функції кур’єра— доставка таповернення документів уофіс Оформлення таперепровірка документації, їїоблік. Робота ізшаблонами (вичитка тааналіз договорів відповідно дочекліста, перевірка реквізитів, форматування) Друк, формування пакетів документів тапередача напідпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки Реєстрація вхідної тавихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції Комунікація іззовнішніми контрагентами (відповіді навхідні дзвінки таповідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) тавнутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо) Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно зшаблонами) таїхперевірка навідповідність запиту Оновлення шаблонів документів (узв’язку зізміною реквізитів) таконтроль заактуальністю реєстраційних документів Робота ізкорпоративною поштою тарозподіл занапрямками, прийом дзвінків навхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному зацепитання співробітнику Зустріч тареєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання тавикористання/повернення перепусток Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль запрацездатністю оргтехніки, пошук такомунікація зпідрядниками) Ведення звіту витрат назабезпечення офісних потреб тавідправок/отримання документів Пошук тааналіз інформації зазапитом, формування таблиць, звітівna zlecenie menadżera Codzienne raportowanie menadżerowi zrealizowanych zadań. W związku z tym otwarto stanowisko: W związku z uzupełnieniem zespołu Shtopoumovakh: Czyj okres próbny i jak długo trwa? —3 miesiące Jaki jest harmonogram pracy? — grafik jest elastyczny, mniej więcej od 10:00 do 19:00, zazwyczaj o tej porze wszyscy pracują. Jednocześnie jest nieporozumieniem, jeśli trzeba zmienić godziny pracy, wystarczy powiadomić zespół. Liczba dni urlopu? — 24 dni kalendarzowe w roku + dni wolne od pracy. Liczba płatnych dni chorobowych w roku? - 5 dni w szpitalu w roku bez zaświadczenia lekarskiego. Liczba dni referencyjnych jest nieograniczona. Ale oczywiście lepiej nie chorować) Istnieje możliwość nauki i podnoszenia kwalifikacji zarówno w firmie (indywidualny plan rozwoju), jak i poza nią (wszelkiego rodzaju kursy, szkolenia, do 70% etatu koszt pokrywa firma) Kto może uprawiać sport? — oczywiście firma częściowo rekompensuje koszty siłowni i innych zajęć sportowych. Firma posiada także bezpłatny Klub Speaking dla wszystkich pracowników. Ponadto staramy się wspierać naszych pracowników i zapewniać im możliwość otrzymania wynagrodzenia za swoje usługi psychologa, a także wsparcie finansowe i dodatkowe dni wolne od firmy, niezbędne chwile życia. Format biurowy — coworking Po procesie: Kto przeprowadza recenzję CV? —HR, COO zespołu administracyjnego. Z ilu etapów składa się rozmowa kwalifikacyjna? — kolejność może ulec zmianie, ale zazwyczaj mamy 2 etapy: Etap 1 – rozmowa z HR (czas trwania do 60 minut – sprawdzamy, na ile nasza firma zbiega się z wartościami i obecnością potrzebnych nam kompetencji w zoomie lub Google Meet ) Etap 2 – rozmowa techniczna z COO i zespołem działu administracyjnego – skupiamy się na pytaniach standardowych, wystarczająco „obiektywnych” pytaniach, aby zrozumieć poziom Twoich umiejętności. Co cenimy przede wszystkim w Kitsoft: Jesteśmy dumni z innowacyjnych i użytecznych produktów, które tworzymy. Nieformalne, oparte na zaufaniu relacje z zarządem (w każdej chwili możesz poprosić o pomoc nawet naszego CEO) Ale najciekawsze jest to, że Ty docenisz najbardziej) Jeśli bliskie Ci są nasze wartości, zapraszamy! :-) Podczas wysyłania CV prosimy odpowiedzieć na następujące pytania w liście motywacyjnym: Co podobało Ci się w naszej pracy? Jakie są Twoje oczekiwania dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny? Czekamy na spotkanie z Państwem)